项目管理案例-关于第三方公司提供的组件质量欠佳的问题
背景
商用密码应用安全性评估（简称密评），是指按照有关法律法规和标准规范，对网络与信息系统使用商用密码技术、产品和服务的合规性、正确性、有效性进行检测分析和评估验证的活动。依据《密码法》、《商用密码管理条例》、《商用密码应用安全性评估管理办法》、《GB/T 39786-2021 信息系统密码应用基本要求》、《国家政务信息化项目建设管理办法》等法律法规和国家标准，关键信息基础设施、等保三级及以上系统等通过商用密码应用安全性评估方可投入运行，运行后每年至少进行一次评估。我们有一个项目在运维阶段参与密评集成事项在实际项目中，如果总包合同有密评要求，而分包合同没有约定密评，导致研发团队不断投入成本来配合密评厂商。
问题
当密评第三方公司提供的组件质量欠佳，导致额外的测试、设计和集成工作，增加项目研发人员投入成本时。我们工程本身没有质量问题，由于密评公司组件升级导致我们工程集成后出现不兼容，不能访问数据库情况。我们还在一致不段投入研发人力配合调试，而当下是密评第三方公司组件质量问题。组件是指连接数据库加密机客户端组件jar文件。
解决方案与建议
通过以下措施来解决这一项目成本问题：
1. 重新评估和调整合同
合同修订
- 合同补充协议：与总包方协商签订合同补充协议，明确分包方在密评过程中的责任和义务，并约定相应的费用补偿条款。
- 费用分摊机制：在补充协议中规定密评相关费用的分摊机制，确保分包方不承担不合理的额外成本。
费用索赔
- 成本追溯：追溯因密评导致的额外成本，详细记录相关费用，并向总包方提出费用补偿申请。
- 法律顾问：在需要时，咨询法律顾问，确保补偿申请符合合同和法律规定，并具有法律效力。
2. 内部优化和成本控制
成本监控
- 成本记录：详细记录因密评导致的所有额外投入，包括人力、时间和资源等，形成详细的成本记录。
- 成本分析：定期分析这些额外成本，识别主要的成本来源，并制定相应的控制措施。
资源优化
- 团队优化：优化研发团队配置，确保资源高效利用，减少不必要的重复工作。
- 自动化工具：引入自动化测试和质量管理工具，提高工作效率，减少人力投入。
3. 改善沟通和协调
加强沟通
- 定期沟通：与总包方和密评厂商保持定期沟通，及时了解密评进展和要求，避免不必要的重复工作和资源浪费。
- 问题反馈：建立及时反馈机制，快速解决密评过程中出现的问题，减少因问题拖延导致的额外成本。
协同工作
- 协同计划：制定详细的协同工作计划，明确各方的责任和时间节点，确保密评工作高效进行。
- 技术支持：提供必要的技术支持，帮助密评厂商快速解决技术问题，减少因技术问题导致的时间和成本浪费。
4. 风险管理和应对
风险评估
- 风险识别：识别密评过程中可能出现的风险，包括技术、时间和成本等方面的风险。
- 风险预警：建立风险预警机制，及时发现并应对潜在的风险，减少因风险导致的额外成本。
应急预案
- 应急措施：制定详细的应急预案，包括人力资源调配、技术支持和问题解决流程，确保在出现问题时能够快速响应和解决。
- 资源预留：在项目计划中预留一定的资源和时间缓冲，以应对密评过程中不可预见的问题。
5. 内部改进和知识积累
经验总结
- 项目总结：在密评结束后，进行全面的项目总结，记录成功经验和遇到的问题，形成项目经验报告。
- 知识库建设：将密评过程中的经验和教训纳入公司的知识库，供未来项目参考和借鉴。
持续改进
- 流程优化：基于总结的经验，优化内部流程，提升团队在类似项目中的应对能力。
- 员工培训：定期培训员工，提高其对密评要求和流程的理解，增强其在密评项目中的工作能力。
面对因密评第三方公司提供的组件质量欠佳而导致的问题，首先要确保与密评公司保持有效的沟通，并采取一系列措施来减轻对项目的负面影响。以下是一些建议：
- 紧急沟通：
- 立即与密评第三方公司的高层或项目经理进行沟通，明确问题的严重性和对项目的具体影响。
- 书面记录沟通内容，包括时间、地点、参与人员、讨论内容以及双方达成的共识。
- 评估影响：
- 评估当前问题对项目进度、成本和质量的具体影响。
- 确定需要投入多少额外的人力、物力和时间来解决这个问题。
- 寻求替代方案：
- 评估是否有其他可用的组件或技术可以替代密评公司的组件。
- 如果可能，考虑使用其他经过验证的、可靠的组件或技术来替换问题组件。
- 要求技术支持：
- 要求密评公司提供必要的技术支持，协助解决组件不兼容问题。
- 如果密评公司无法提供有效支持，考虑要求他们承担部分或全部额外的研发成本。
- 协商解决方案：
- 与密评公司协商制定一个可行的解决方案，确保项目能够继续进行。
- 解决方案可能包括：密评公司修复组件问题、提供替代组件、减免部分费用或提供其他形式的补偿。
- 合同管理：
- 查阅与密评公司签订的合同，查看是否有关于产品质量、技术支持和违约责任的条款。
- 如果密评公司未能履行合同义务，根据合同条款采取相应的法律措施。
- 内部协调：
- 与项目团队保持密切沟通，确保他们了解当前情况并继续投入工作。
- 分配适当的资源来应对额外的工作负担，并考虑调整项目计划以减轻压力。
- 风险管理：
- 对项目进行全面的风险评估，识别并应对潜在的风险因素。
- 制定风险应对计划，确保项目在遇到类似问题时能够迅速有效地应对。
- 文档记录：
- 记录整个问题的处理过程、与密评公司的沟通记录、解决方案以及任何相关的决策和行动。
- 这些文档可以作为未来项目管理和决策的参考依据。
- 持续改进：
- 回顾项目过程，识别并改进在选型、测试、集成和风险管理等方面存在的问题。
- 加强对供应商的管理和评估，确保未来选择可靠的合作伙伴。
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作者：Petter Liu
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