内容简介： P.A.R.A是一个轻量级的个人知识管理系统，可以减轻大脑负担，提高工作生活的效率。第一部分，主要讲的是理论，这一篇（第二部分），侧重于实践：如何区分“项目”和“领域”、“资源”和“领域”，文件如何在四个大类之间流转及常见问题。
读完本文后，对如何选择P.A.R.A的分类，会有更深的理解。
建议先阅读第一部分：如何用P.A.R.A方法构建第二大脑，让生活更轻松。
上个月我出版了《P.A.R.A.方法：一个管理数字信息的通用系统》。它描述了一个简单、轻量级、但又极其灵活的系统，可以用于管理所有软件上的所有数字信息。
它的反馈很好，所以我把如何使用P.A.R.A做成了在线训练营，即建立第二大脑（Building a Second Brain ，BASB)，它将是该课程其它部分的基础。
“我现在正生活在PARA的生活方式中，我再也不会回去了，这种方式不仅在于生产力，而且在于幸福和轻松的心态。”
-杜格-冯-科霍恩，BASB毕业生
这篇文章是P.A.R.A.的操作手册，更深入地探讨“项目的内部流动”。即使你不打算完全使用这套方法，里面也有很多值得参考的地方，用到自己的系统中。
这篇文章3个主要部分是：
- 定义和区别
- 流动和维护
- 常见问题
1. 定义和区别
下面重温一下这4个类别的定义：
因为我们的目标是：如何尽可能无障碍地，决定存放信息的位置，所以我将做更多的解释，来说明这四种类别的差异。
项目（projects）和领域（Areas）
有一条评论是这样的：
“如果没有项目，那么应该在`领域` 笔记本组里，放什么呢？“
评论者想知道：为什么我把“项目”和“领域”放在不同的类别里。
这里有一个微妙的架构问题：为什么我没有把“项目”直接放到“领域”里？每次用到“项目”的时候，深入“领域”里寻找。
我这里有3个原因：
第一个原因，就是我在上一章讲过的：把极少数要编辑和大量无需编辑的笔记分开，非常重要。 比如说，你有大量关于“产品开发”这样一个广泛领域的笔记和文件，而只有极少数与“xx新产品发布” 相关的、需要编辑的笔记。
每次在一大堆无需编辑的笔记里，找到要编辑的笔记，会非常费时费力。
第二个原因：视觉混乱。 我们可以看看左下图：如果以“领域”作为最大的分类，即使把其他所有的笔记本组都折叠，我还是需要面对22个笔记本。这意味着，每次找要编辑的笔记，我需要点开22个笔记本，非常麻烦。
再看看右下角的图片，只有4个大分类，非常简单，每个分类都可以根据需要展开或隐藏。
第三，为了让“项目”快速流转，我们需要把待流转的项目都放在一起。 就像你想快速完成任务，就应该把它们集中放在一个任务管理器或者待办清单上。
想象一下，如果我要回顾一下所有的项目，就需要钻进22个独立的“领域“笔记本里找，这非常繁琐，更繁琐的是：这些笔记本还在5~6个不同的平台。
有一点需要注意的是，把“项目”和“领域”直接联系起来，并没有那么重要。因为“项目”我们每天都在做，不可能忘了它属于哪个“领域”/类别。
但是在日常生活中，很容易忽视“项目”的目标，所以，在我看来，更重要的是：要把项目与各自的目标联系起来，而不是与“领域”。
“领域” vs “资源”
一些留言说，很难区分”领域”与“资源”。因为无法根据可操作性、不可操作性来区分它们，所以这个问题有点棘手。
这里的关键是：“领域”是你要负责的地方，而“资源”仅仅是感兴趣的地方。
责任（领域）是你在生活中承担的角色（例如配偶、母亲/父亲、团队领导、足球教练）、工作中承担的角色（例如产品开发、公司简报、法律），以及生活中要持续关注的事情（锻炼、财务、房地产、宠物）。
“资源” 是兴趣（网页设计、众筹、木工、飞盘高尔夫、生物黑客）、主题（心理学、政治、领导力、诚信）和有价值的资料（图片、排版链接、营销刷卡文件、产品推荐、代码片段）。我甚至对“资源”笔记本使用小写的标题，以提醒自己它们只是兴趣，而对“领域”笔记本使用大写的标题。
这里有个注意事项：把与个人有关的信息，放到“领域”里；而把一般有用的资料，放在“资源”里。例如，和我健康有关的信息，比如血型、就诊记录、疫苗接种记录（所有的东西只与我个人有关）放到“领域”里； 而把与锻炼相关的信息，例如锻炼研究、关于锻炼有趣的文章，及训练方案，我会放到“资源”里。
这样，我可以随时分享我的笔记本，而不怕个人信息泄露。通过链接的方式，把“领域”笔记本和“资源”笔记本联系起来 （例如我个人的训练方案，会链接到一篇关于训练方法研究的文章）。
资源是可以共享的，领域是我研究的东西，未脱敏的，且在持续更新中的。 在资源中可以"链接"领域中的内容，但没有共享（复制）领域中的个人信息。
LCS
2.流动和维护
P.A.R.A和其它知识管理方案的主要区别：它不是一个静态的系统，而是一个动态的系统。 它的优点不在于需要繁琐规则的“知识”库存，而在于四个类别之间不断的信息流动。
项目在这四个类别之间的快速流动，别把它看作是需要管理的风险，把它看做维护系统运转的操作就行了。
对于一些信息（无论是一行字、一张图、一个笔记或整个笔记本），在四个主要类别中流动时，都有一些规则：
P. “项目（projects)” 的流动
项目 转移到 领域
开始时，是一个有完成期限的“项目”， 有可能变成一个长期、持续的“领域”。 随着时间的推移，对某件事的投入会增加或减少。
比如说，有一个“项目”是为团队招一个人，后来他变成了一个需要持续管理的下属。 再比如：你可能会尝试一个新的爱好，作为副业，然后无限期地投入时间，最后变成了一个“领域”。
项目 转移到 资源
在一个项目的执行过程中，会产生各种“中间工作”，例如：头脑风暴、笔记、背景调研，图表、采访等。 它们虽然有价值，但是不会进入最终产品。
当你完成一个项目，把它转到“档案”之前，最好快速浏览一下，找出对未来项目有用的材料。
根据我的经验，这些资料不多，对项目的作用有限，但是它在未来可能会创造巨大的价值。
项目 转移到 档案
由于我们的目标是项目快速周转， 所以这是最常用的流程：把已经完成的或不活跃的“项目”转移到“档案”，以供将来参考。
A. “领域”的流动
领域 转移到 项目
当开始一个新的项目时，常常会发现以前搜集的东西，对新项目有潜在的作用。
比如说，在“领域”里，你有一个笔记本，搜集了很多和旅行相关的资料。有一天，你新建了一个“项目”， 是计划安排去巴厘岛旅行。
这时，就可以把相关的资料，从“领域”里，移动到一个新“项目“（巴厘岛）里，作为计划的种子。
领域 转移到 资源
之前说过，把与个人有关的信息，要放到“领域”里，把一般的信息，放到“资源”里。
但是你会发现，有时只与个人有关的信息，可能会为他人提供价值。
例如，多年来，我一直在收集时间管理数据，这些数据，可以作为一个案例来向他人展示。 所以，我把它移动到了“资源”里的“量化自我”文件夹里。
领域 转移到 档案
这种情况比较少。有时候，一个“领域”不在活跃，可以把它放到“档案”里。
比如，我一直在帮我父亲维护他的网站，这件事没有具体的结束日期。
但是最后我实在太忙了，无暇顾及这件事。 所以我就把它转移到了“档案”里。
这也适用于人际关系维护，它常常没有具体的结束日期。 但在搬家、换工作（换对象）后，之前的关系会变得不活跃了。
R.“资源”的流动
资源 转移到 项目
这实际上是“资源”笔记本最重要的用途之一。
以前只是感兴趣的东西，现在变成一个全新的项目。
例如，一位学习创建第二大脑的学员，对区块链很感兴趣。 一直在跟踪区块链技术，收集相关的新闻、研究和分析。
有一天，他意识到，可以把这个兴趣变成一门在线课程，向新手解释区块链的基础知识。 由于他已经有了一定知识的积累，不用再为从头开始而抓狂。
资源 转移到 领域
如果“资源”笔记本中的某条信息，可以用在生活中的某个“领域“，就会出现这种情况。
比如，在“资源”里，有一个“食谱”笔记本，其中的一个食谱，可以用在家庭健康上（为家人烹饪更健康的饭菜，属于一个需长期按照一定标准维护的“领域”）。
资源 转移到 档案
随着时间的推移，对一些兴趣爱好失去兴趣，是一件自然的事情。
你并不想删除这些信息，因为不知道它们什么时候会派上用场。
但是，如果你不把他们清理掉的话，你的资源文件夹变得凌乱不堪。
此时，最好的方法是把他们转移到“档案”里。我个人的例子包括“时间追踪”，“赞助/合作关系”和“HTML的笔记本”。
A.“档案”的流动
“档案” 转移到 “项目”
这是“档案”这个大分类最重要的功能之一。
在过去的项目中会有一些有用的信息，可以把它们用到现在的项目，或者把它们用到将来的项目里。
比如说与老客户的电话会议记录、对某个行业的背景研究，或者为某个设计项目拍摄的照片。
他们都是你利用积累的“智力资本”，来获得杠杆效应的主要方式之一。
“档案” 转移到 “领域”
你很久以前收集的信息，可能会突然变得与新责任有关。
比如说，你现在升职了，需要去管理他人。那么，过去工作中的绩效评估，就会派上用场。
再比如说，以前做室内设计项目搜集的杂志剪报，对现在重新装修公寓的计划，会很有帮助。
“档案” 转移到 “资源”
我发现有一种情况非常常见：过去已经结束，并且放到“档案”里的项目，一直在我脑海中盘旋，后来它成为了我的兴趣。
比如说，我做了一个咨询项目，需要了解一个新的行业。项目结束后，我想继续参与并关注这个行业的发展。这时，就可以把这个项目笔记本从“档案” 转移到“资源”里。
3.及时整理。
你可能会想，“什么时候应该做这些整理工作？把信息从一个笔记本转移到另一个笔记本。” 这样想的潜台词是：“世界上谁会无聊的做这些详细的记录！”
你可以在每天、每周或每月，安排固定的时间去整理笔记，但是，我不推荐这样做。
我的建议是：需要整理的时候，马上选择适当的时候去整理，而不是迂腐地、仅仅因为时间到了而去整理笔记。
这样小批量地、渐进式地对系统结构进行改进，要比花专门的时间、对系统进行大批量的更改，让人感到更轻松。
为什么呢？ 因为“整理东西”是一件大家永远不会去做的事情之一。
这是有原因的：因为它既需要花费时间，但是又不会有明确的回报或者影响。
在一个项目中，你是没有时间“停下来整理东西”的。因为你要急着赶工期。就是在项目结束后，你也不会这样做，因为你要急着去做下一个项目。你的部门计划中，没有“整理”这个计划。
所以这项工作一次又一次地被推迟，直到到达一个“崩溃点”，所有的系统开始崩溃。而这种崩溃又被归咎于“缺乏生产力”。
相反，当你浏览一个项目笔记时，及时地把它移动到更合适的地方。因为现在我们每天花在电子设备上的时间非常多，这样做的机会比你以为的要多的多。
在使用这套系统时，不要想着“完美”，不要担心犯错误。即使把“项目”放错了地方, 我们也可以使用搜索工具去找到它。
经常使用这套系统，你就会频繁地在这四个类别中切换，你会注意到很多小的优化和变化，它们会让你在未来更容易找到信息。
常见问题
这是我经常听到的一些问题，以及我自己的看法。如果你有别的看法，请在评论区留言告诉我。
要不要在每个软件里，为每个项目、领域和资源创建相应的笔记本，即使还没有什么东西要放进去。
简单的来说是“不”——要避免创建一堆可能永远不会使用的空笔记本或文件夹，这只会让你的工作空间变得凌乱不堪。
我的建议是：当真正有东西要放进去时，才会在Dropbox、Google网盘或任务管理器中创建相应的文件夹。
但有一种情况，是需要提前创建好所有的笔记本：就是当创建笔记本会给搜集信息带来不便时。 比如说，你喜欢在移动端收集大量的信息，但是在移动端即时创建文件夹是挺麻烦的。只有在“项目” “印象笔记”和我的”任务管理器”中。我才会预先创建所有的笔记本(及文件夹），以便收集资料时不会有障碍。
如何为资料选择软件呢？
对于我来说，这个问题是相当清楚的：我会根据软件的限制、及自己的需求来确定平台。
我用印象笔记来保存文本和图片，它的优势在于功能强大：可以将不同类型的资料保存在一个地方，还可以在不打开文件的情况下预览这些媒体文件。
我用Dropbox来保存一些大文件，如Photoshop、Illustrator、InDesign文件，或者一些需要单独存放的文件（例如客户提案，简历或者幻灯片），因为印象笔记不是为了处理大文件而设计的。
如果需要在线协作、群组编辑，或者希望其他人能够对文档添加评论或建议，我会使用Google Drive。
除此之外，我还会临时使用一些平台的独特功能。
拥有一个能涵盖大多数文件的系统，最大的好处是：对于少数例外的情况，我们有精力去思考把它放到哪里。因为大多数文件我们都不需要思考，按照规则放置就行了。
为什么要非常具体地划分领域？
有些人问，为什么我会把“领域”划分地这么具体？ 我把“领域”分成了22个笔记本组：
我自己觉得这样挺好。 这样做最大的好处是：它让我更容易确定在某个领域，是否达到了个人要求。
如果把“领域”仅仅划分为“工作”和“个人”， 很难确定我在哪个地方做的不好，哪些地方需要改进。
把生活划分成22个领域，可以让我更客观地评估它们。
如果我想提自己在某个领域的水平，很容易针对这个领域创建新的项目。
不同软件上的文件夹结构不一样了，怎么办？
随着时间的推移，你可能会发现：不同软件上的文件夹开始“漂移”。
这是因为不同的项目，使用不同的软件组合。比如说，在印象笔记上创建的项目，在Google drive或Dropbox上，根本找不到。
这其实也没啥大问题。 我们没必要在所有的软件上，保持文件夹结构的一致。 P.A.R.A 是一个非常有弹性的系统，有不一致，也不会对系统造成破坏。
我也会根据实际情况这样做：当不同软件上文件夹结构的不一致，让我找不到想要找的东西，或者是严重影响我的工作。这时，我会花时间重新对文件夹命名，保持不同平台上文件夹的一致性。
有一种例外的情况是：有些类型的文件夹只保存在一个地方，不需要在所有的软件上都有相应的文件夹。比如说，我的电话录音，只会自动保存在电脑上的一个文件夹里，不需要在别的软件上也有 “电话录音” 文件夹。
印象笔记只能创建250个笔记本，达到这个限制了该怎么办？
有几个网友指出，部分软件有创建笔记本数量的限制，比如说印象笔记，最多只能创建250个。
我目前有160个笔记本，3000多片笔记。也就是说最终会达到这个限制。
实际上这也不是什么大问题：在“档案”里，我有五个和过去工作有关的笔记本。把他们合并在一起也不是什么难事。但这也会导致找到其中的一条笔记的难度会增加。
但是请记住：我们的目标是让笔记更容易发现，而不是追求所谓的“完美”。对于大多数人来说，“聊胜于无“。
如何备份文件
现在很多的工具都是基于云存储的，会自动更新到云端。这对于设备之间的同步完全够用了。但是有一些文件对于我来说，是非常重要的，所以我需要一个B计划：
- 印象笔记： 我使用苹果系统自带的“时光机器Time Machine”来备份本地数据库。这个Mac OS内置的功能，能够每小时备份一次文件。这样做的好处是：即使这家公司消失了，我也能够手动从备份中恢复数据。
- 电脑文件： 由于我经常出差，所以我做好了笔记本电脑随时被丢（或被盗），而不会有数据损失的准备。我电脑上的文件不仅备份到本地硬盘（我有时会连续几周不在本地），一些重要的文件夹（比如P.A.R.A文件夹）、视频、照片，我还会让它们与drop box保持同步。
- Google Drive： 如果你使用Google Drive的云存储服务，只需安装它的桌面客户端，并选择想在电脑端同步的文件，它就会自动保持云端和电脑端文件一致。你也可以使用谷歌的导出功能，定期对数据进行完全备份。还可以选择一些第三方的服务，例如Spanning, Syscloud, 或者 Backupify（备注：这些服务我没验证过）。
最终的结果是：你捕捉的每一个想法都会收到三层保护，让你更有信心对你的个人知识库进投资。
注释：
- 原文链接：https://fortelabs.com/blog/p-a-r-a-ii-operations-manual/)
- 参考译文：https://www.notion.so/PARA-Part-2-Operations-Manual-Forte-Labs-1ab49450d15a4e1fae7b305174bed093