| 书名 | 写给大家看的项目管理书 |
| 作者 | 【美】Gregory M.Horine |
| 出版社 | 人民邮电出版社 |
| 阅读时间 | 2023.11.17-11.19 |
项目经理的关键技能
- 项目管理基础知识：包括办公套装软件以及使用项目管理软件的技能。
- 企业管理技能：如预算、财务、采购、组织动态、团队发展、绩效管理、指导和激励等。
- 技术知识：从项目的目标领域的经验和能力中获得的知识。
- 沟通技能：书面交流技能、口头、促进引导技能、演讲展示技能，以及主动倾听。
- 领导技能：人际交往、适应能力、灵活性、人员管理能力、客户导向的程度、分析能力、解决问题的能力以及考虑大局的能力。
项目经理必备的工具
- 项目章程：授权项目和项目经理。
- 项目定义文件：定义项目意图、目标、成功标准，明确项目范围。
- 项目进度安排：阐明项目中的所有工作，经过合理的估算，合乎逻辑，由日程表安排好必要的资源来完成。
- 状态报告：定期审核项目的实际执行状况，看是否与预期的执行状况一致。
- 里程碑图：逐条列出的项目进度摘要，按关键里程碑显示项目进度。
- 项目组织图：显示项目中的所有项目干系人以及他们之间的工作关系。
- 责任矩阵：定义所有项目角色并说明每种角色要承担的责任。
- 沟通计划：定义有关项目信息传递给项目干系人的方式、内容、时间和人员安排。
- 质量管理计划：定义用于管理项目进度和成果质量的措施和方法。
- 员工管理计划：列出如何获取项目人力资源，什么时候需要，需要多少，要用多长时间。
- 风险回应计划：列出每项已识别的风险以及计划好的回应策略。
- 项目计划：获得批准的正式文件，用于管理项目的执行。
- 可交付物汇总：定义并列出所有要在项目中产出的可交付物。
- 项目日志：获取项目风险、问题、任务项以及变更请求中的基础信息。
- 变更申请表：获取会对项目范围、进度或预算产生影响的已申请变更的基本信息。
- 项目簿：被项目经理用于维护重要项目文件及可交付物的正式记录。
要制定什么样的进度计划？
- 完整：进度计划必要反映所有要做的工作。
- 现实可行：进度计划在时间方面必须现实可行。
- 令人满意：进度计划必要获得团队成员和项目干系人的认可。
- 正式：进度计划必须有文件记录且遵循一定的格式。
制定计划所需的关键信息
- WBS：组织任务清单。
- 工作估算：完成每项任务的工作量以及所要花费的时间。
- 任务间的关系：工作任务之间的逻辑相关性。
- 资源：在实际执行任务时所需的人员和设备。
- 风险应对：为应对工作量估算和资源估算的不确定性而采取的措施。
创建进度计划
- 明确工作任务。
- 估算每项任务的工作量。
- 确定任务关系：明确先完成哪些任务，后完成哪些任务，哪些任务可以同时进行。
- 分配资源：为每项任务分配角色、人员以及设备。
- 制定初步的进度计划。
- 放到现实中去检验。
- 简化进度计划。
- 说明风险应对措施。
- 演示进度计划：将初步制定好的进度计划交付审核并获取反馈，进度计划首先经过核心项目团队的密切审议，然后由主要项目干系人（管理层、客户）进行审核。
- 最终确定进度计划。
项目成本来源
- 劳动力成本。
- 设备。
- 材料。
- 许可和费用。
- 培训成本：包括项目团队的工作培训成本以及培训用户使用产品所产生的成本。
- 差旅成本：包括交通和住宿成本。
- 经营成本：包括与维护和支持最终产品有关的成本。
- 清理成本：包括与清理或移除项目中更换的东西相关的成本。
- 日常管理费用：包括任何项目都会产生的日常管理费用，如设施设备、行政管理协助、安全保障及技术基础设施。
- 变更成本：考虑项目变更产生的影响，可能包括所有由变更因素直接引发的成本。
项目控制的组成部分
- 绩效报告：衡量并与目标项目干系人交流项目状态。
- 变更控制管理：审核、批准并协调项目范围、进度计划或预算方面的变更请求。
- 配置管理：控制变更、更新以及项目可交付物版本。
- 问题管理：识别、跟踪并解决可能会影响项目关键成功因素的问题。
- 风险管理：确保工作流程和项目可交付物符合项目干系人在质量方面的期望。
- 采购管理：专门用于管理项目产商的控制过程。
- 需求管理：确保正确识别、记录并跟踪项目中出现的所有需求。
项目控制的管理基本原理
- 抓住重点：理解什么对项目和组织来说比较重要，务必保证集中精力处理的是重要的方面。
- 依项目情况而定。
- 考虑过程：不必花费所有的时间和精力来处理风险，只要为项目建立一个自然控制系统就可以了。
- 预期变更：项目控制并非指不惜一切代价来阻止变更，应该预期、计划并管理好项目变更。
- 周密地计划。
- 考虑组织文化
- 树立期望：确保每个团队成员都理解项目以及每个角色背负的期望，确保团队明白所有项目控制程序必须遵守的规则和优先级。
- 保持一致。
- 提早关注。
管理项目变更的基本原理
- 为变更做计划：项目变更应该是意料之中的，有计划的且适当管理的。
- 设立变更控制系统。
- 让项目干系人了解情况。
- 使用系统。
- 最大限度减少范围变更。
- 尽可能多地沟通。
- 时刻监督：要理解哪些因素会导致计划外的范围变更，然后相应采取防范措施。
项目变更控制系统的关键要素
- 任何提出的范围变更都要在实施之前记录在文件中，并进行评估和审批。
- 在评估和审批过程中，让合适的项目干系人都参与进来。
- 彻底地评估变更请求，看其对其他项目关键成功因素，尤其是项目进度计划和预算，会产生什么影响。
- 在实施变更请求之前，让有话语权的管理层进行审批。
- 将所有项目变更都记录在文件中，就这些变更同所有项目干系人沟通。
- 任何项目干系人都可以提交项目变更请求。
- 要有严格的规定，清晰定义角色与责任，还要让工作流程满足所有项目干系人的需求。
推荐使用的变更请求表格部分和数据范围
尽量减少项目变更的有效方法
- 清楚的项目定义：预先花费越多的精力来清楚地确定项目目标和成功标准，并获得有话语权的项目干系人的一致认同，在项目中接到变更请求的可能性越小。
- 可靠的需求定义。
- 跟踪需求。
- 正式签收：对可交付物的审查和验收做正式的记录，有助于使各方期望保持一致，还能最大限度地减少可能发生的纠纷。
- 利用对项目委身的项目干系人。
- 使用正确的项目方法
- 使用WBS来描述影响。
- 跟踪假设和限制。
交付物管理最佳实践
- 建立中央储存库：为项目定义一个中央储存库，用于储存所有项目文件夹，控制对储存库的访问。
- 规定审查/更改/批准流程：规定哪些工作产品需要在出现变更的时候通过审批，由谁来做出变更，由谁来批准变更。
- 规定守门人。
- 实施访问控制。
- 建立共同的目录结构。
- 建立文件命名约定。
- 设立版本编号计划。
- 设计基准。
- 使用标准文件小节：推荐的文件小节包含扉页、更改历史页、批准页、标准页眉和页脚格式。
- 备份
- 详细说明不同工作产品类型的不同需求。
- 使用配置管理工具。
- 定义产品配置建立/发布流程。
- 制定配置管理计划。
- 利用档案文件夹：在每个项目的目录下都擦创建一个“档案”文件夹，用于存放以往的信息。
项目经理理念原则
- 指挥者：作为项目经理，处理项目问题是关键。你是守门人，必须找到合适的人在恰当的时机参与进来，确保能够解决问题。
- 微笑的斗牛犬：你的目标就是尽可能快的解决问题，一直坚持到问题解决为止。坚持的同时还要带着微笑，一边发挥你在人际沟通方面的长处来达到目的，一边与各方建立关系。
- 钻牛角尖：就像对待风险的时候一样，你要不断的寻找麻烦之处。
- 守门员：好的项目经理不会放过问题活着让问题悬而未决。
- 遵守规则：要想高效，就要遵守一些规则。要根据规则来记录问题并跟踪流程。
提升项目领导能力的12个秘诀
- 管理的是人：把人放在第一位，注重各个项目干系人真正的理解和认同。
- 看到目标，还要看到通往目标的路。
- 以别人的眼光来看。
- 获得信任
- 赢得尊重：表现出尊重；脚踏实地；公平；始终如一。
- 推进项目发展：把自己当做引导项目进展的人、促进项目的人以及提高生产能力的人。
- 预料问题并采取预防措施，要是确实发生了就要面对并迅速解决。
- 创建开放、诚实的团队氛围，鼓励团队成员轻松地交流自己的想法和观点。
- 促成决策制定过程
- 迅速获取所需信息
- 确保团队拥有尽可能有效的结构、流程和工具
- 想办法减少他人的猜疑和不确定的因素
- 全身心投入：让大家都知道是在负责这个项目。“投入”的想法本身表明了你坚持不懈、重视结果、不找借口的态度，这种态度无可争辩，并且会感染到其他团队成员。
- 适应性强
- 做一名老师：告诉所有的项目干系人，他们在项目中要扮演什么角色，背负什么责任。在所有的项目中，带着教的心态，即真心希望别人学习、成长、进步的想法，而不是批判的观点，这对你领导能力的有效性会非常重要。
- 追求卓越：准备好、组织好、不断学习不断提升。
- 弥补缺点。
- 展现自制力：行动果断且始终如一，不会以自我为中心，也不会出现很大的情绪波动，此外，还要能在压力下保持冷静，还能在压力大的时候充当别人的榜样。
高效的会议
- 了解你的计划：确定会议的整体目标和具体目标；请对人；合理组织会议；明确参与会议的人需要做什么准备，以使得会议开的有价值。
- 公布议程：如果可以，提前公布会议的议程。
- 推进会议：主持会议。说明并设定会议背景；提前说明会议的基本原则，让每个人都参与进来；保持会议顺畅；请求反馈；总结要点；寻求一致。
- 不跑题：让会议围绕主题进行；设定有时间限制的议程事项；不要试图在会议中解决问题，而是安排下一次会议。
- 做笔记：制定人员记录会议决策和操作事项。
- 结束会议：在结束会议之前，回顾所有操作，总结会议结果。
- 公布会议记录：尽量在会议之后24小时内向与会人员及相关团队发布会议记录。如果有些事情要让没有参与会议的人员完成，在发布会议记录之前要征得他们同意。