项目中如何跟踪资源利用率

发展业务和服务是每个组织的首要任务。但是，仅仅把资源分配到项目上并不能确保会有高效率的工作产出。为了达到最高效率，这些资源必须在可以计费的或有战略意义的工作上得到有效利用。

资源利用率是衡量项目是否成功的一个关键指标。通过跟踪资源如何被利用，可以确保组织内的每项资源都被充分使用，从而有助于评估和提升工作效率。

本文将讲解如何利用一些直观的工具来有效地跟踪资源利用情况。

如何计算资源利用率？

资源利用率是用来衡量资源在其可用性或容量上的有效使用程度。换句话说，就是要监控团队的工作效率，并分析他们是否有被过度使用或未被充分利用的情况。计算公式如下：

资源利用率公式 =（实际/被分配的工作时间）/资源的容量

这个比率可以用小时、天、百分比或全职等效数（FTE）来表示。

最佳利用率——这个过程的目标是最大化资源的使用效率，以便从其可用的容量中获得最大的产出。计算时，还会考虑他们的计划休假、培训安排或任何其他的管理活动。

需要注意的是，资源利用率持续高于100%并不总是意味着生产效率和效率有所提升。相反，这种情况往往可能导致适得其反的效果。

管理者可以根据资源的安排来预测利用率，并采取必要的措施进行优化。

资源利用报告的重要性

许多高级的资源管理工具能够提供资源利用报告和热图。下面是这些工具的一些好处：

改善对未来项目的资源规划

通过对资源实时利用水平的全面可见性，可以评估哪些资源相对于它们的容量来说被过度使用或未被充分利用。这让管理者能够随时监控资源的使用情况，比较它们的实际使用与计划分配。

这种深入了解帮助他们发现任何与资源利用相关的限制或障碍。因此，管理者可以采取积极措施，更好地规划未来的项目资源。

为即将到来的项目进行容量规划

资源利用报告能帮助项目经理通过分析资源的使用情况来理解当前的资源需求。这些信息让他们能够更准确地预测未来的资源需求，并在需要时采取措施满足即将到来的项目的需求

例如，面对资源短缺时，管理者可以选择雇佣新员工、培训现有员工或把待命的人员分配到这些即将到来的机会中去，以填补空缺。

提升投资回报率和盈利能力

当资源被分配到战略性或可以计费的项目上时，这确保了它们对收入的生成和投资回报率的提高做出了有意义的贡献。通过集中展示资源利用报告和颜色编码的热图，资源管理者能够识别出那些未参与生产性或可计费工作的资源。

因此，公司可以有系统地将待命资源或从事日常业务活动的资源转移到战略性或可计费的机会上，从而提高公司的收入和利润。

影响资源利用的因素

资源使用的效率和成效会受到多个因素的影响，包括：

资源的可用性

资源是否可用对它们的整体使用情况有很大影响。当资源紧缺时，使用率通常会较低，因为没有足够的资源来完成项目中的任务。反之，资源充足时，使用率会较高，因为有更多员工可以随时承担各种任务。

资源成本

资源的成本也是影响其使用的一个重要因素。价格较高的资源可能会被更谨慎地使用，而成本较低的资源可能会被更广泛地使用。在评估使用特定资源的价值时，还需要考虑到资源的总成本，这可能包括一些额外的间接费用。

资源容量

资源容量是指资源在一定时间内能够完成的工作量。容量是一个关键的考虑因素，因为它有助于确保工作量处于可控范围内，从而实现资源的有效使用。容量较大的资源（如全职员工）可以更高效地被利用，而容量较小的资源（如兼职或临时工）则可能需要更加选择性地使用。

技能熟练度

资源的技能熟练度在其使用效率中扮演了重要角色，因为它决定了资源可以被利用的效率。技能高超且经验丰富的资源能够更快、更准确地完成任务，从而产出更高质量的成果并提升生产力。这反过来又能带来更高的资源使用效率，因为能够在更短的时间内完成更多的工作。相反，技能一般的资源可能在能执行的任务类型上存在限制，这可能会导致使用率降低。

这些因素在决策资源如何被利用时起着关键作用。

资源利用与资源分配有什么不同？

资源分配是将合适的资源指派给合适的任务或项目的过程，主要关注点是在所有当前和计划中的项目间高效地规划和分配资源。

与此相反，资源利用是衡量资源相对于其可用性或容量的使用情况。资源利用的主要目的是评估资源是否得到了充分的利用，并识别提高生产力、减少容量浪费或在必要时重新分配资源的可能性。

在项目开始前，管理者会根据资源的容量将其分配给任务。一旦分配完成，他们会在项目的整个生命周期中定期监测每个资源的利用率，以确保员工既不会过度工作也不会工作不足。

如何衡量不同类型的资源利用率？

总体资源利用率是衡量成本中心性能的一个主要指标，它可以进一步划分为三个子类别：可计费利用率、非计费利用率和战略性利用率。

总体资源利用率

这是一种衡量资源相对于其可用性或容量的总体使用情况的方法。它考虑了员工在可计费、非计费以及战略活动上花费的总时间。通过比较员工的总资源容量与其被分配的总工作量来进行计算，公式为：总体资源利用率 = (实际使用/分配的总时间)/资源容量

可计费资源利用率

这是衡量资源在可计费工作上使用情况的一种方法，与资源的容量或可用性相关。这里的可计费时间指的是客户已承诺支付费用的时间。

公式为：可计费资源利用率 = (实际的可计费时间/分配的可计费时间)/资源容量

非计费资源利用率

这是衡量资源在不能向客户计费的活动上花费时间的方法，通常与日常业务活动、内部会议、行政管理、培训和研讨会、投标工作等相关。

公式为：非计费资源利用率 = (实际的非计费时间/分配的非计费时间)/资源容量

战略性资源利用率

这是衡量资源在战略项目上使用情况的方法，指的是资源在与组织长期目标相关的战略活动上花费的时间。

公式为：战略性资源利用率 = 实际的战略时间/分配的战略时间

如何跟踪资源利用率？

分析预测与实际报告

为了评估员工的生产力，重要的是要持续关注资源利用水平。使用先进的资源跟踪工具可以帮助实时跟踪资源和项目的性能。

一个强大的资源调度工具可以让管理者定期检查不同维度的资源利用水平，并使用实际与预测利用率的报告进行比较。实际的工时数据来自工时表，而预测数据则基于资源的计划。

监控不同类别的资源利用

定期监控和跟踪资源在不同类别下的利用情况是非常重要的。可以追踪的主要资源利用类别包括：特定项目、团队或个人。

• 项目：对于项目，将考虑特定项目中所有资源的累积利用率。
• 团队：对于团队，特别是在共享服务模型中，有效地追踪和监控团队的利用率是必要的，他们可能基于工单处理特定问题或在多个项目经理下工作。
• 个人：对于个人，通过跟踪个人被分配的工作与其资源容量，管理者可以评估资源的表现，确保资源不会过度使用或使用不足。

如何最大化生产力利用率？

达到100%的资源利用率并不总意味着这些资源在生产上被有效使用。很重要的一点是要确保他们不仅仅被安排做一些日常的行政工作。因此，资源管理者需要保证资源的利用不仅仅是忙碌，而且要确保他们的技能得到最大程度的发挥。

提高资源利用效率的关键在于如何在不耗尽资源的情况下提高利用率。

在这方面，合适的企业资源管理工具可以提供帮助。

实时了解资源计划

为了避免诸如双重预定、资源过度或不足分配等问题，组织需要实时了解当前和未来的资源安排情况。一款多维资源调度软件可以帮助获取人才池及其分配情况的全景视图。

人员排期计划表：截取自PingCode

项目计划跟踪：截取自PingCode

这样的工具能帮助管理者根据资源的技能、可用时间和兴趣，将他们合理地分配到适当的项目任务上。它还可以帮助管理者掌握资源即将到来的假期、带薪休假和请假情况。通过这种详细了解员工的安排，管理者可以确保关键资源在项目启动和执行时的可用性。

识别资源的过度和不足利用

当工作分配不符合资源的实际容量时，就会导致资源的过度或不足利用。资源可见性不足可能导致这种情况，因为它可能会造成双重预定，进而导致资源过度分配。

正确的资源管理工具能够追踪资源利用率，并在项目中发现资源过度或不足利用的情况。因此，它使组织能够维持资源的最优利用率和健康的资源指标。

提前预测资源利用情况

通过先进的预测技术，管理者可以提前了解资源利用情况。这种预见性帮助管理者避免资源过度和不足利用的情况发生。

此外，提前预测资源利用情况还使管理者能够采取纠正措施，确保工作负荷均匀分配。他们可以定期将资源从优先级较低的任务转移至优先级较高、能够产生收入的工作中，从而提高生产性利用。

有效管理待命资源

在任何组织中，有效管理待命资源是一项持续的活动，需要策略性的处理。减少待命时间意味着最小化非计费小时数，确保资源被分配到可计费或战略性工作上。

合适的资源管理软件可以帮助管理者提前预测管道项目的需求。通过使用项目空缺和待命报告，他们可以提前解决空缺，安排合适的待命资源填补这些空缺。

减少资源的非计费活动

对于组织而言，通过最佳资源分配监控其高技能资源的总体可计费利用率非常重要。资源只有在其工作小时被用于可计费或战略性工作并且完全利用其容量时才具有盈利性。

资源管理者应进行利用率分析，并监控资源，以确保他们在日常任务如会议和讨论上花费的时间最少。这有助于提高计费能力，防止员工表现不佳，实现最大的生产力和盈利能力。

以更智能的方式追踪资源利用

资源是任何组织中最重要的资产，优化资源利用对于提高生产力和盈利能力至关重要。如果在监控员工利用率方面遇到困难，可能需要重新考虑是否使用了正确的资源管理技术和工具。

获取可靠的信息是帮助管理者优化劳动力和确保资源得到最大利用的最佳方式之一。实时的资源利用报告使管理者能够提前理解挑战并采取策略。