PARA笔记系统：简单高效管理个人信息及资料

内容简介：

在学习、工作中，会积累越来越多的资料。 资料一多，会导致混乱。有时找个资料，需要花半天时间。

这套简单、高效的笔记管理方法——PARA，把所有的事情，分成简单的4类。

这套系统已经流行了十余年，被很多人验证有效。笔者自己也用了有1年多，感觉很有效。

作者是Tiago Forte，个人知识管理专家和畅销书《 构建第二大脑》的作者。

文中最棒的一句话：我们所说的“管理”很多时候实质上是伪装成的拖延。我们告诉自己我们正在“准备”或者“做研究”，假装这是进步。而事实上，我们在寻找任何小事情来打磨或整理，以避免面对我们害怕的任务。

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正文

想一想，如果有一个完美的信息管理系统。

这个系统能够精确地告诉你如何存放生活中的每一条信息——每一个文档、文件、笔记、议程、提纲和研究资料，并且在你需要的时候能够精准找到它们。

这样的系统必须非常易于设置，而且维护起来更为简单。因为，只有那些最简单、最轻松的习惯才能持久。

它需要足够灵活，能够适应你生活中不同阶段的需求，同时也要全面到足以让你在存储信息的各种地方——比如你电脑的文件系统、云存储服务（例如Dropbox或Google Drive）或者数字笔记应用——都能使用。

但最关键的是，理想的管理系统，应该能直接带来你事业和生活上的实际好处。它能显著加快你完成项目和实现那些对你来说最重要目标的速度。

换言之，一个理想的管理生活系统应该能够指导你采取行动。

它不会给你的道路上增添障碍，延迟那些真正能带来变化的行动，反而会让这些行动变得更近，更容易开始和完成。

经过十多年的个人尝试，教导成千上万名学生，以及指导世界级的专业人士，我开发出了这样一个系统。

这就是PARA——一个简单、全面且极具灵活性的系统，适用于任何平台上的所有类型的数字信息管理。

我向你保证，它不仅能为你的生活带来秩序，还能提供一套技能工具，让你熟练掌控信息流，实现任何你下定决心要达成的目标。

4个类别涵盖你的整个生活

PARA建立在一个简单的发现之上：你生活中的所有信息实际上只包含四个类别。

P: PROJECT-项目 -短期工作或生活中你现在正在进行的事项

A: Area-领域 -你想要长期管理的责任

R: Resource-资源

• 可能在未来有用的话题或兴趣

A: Archive-档案 – 来自其他三个类别的非活动项目

• 来自上述三个类别的非活动项目

你有正在积极进行的项目（project）——无论是你工作还是个人生活中的短期努力，你都是带着特定目标来进行的。例如：

• 完成网页设计
• 购买新电脑
• 撰写研究报告
• 翻新浴室
• 完成西班牙语课程
• 布置新的客厅家具

你需要负责的领域（area）——你工作和生活中重要的部分，需要你持续关注的。这些可能包括：

• 工作责任，比如市场营销、人力资源、产品管理、研发、直属下属或工程
• 个人责任，比如健康、财务、孩子、写作爱好者、汽车或家庭

接着，你有资源（resource），这些是你感兴趣并且正在学习的各种主题，如：

• 平面设计
• 个人生产力
• 有机园艺
• 咖啡
• 现代建筑
• 网页设计
• 英语
• 法国文学
• 笔记
• 呼吸练习
• 习惯养成
• 摄影
• 营销资产

最后，你有档案（archives），这些包括前三个类别中不再活跃，但你可能想要为将来参考的内容：

• 你已经完成或暂停的项目
• 不再活跃或不再相关的领域
• 你不再感兴趣的资源

就这样！四个顶级文件夹——项目、领域、资源和档案——每个文件夹下都包含一些子文件夹，分别用于你生活中的每一个活跃项目、责任领域、资源和存档。

你可能难以置信，像你这样复杂、现代的生活，实际上可以简化为四个类别。你可能会觉得自己要处理的事情远不止这个简单系统所能涵盖的。

但这正是关键所在：如果你的管理系统与你的生活一样复杂，那么维护它所需的努力，最终将消耗掉你本应用于生活的时间和精力。

你用来管理信息的系统必须简单到可以让你释放注意力，而不是占用你更多的注意力。

你的系统应该是给你时间，而不是占用你的时间。

关键原则——按项目和目标管理信息

我们大多数人最初是在学校学会如何管理信息的。我们被教导按学科分类我们的课堂笔记、讲义和学习材料，比如数学、历史或化学。

但不知不觉中，我们把这种方法带入了成年生活。我们继续按照像“市场营销”、“心理学”、“商业”或者“创意”这样宽泛的主题来分类我们的文档和文件。

这在你结束学术生涯后毫无意义。在职场上，没有课程、没有考试、没有成绩，也没有文凭。没有老师会告诉你期末考试要写些什么，因为根本就没有期末考。

你真正拥有的，无论是在工作还是在生活中，都是你正在努力实现的结果。你可能在努力推出一款新产品，规划一次家庭度假，做出一个关键决策，找到你所在社区的日托服务，发表一篇新文章，或者达到一个季度销售目标。

在忙碌的一天中，当你在努力实现这些目标时，绝对没有时间去翻遍像“心理学”这样庞大的类别，来寻找需要的那一条信息。

与其像在学校时那样根据广泛的主题管理信息，我建议你根据你现在所做的项目和目标来管理它们。这就是所谓的“以可行性作为管理原则”，这是我在本书中将一再强调的概念。

例如，当你坐下来进行平面设计项目时，你需要将所有相关的笔记、文档、素材和其他资料都整理在一个地方，随时准备使用。

这听起来或许显而易见，但实际上与大多数人的做法完全相反。大多数人倾向于将所有相关的材料分散在不同的地方，甚至可能需要半小时才能找齐。

你如何确保所有与每个项目或目标相关的材料都集中在一个地方？你需要从一开始就这样管理它们。这样你就能确切地知道应该把每样东西放在哪里，以及在需要时在哪里找到它们。

按项目管理的力量

多年来，我在旧金山湾区担任生产力教练。那是科技热潮的高峰期，来自世界上一些最有影响力的公司的高效能专业人士都在寻找提升自己表现的任何可能。我很乐意提供帮助。

我曾在南旧金山一个风景如画的校园里指导过一家知名生物技术公司的几位高管。我记得有一天春光明媚，我在等待我的下一位客户：一位负责开发几种新救命药物的高级主任。

他到了之后，我们的辅导会议就像往常一样开始，我问了一个简单的问题：“你有项目清单吗？”

作为生产力教练，我与客户合作时的第一件事总是要求他们向我展示他们的项目列表。这是为了让我了解他们所从事的工作类型、他们当前的工作量以及他们想要推动的优先事项和成果。

他回答说“当然有！”然后，他迅速地从记忆中写下一个列表（这是第一个警示信号）并递给我，列表是这样的：

My Project List 我的项目列表

1. Hiring/staffing (招聘/人员配置)
2. Events (活动)
3. Direct reports (直接报告)
4. Strategic planning (战略规划)
5. Research (研究)
6. Vacations (假期)
7. Professional development (专业发展)
8. Productivity (生产力)

你看出问题了吗？再仔细看一次。

根据我们之前的定义，列表上没有一项是实际的项目。”战略规划”会有一个最终的结束吗？有没有一天你能永久地从你的列表上划掉“假期”？希望不是这样！

实际上，这个列表上的每一项都是一个责任领域（area）。这听起来像是在玩文字游戏，但其实并非如此。我已经意识到，无论你有多聪明或多有动力，直到你将你的责任领域细分成具体的项目，你都无法做到两件关键的事情。

1.你无法真正了解自己所承担的任务有多广泛

我经常听到人们抱怨他们“没有多余的精力”。我能理解——你有多少时间感觉自己负担过重了？

但只要你仍然用领域的视角来看待你的工作，你就永远不会真正知道你承担了多少。看看上面的列表，“招聘”代表多大的工作量？这可能是从每六个月一次的兼职招聘到这个季度需要填补的50个职位之间的任何情况。

一眼是看不出来的，这种不确定性会让每个领域都感觉比实际重要得多。

想象一下，如果你确定了招聘中的每个项目，并且每天都看着那个列表。那不是会更容易判断还有多少工作要做，以及下一步应该做什么吗？例如：

招聘项目示例

Hiring Projects 招聘项目

1. Hire an “Engineering Manager” (招聘一名“工程经理”)
2. Hire a “Project Analyst” (招聘一名“项目分析师”)
3. Hire a “Marketing Director” (招聘一名“市场总监”)
4. Hire a “Field Researcher” (招聘一名“实地研究员”)
5. Hire a “Financial Manager” (招聘一名“财务经理”)

2.你无法将你当前的努力与你的长期目标联系起来

知识工作最具挑战性（但也最有回报）的方面之一是它需要我们的创造力。

而创造力是无法在没有动力的情况下持续的。如果你感到筋疲力尽和情绪低落，你就无法继续进行你最佳的思考和贡献你最好的创意。

我们的动力依赖于什么？主要是我们取得持续的进步。如果我们知道这些努力是在通往某个目标，我们可以承受相当多的压力和挫折。

这就引出了第二个问题：如果没有一个具体的项目列表，你就无法将你当前的努力与你的长期目标联系起来。

再看看上面的列表。列表上的事项都不会结束或改变——这就是责任领域（area）的特点，它会无限期地持续下去。

现在想象一下，每周、每月，甚至是年复一年，醒来面对着同样一份永无止境的责任清单的心理影响。不管你工作得多么努力，那个似乎永无止境的地平线好像永远都不会近一些。

说实话，如果我想要摧毁你的动力，我可能都无法设计出更好的方法。

当你把你的职责分解成小项目时，你就确保了你的项目列表在不断更新。这种更新会创造出一种规律的胜利节奏，每次你成功完成一个项目时，你都可以庆祝一次。想象一下，如果你把广泛的“活动”领域分解成你负责的每一个单独活动，你会有多么的有动力和成就感：

活动项目示例

Event Projects 活动项目

1. Quarterly staff retreat (季度员工研讨会)
2. Annual stakeholder conference (年度股东大会)
3. Workshop on research methods (研究方法研讨班)
4. End-of-year hiring fair (年末招聘展会)
5. Executive summer retreat (高层管理暑期休息活动)

不管你的职责范围有多广泛，你总是可以把它们分解成更小的项目。如果你想知道自己是否真正朝着目标取得进展，这是必须要做的。

为你想要的生活而管理

使用PARA系统不仅仅是关于创建一些文件夹来存放东西。

它关乎于识别你工作和生活的结构——你致力于什么，你想改变什么，以及你想去哪里。它关乎于以这样一种方式管理信息，让这些信息支持并呼唤着你想要过的未来生活。

我们所说的“管理”很多时候实质上是伪装成的拖延。我们告诉自己我们正在“准备”或者“做研究”，假装这是进步。而事实上，我们在寻找任何小事情来打磨或整理，以避免面对我们害怕的任务。

PARA方法切断了这种伪装，提供了一种管理一切的极简方法，如此简单以至于没有任何借口，除了采取下一个必要的步骤之外别无选择。

它是一种极简主义的方式，为你的环境增添刚好足够的秩序，让你有清晰的前进方向，不再多余。

虽然还有其他更复杂、更精细和更专业化的管理信息的方法，但只有PARA能够经受时间的考验，因为它给予你的时间比它消耗的要多。