[IT项目管理]三．项目综合管理

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3.1什么是项目综合管理

项目综合管理（project integration management）涉及在整个项目生命周期中协调所有的其它项目管理的知识领域。（为了达到干系人满意和项目的成功）

Tips: 项目管理是在项目活动中运用专门的知识，技能，工具和技术以满足项目需求。

3.2项目综合管理主要包括的6个主要过程

1. 制定项目章程

指与项目干系人共同工作，制定一个正式批准项目的文件，即章程。

1. 一个项目章程示例

2）开发项目管理计划

指协调所有项目的努力，制定一个连贯一致的文件。--项目管理的计划。

3）指挥并管理项目执行

涉及通过执行项目管理计划中的有关活动，来执行项目管理计划。该过程的输出包括可交付成果，工作绩效信息，变更请求，项目管理计划更新以及项目文档的更新。

（执行计划，输出成果或者信息）

4）监控

涉及检查项目活力是否符合项目绩效目标。本过程的输出包括变更请求，项目管理计划更新以及项目文档的更新。

5）综合变更控制

涉及识别，评估和管理贯穿项目生命周期的变更。这个过程的输出包括变更请求状态更新，项目管理计划更新以及项目文档更新。（监控变更，输出更新的项目文档和新的项目管理计划，和变更请求更新）

6）项目或阶段收尾

涉及完成所有的项目，已正式结束项目或项目阶段。这个过程的产品包括最终产品，服务或者成果的转移，以及组织过程资产的更新。

Tips:

3.3IT项目管理中的指令

一项新的政府法令要求组织以新的方式报告数据。一个提供这种数据的新信息系统项目应该归为指令。

3.4项目章程

1）什么是项目章程

项目章程是一份正式认可的项目存在的文件，并未项目目标和管理提供方向。

1. 项目章程中的内容

1. 项目名称和授权日期

（作为一份证明项目正式存在的文件和为其目标和管理提供方向的文件，自然有自己的名称和授权日期）

1. 项目经理名称和联络信息

（谁来经营这个项目）

1. 总的进度，包括计划开始日期和完成日期，如果可以进行总体的里程碑计划，应该包括或参考总体里程碑计划。（规划各个阶段日期）
2. 项目概要预或预算文档的参考信息
3. 项目目标的简要说明，包括批准项目的商业需求或者其它证明。
4. 项目的成功标准，包括项目审批要求和项目签署人
5. 简述计划使用的项目管理方法，其应该描述干系人的需要和期望，重要的假设，限制条件以及相关文件，如沟通管理计划。
6. 角色和职责矩阵图
7. 签名部分，主要干系人在此签名
8. 评述部分，干系人可以在此记录和项目有关的一些重要评述

3.5接口管理（interface management）

1）定义

接口管理涉及识别和管理项目众多要素见的相互作用的交接点。

1.  便于理解的例子

接口管理是项目管理中的一个重要方面，它涉及识别和管理项目中各个要素之间的相互作用和交接点。这些要素可以是人、系统、部门、组织或技术组件等。接口管理确保这些要素能够顺利地协同工作，避免冲突，并确保项目目标得以实现。以下是一些接口管理的例子：

1. 跨部门协作

例子：在一家大型企业中，产品开发团队（负责设计新产品）需要与市场营销团队（负责推广产品）紧密合作。接口管理确保两个团队之间有明确的沟通渠道、共享的项目计划和定期的协调会议，以确保产品开发与市场策略同步。

2. IT系统集成

例子：一家公司决定升级其客户关系管理（CRM）系统，并与现有的财务软件集成。接口管理涉及确保两个系统之间有清晰的接口规范，数据能够无缝传输，并且在升级过程中最小化对业务运营的影响。

3. 供应链管理

例子：一家制造公司需要管理与供应商之间的接口，确保原材料按时到达并符合质量标准。接口管理包括与供应商的沟通协议、质量检查流程、交货时间表和应急计划。

4. 软件开发

例子：在软件开发项目中，前端开发团队需要与后端开发团队协作。接口管理确保前后端之间的API接口定义清晰，数据格式和传输协议一致，以及双方对功能需求和交付时间点有共同的理解。

5. 建筑工程

例子：在建筑项目中，土木工程师、建筑师和结构工程师需要紧密合作。接口管理涉及确保设计图纸、材料规格和施工计划在不同专业间保持一致，以及在施工过程中及时解决任何技术问题。

6. 多项目管理

例子：一家公司同时进行多个项目，如新工厂建设、产品线扩展和市场推广活动。接口管理确保这些项目之间有明确的优先级和资源分配，以及项目之间的依赖关系和时间表得到妥善管理。

7. 产品开发与法规遵从

例子：在开发新产品时，需要确保产品设计符合相关行业标准和法规要求。接口管理涉及与合规性专家、法律顾问和认证机构的沟通，确保产品在推向市场前满足所有必要的法律和标准要求

。

在所有这些例子中，接口管理的关键是确保所有相关方之间的沟通、协调和合作顺畅，以避免误解和冲突，确保项目目标的顺利实现。

3.6战略计划（strategic planning）

战略计划包括通过分析组织优势和劣势，研究在商业环境中的机会和威胁，预测未来的趋势，以及预测对新产品的需求来确定长期目标。

3.7 SWOT分析

1. 什么是SWOT分析

SWOT分析就是：S(strength),W(weakness),O(opportunity),T(threat)，对于有优势，劣势，机会，威胁的分析。

2）一个便于理解的SWOT例子

优势：

1. 作为有经验的从业者，我们在电影行业有着广泛的人脉
2. 团队中有两个人擅长销售和人际交往
3. 团队中有两个人擅长技术且熟悉一些电影制作的软件工具
4. 我们完成了一些令人影响深刻的项目

劣势：

1. 我们没有会计，财务方面的经验
2. 我们对产品和服务没有清晰的营销战略
3. 我们在新项目上缺少资金
4. 我们没有公司网站，而且缺少运营方面的技术应用。

机会：

1. 目前有一位客户提到了一个大型项目，希望我们竞标
2. 电影业持续发展
3. 今年有两个重大会议，可以借此推广我们的公司

威胁：

1. 其它个人或公司也可以提供同类服务
2. 客户可能倾向于和从业时间更长的个人或者组织合作
3. 电影业存在高风险

通过SWOT分析。4名创业者列出具有潜力的项目如下：

1. 请以为外部会计师或者公司协助业务运转
2. 雇佣人员开发公司网站，集中我们的经验以及曾做过的项目
3. 制定营销计划
4. 制定一个有利的方案，从而获得前面提到的大型项目
5. 为今年的两个重大会议制定公司推广计划

1. SWOT分析的思维导图

1. 识别潜在项目

1>选择IT项目的计划过程的四阶段模型

3.8选择项目的方法

1. 五个方法

1. 集中在主要的组织需求上
2. 将IT项目分类
3. 进行净现值分析或其他的财务分析
4. 使用加权评分模型
5. 实施平衡计分卡

2)易于理解的例子

1. 集中在主要的组织需求上

例子：一家零售公司希望提高顾客满意度和销售额。通过市场调研和顾客反馈，公司确定了“提升顾客购物体验”作为主要的组织需求。因此，公司决定优先投资于开发一个移动购物应用，该应用可以提供个性化推荐、库存查询和快速结账功能，以满足这一需求。

2. 将IT项目分类

例子：一家银行将IT项目分为三类：基础设施升级、客户关系管理（CRM）系统改进和合规性项目。基础设施升级项目包括服务器和网络的现代化，以提高系统稳定性和安全性。CRM系统改进项目旨在通过引入新的分析工具和客户互动功能来增强客户体验。合规性项目确保银行遵守最新的金融法规。通过分类，银行可以更清晰地识别哪些项目对业务运营至关重要，哪些可以推迟或取消。

3. 进行净现值分析（NPV）

例子：一家制造公司正在考虑是否投资于新的自动化生产线。通过进行净现值分析，公司评估了预期的未来现金流（包括节省的人工成本和增加的生产效率）与初始投资成本。如果净现值为正，表明项目在财务上是可行的，并且可以为公司带来长期的经济利益。

4. 使用加权评分模型

例子：一家科技公司需要选择一个新项目进行投资。公司创建了一个加权评分模型，其中考虑了多个因素，如市场潜力、技术可行性、预期回报率和团队能力。每个因素根据其重要性被赋予不同的权重。项目团队对每个项目在这些因素上的表现进行评分，然后乘以相应的权重，最后将所有加权得分相加得到总分。得分最高的项目被选为优先投资。

5. 实施平衡计分卡

例子：一家非营利组织希望提高其项目管理的效率和效果。它采用平衡计分卡方法，从四个维度（财务、客户、内部流程、学习与成长）来衡量和管理项目。例如，在财务维度上，组织可能关注项目成本和预算控制；在客户维度上，关注项目对服务对象的影响和满意度；在内部流程维度上，关注项目管理流程的效率；在学习与成长维度上，关注团队技能提升和知识管理。通过平衡计分卡，组织可以全面地评估项目的表现，并确保项目目标与组织的长期战略目标一致。

3.9 IT项目分类

3.10项目的问题，机遇，指示(directive)

1）问题（problem）：

1. 是人们不期望出现的那些造成组织无法实现其目标的情况，这些问题可以是现存的或者是预期的。

1. 机遇（opportunity）：

1. 是改善组织的机会。可能会成就或破坏整个公司

1. 指示（directive）：

1. 是由政府，管理层或者某些外部影响施加的新要求。

3.11财务分析

1）净现值分析(NPV)

净现值分析（net present value (NPV) analysis）是一种计算预期净货币收益或损失的方法。该计算方法将但概念时间点之后的所有未来预期现金流入和流出都做折现计算。

1. 资本成本(cost of capital)

正的NPV值意味着一个项目的汇报超过了其资本成本。

1.  贴现率（discount rate）

贴现率是用来贴现现金流的利率。它不仅考虑到货币的时间价值而且考虑到未来现金流量的风险或不确定性。未来现金流量的不确定性越大，贴现率越高，因此它也被称为资本转化率（capitalization rate）或资本的机会成本（opportunity  cost of captial）。

1. 一个例子来理解这几个概念

假设你有一个机会投资于一个项目，该项目承诺在未来三年内每年末给你带来1000元的现金流。为了评估这个投资的价值，你需要决定一个合适的贴现率。这个贴现率将反映两个主要因素：货币的时间价值和项目风险。

1.货币的时间价值：假设当前的无风险利率是5%。这意味着如果你把钱存入银行或投资于无风险的政府债券，你期望每年至少获得5%的回报。因此，你希望从投资项目中获得至少相同的回报率。

2.未来现金流量的风险或不确定性：假设这个项目比政府债券风险高，你可能认为合理的贴现率应该是10%。这个更高的贴现率反映了你对项目风险的评估，意味着你期望每年获得比无风险利率更高的回报来补偿你承担的风险。

现在，我们使用10%的贴现率来计算这个投资的现值（Present Value, PV）：

• 第一年末的1000元，按照10%的贴现率，现值为 1000(1+0.10)1=909.09(1+0.10)11000​=909.09 元。
• 第二年末的1000元，现值为 1000(1+0.10)2=826.45(1+0.10)21000​=826.45 元。
• 第三年末的1000元，现值为 1000(1+0.10)3=751.31(1+0.10)31000​=751.31 元。

将这三年的现值相加，得到投资的总现值：

909.09+826.45+751.31=2486.85909.09+826.45+751.31=2486.85 元。

因此，按照10%的贴现率，这个项目在今天的价值是2486.85元。如果这个项目的初始投资成本低于这个现值，那么这个项目可能是值得投资的，因为它提供了超过你所要求的风险调整回报率。

资本转化率（资本化率）：在不同的上下文中，资本化率可能有不同的含义。在房地产投资中，资本化率通常是指净运营收入（NOI）与物业价值的比率。在其他情况下，它可能被用来描述将未来收益转换为现值的比率。在这个例子中，资本化率可以被看作是贴现率，因为它反映了将未来收益转换为当前价值的比率。

资本的机会成本：这是指你投资于这个项目而放弃的其他最佳投资机会的回报。在这个例子中，如果你选择投资这个项目，你放弃了其他可能提供10%或更高回报的投资机会。因此，10%的贴现率也代表了你对这个投资机会的机会成本。

通过这个例子，我们可以看到贴现率如何将未来的现金流量转换为当前价值，并考虑了货币的时间价值和风险因素。

1. NPV的计算

见课本P109.

1. 折现因子的计算

5）投资回收期分析的计算

6）使用加权评分模型（weighted scoring model）

加权评分模型是一种基于多种标准进行项目选择的系统方法，这些标准则可能包含多种要素：

1. 支持核心的业务目标
2. 有极具实力的内部发起人
3. 有很强的客户支持
4. 可以在一年或更短的时间内得以实施
5. 提供正的净现值
6. 在低风险的水平下满足范围，时间和成本目标

下一步是根据每个准则的重要性赋予权重。，而且，确定权重需要经过磋商后并达成一致意见。可以使用百分比的形式来赋予权重，所有的准则的综合必须等于100%。

1. 举个例子：

1）什么是平衡计分卡

平衡计分卡是一种战略性的计划和管理系统。它可以帮助组织调整业务活动策略，改善沟通，监督企业战略目标的达成。

2）便于理解的例子

平衡计分卡（Balanced Scorecard, BSC）是一种战略管理工具，它通过一系列的指标来衡量组织的绩效，这些指标不仅包括传统的财务指标，还包括客户满意度、内部业务流程以及学习和成长等非财务指标。下面是一个便于理解的例子：

例子：一家咖啡连锁店

1. 财务视角

• 目标：增加收入和利润。
• 指标：年度收入增长率、利润率、每家店的平均销售额。

2. 客户视角

• 目标：提高客户满意度和忠诚度。
• 指标：客户满意度调查结果、回头客比例、新客户增长率。

3. 内部业务流程视角

• 目标：优化运营效率。
• 指标：每杯咖啡的平均制作时间、订单准确率、库存周转率。

4. 学习与成长视角

• 目标：提升员工技能和满意度。
• 指标：员工培训完成率、员工满意度调查结果、员工流失率。

应用平衡计分卡

这家咖啡连锁店的管理层使用平衡计分卡来设定和监控战略目标：

• 设定目标：首先，管理层为每个视角设定具体的目标。例如，他们可能决定在下一年将收入提高10%，将客户满意度提高到90%以上。
• 监控指标：然后，他们选择一系列指标来监控这些目标的实现情况。例如，通过定期的财务报告来监控收入和利润，通过客户调查来监控满意度。
• 调整策略：如果某些指标显示目标没有达成，管理层会分析原因并调整策略。例如，如果客户满意度下降，他们可能会调查服务流程或产品品质，并实施改进措施。
• 沟通与执行：平衡计分卡还用于在整个组织内沟通战略目标和绩效指标，确保所有员工都明白公司的方向和他们的角色。

通过这种方式，平衡计分卡帮助这家咖啡连锁店不仅关注短期的财务表现，还关注长期的客户关系、内部流程效率以及员工的发展，从而实现全面的战略管理。

3.13制定项目章程（Project charter）

1>回顾定义:

项目章程是用来正式确认项目存在并明确项目目标和项目管理的一种文件。

2>制定项目章程的基本信息

1. 项目名称和授权日期
2. 项目经理姓名和联络信息
3. 总的进度，包括计划开始日期和完成日期，如果可以进行通体的里程碑计划，应该包括或参考总体的里程碑计划
4. 项目概要预算或预算文档的参考信息
5. 项目目标的简要说明，包括批准项目的商业需求或者其它证明
6. 项目的成功标准，包括项目审批要求以及项目签署人
7. 简述计划使用的项目管理方法，其应该描述干系人的需要和期望，重要的假设，限制条件以及相关文件，如沟通管理计划。
8. 角色和职责负责矩阵
9. 签名部分，主要干系人在此签名
10. 评述部分，干系人在此可以记录与项目有关的一些重要评述

1. 项目章程制定的例子

3.14创建项目管理计划(Project management plan)

1）什么是项目管理计划

项目管理计划时用于管理所有项目计划文档，并帮助指导项目的执行和控制的一种文件。在其它知识领域所创建的计划可以被认为是整个项目管理计划的补充部分。项目管理计划还应该将项目计划的假设和决定纳入文档。

项目管理计划应该是动态的，灵活的，并且随着环境或者项目的变化而变化的，这些计划应该很好地帮助项目经理去领导项目团队并评价项目状态。

3.15指导和管理项目实施

首先我们要知道：计划不是一成不变的，计划对项目有指导功能。

指导和管理项目实施的主要内容是：管理和实施在项目管理计划中确定的工作以及批准的变更请求，企业环境因素以及组织过程资产。

3.16协调计划和执行

项目综合管理把项目计划和实施看作是两个交叉的密不可分的活动。创建一个项目管理计划的主要职责是指导项目的执行。一个出色的计划有助于产生良好的成果或者工作结果，它应该写明良好的工作结果是由什么组成的。在项目前期积累的工作经验也反映到更新的项目计划之中。（计划规差，那么程序编写起来就很困难，那些有过这种经验的人就可以理解良好的执行过程的重要性）

用于改进项目计划编制和实施之间协调工作的一个常用方法是遵循下述的规则：谁执行谁计划。比如：在IT项目中，程序员首先写出详细的编程规范，然后按照自己的规范进行编程，这样，他们写编程规范的能力就会有很大的改进。

3 .17提供强大领导力和支持性的组织文化

在项目的实施过程中，强大的领导力和支持性的组织文化是非常关键的。项目经理必须能亲自做表率，体现编制一个好的项目计划并在实际执行阶段很好地遵循计划地重要性。如果项目经理能起到表率作用，够贯彻自己的计划，那项目团队成员也很可能照做。

 出色的项目还需要支持性的组织文化。

1. 1. 组织文化对于项目的作用

支持性组织文化对项目管理具有多方面的积极影响，以下是一些具体的好处：

1. 提高团队协作：

支持性文化鼓励开放沟通和团队合作，这有助于团队成员之间建立信任和理解。

团队成员更愿意分享信息和资源，协作解决问题，从而提高项目的整体效率和效果。

2.增强创新和创造力：

当员工感到他们的想法被重视时，他们更有可能提出创新的解决方案。

支持性文化提供了一个安全的环境，让员工可以自由地尝试新方法和思考不同的项目执行方式。

3. 提升员工满意度和忠诚度：

员工在一个支持性的环境中工作时，通常会感到更加满意和被重视。

高满意度和忠诚度可以减少员工流失率，保持项目团队的稳定性和连续性。

4. 促进灵活性和适应性：

支持性文化通常伴随着对灵活工作安排的接受，如远程工作或弹性工作时间。

这种灵活性使团队能够更好地应对项目中的变化和挑战，保持高效的工作流程。

5.改善问题解决和决策制定：

在支持性环境中，团队成员更愿意提出问题和挑战，因为他们知道这不会被负面看待。

开放的沟通渠道有助于快速识别问题，并通过集体智慧找到解决方案。

6. 增强项目目标和愿景的共享：

   - 支持性文化有助于确保所有团队成员都清楚项目的目标和愿景。

   - 当员工理解并认同项目的方向时，他们更有可能全力以赴地实现这些目标。

7. 提高客户和利益相关者的满意度：

   - 一个积极、支持性的工作环境通常会反映在团队与客户和利益相关者的互动中。

   - 满意的员工更有可能提供高质量的服务和产品，从而提高客户和利益相关者的满意度。

8. 促进持续改进：

   - 支持性文化鼓励反馈和反思，这有助于团队不断寻找改进项目管理和执行的方法。

   - 通过持续的学习和改进，团队能够不断提高项目成果的质量。

总的来说，支持性组织文化为项目管理创造了一个积极的环境，不仅有助于项目的成功实施，还对组织的长期健康和成功产生积极影响。

3.18利用产品，业务，和应用领域知识

除了具备杰出的领导才能，沟通能力和政治技巧外，项目经理还需要具备产品业务和应用领域的知识来成果地执行业务。

3.19项目或阶段结尾

1）什么是项或阶段收尾

项目综合管理的最后阶段是项目或者阶段收尾。这需要我们必须把所有的活动停止，并将已经完成的或已经取消的工作移交给适当的人员。

1. 1. 需要的输入

项目管理计划，已接受的交付物以及组织过程资产

1. 1. 输出的内容
2. 最终产品，服务或结果转移
3. 组织过程资产的更新

3.20验收

1. 交工验收：产品交付后，会有一段试用期，看是否满足了用户的需求。
2. 竣工验收：对试用期体验进行评估，是否竣工。

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