某事业单位转型公益二类后岗位梳理项目纪实

某事业单位转型公益二类后岗位梳理项目纪实

——公益一类事业单位转型二类后，如何优化岗位配置，梳理岗位职责

【客户行业】事业单位

【问题类型】岗位梳理

【客户背景】

某地公证机构于20世纪90年代经批准设立，是该市司法局直属国家公证机构，属于公益一类事业单位，由国家全额拨款。主要承担业务包括办理各类法律行为公证、各类具有法律意义的文书的公证、各类具有法律意义事实的公证、各类具有法律意义的文件上的签名、译本、影印件与原件相符的公证事务、赋予债权文书具有强制执行效力等业务。在积极履行职责的同时，还打造特色服务，成为行业中服务范围广、资质全面的优秀单位。

自批准设立起，该单位一直秉承“服务为民，守正求真”的传统理念，并积极履行“创新高效”的新发展理念，扎根基层、培养人才、信息管理是该单位的三大板块建设，并形成以拓展业务、线上办理、运营客户为一体的新型发展路线，曾多次被评为全省公证质量先进单位。

近两年，随着上级政策的改变，该单位转型为公益二类事业单位后，有了创造收益、获取利润的经济压力，因此单位领导对各科室提出了更高的管理要求，虽然经过单位的积极探索，但是在实际管理过程中，仍然存在不少难以克服的问题。主要体现在岗位人员履职不充分，只愿意做一些轻松的工作，面对压力大、重点的工作不愿意做，部分人员工作闲散安逸；各科室忙闲不均，工作饱和度不高；岗位职责梳理不清，出现职责交叉重叠、空白的情况，导致工作效率底下。为了保障事业单位顺利转型，岗位优化工作科学合理，单位内部决定进行各科室的岗位配置优化工作，减少冗员情况，提高内部工作效率。该事业单位选择了北京华恒智信人力资源咨询公司进行此次岗位梳理工作项目的合作。

【华恒智信分析解读】

华恒智信人力资源咨询团队受邀前往该公证机构，进行了全面调研和访谈工作，与单位领导、科员开展了细致的沟通，通过了解各类岗位在职责、日常工作量的基础信息，发现单位在岗位职责梳理工作上存在着一些问题：

1.岗位职责分工不清，导致岗位职责重叠交叉，人员工作互相推诿，效率低下

单位转型之前，各部门承担了基础运行职责，而在转型之后，各部门需要承担额外的职责来支持经营发展工作，在这种情况下，华恒智信通过调查走访，发现该事业单位存在岗位职责分工不清的问题，有的岗位职责分工过细，造成两科室间互相推诿责任，比如一个事务可能同时涉及经济科和涉外科，具体由谁主办，没有明确规定，要靠领导安排。很多员工只愿意做本职工作，对于职责交叉和未规定的职责，大部分人员的主动性比较差，不愿意承担，科室和人员会将工作互相推诿，导致工作效率低下。

2.岗位履职不到位，工作被动

 在转型之前，人员即使只做日常工作，也能保持工作正常开展。转型之后单位有了经营压力，对各部门各岗位的职责有了更高的要求，如果大家都不承担重要工作，单位会面临经营不善的风险。通过前期对该事业单位内部各科室的核心职责与人员工作调研发现，部分人员还是没有建立转型意识，对于职责本身要求的工作内容，大部分人员只愿意做一些日常工作，不愿意承担重点工作，即使领导安排下来，还是存在消极懈怠的心理，工作进度缓慢，对任务的实施不情不愿，可能原本一天完成的事务，要花费三天时间完成。科室人员履职不充分，也不利于工作的开展和对人员的监督和考核。

3.人员忙闲不均，工作饱和度不高

在转型公益二类事业单位之后，该单位领导认识到各部门应该拓展新的职责，来应对经济压力。但是各部门都抱怨工作任务重，忙不过来，如果增加职责就需要增加部门人员。通过调研，华恒智信专家团队发现，单位内部并非每个部门都很忙，有的部门和岗位工作饱和度不高，出现忙闲不均的情况。这种现象不利于事业单位的长远发展。

【华恒智信解决对策】

1.梳理各部门岗位工作职责，优化岗位设置

针对转型后事业单位出现岗位职责分工不清，导致岗位职责重叠交叉，人员工作互相推诿，效率低下的问题，华恒智信项目组建立了职责分工模型，从流程分析、角色分析、工作对象分析、上岗要求分析、工作饱和度分析等各个方面进行梳理，进行了岗位整合，对职责进行重新梳理。根据事业单位的短期目标和发展方向，将各科室的工作内容、工作条件、工作流程进行提炼描述，将相似岗位进行归并。厘清各岗位职责的责任边界，使职责没有空白和交叉重叠。通过对各科室工作内容和关键职责进行梳理，帮助单位提高运作效率，降低管理成本。

2. 对各项工作设置标准规范，并加强绩效考核，促进工作履职

针对转型后人员履职不到位，只愿意承担例行工作，不愿承担重点工作的问题。项目组建议建立工作标准规范，并根据历史标准、行业标准，规定每项工作需要投入的最多的时间、最多人员、最多频次，根据基准安排工作，减少对例行工作的时间占比，使人员清楚自己该投入到工作中所用的时间，同时又能作为考核依据。

区分例行工作和例外工作，比如对于业务部门来说，帮助群众办理业务是例行工作；主动申请下基层、进社区，开展一些法律基础知识的宣教活动是例外工作。单位要规定例行工作的时间和频次，强调科室多开展、开展好重点工作。对于只愿意承担例行工作的人员，考核分数相对低，主动愿意承担例外工作的人员，考核分数相对提高。

3.完善工作饱和度核算方法，为职责的落实、丰富奠定基础

针对大家抱怨工作比较忙、岗位职责难以增加的问题，华恒智信专家建议针对不同科室的特点，建立工作饱和度核算方式，为职责的新增、优化奠定基础。比如对于公证机构的办公室、财务室、档案室可以根据工作量分析、工作有效时间分析等情况进行职责优化；对于民事科、经济科、涉外科、办证大厅这类业务科室，可以根据业务数量分析、流程分析等进行职责丰富。对不同科室不同岗位采取分层分类的优化职责方法，有利于丰富岗位职责，为转型后顺利发展奠定基础。

【华恒智信总结】

岗位梳理工作是人力资源管理的一个重要的板块。在该单位实际管理过程中，由于自身从公益一类向二类转型的要求，没有及时进行岗位和职责的优化工作，出现了一些问题：人员只做一些基础性工作，对于重要任务不愿承担，履职不充分；单位内部对工作量认知不清晰，工作过程中出现忙闲不均，工作饱和度低的问题；科室间职责交叉，互相推诿责任，效率低下。通过对事业单位的工作特点和多年的研究经验，华恒智信认为，这些问题的原因是在于没有明确岗位职责、缺少合理的工作饱和度核算方法以及缺少规范的人员配套管理措施。通过多次研讨、实践，华恒智信提出了职责梳理、重点工作丰富、加强配套饱和度测算的解决方案，该方案在该事业单位顺利推进，并得到单位领导的好评和认可。

华恒智信认为岗位梳理设计的目标就是实现组织内部运作效率最大化，实现人工成本最低化。为了实现这个目标，组织要做好岗位设计方面的量化分析工作，有利于组织随着环境的变化而及时调整岗位。