近期,大家都在做年度工作总结的准备了,在互相交流的时候,提到了一个值得思考的话题——“如何能提高项目的成功率?”。对于项目经理来说,都希望能找到一些通用的经验直接复制粘贴在自己的项目上,促进项目的成功,大家都纷纷发表了自己的见解。
虽然每个项目都具有一定的独特性,但大家都有自己的一些心得体验,经过整理后,还是找到了一些标准的管理流程以及思路,可以用来提高项目的成功率。
总结一下,大家从管理思路、管理流程以及工具上分别给出了一些经验和建议。下面给大家详细展开分享,供大家参考学习,也欢迎大家进一步交流、分享自己的管理经验。
1.采用闭环思维进行项目管理
这是一位资深项目管理大佬提出的建议,这是他在做项目时,一直坚持使用的管理思维,虽然很常见,但要严格执行还是很难的。常规的项目管理包含是启动、计划、执行、控制以及收尾五大过程组,但每个过程组里都可以采用闭环思维来开展、并严格执行。
“闭环思维”的概念最早由美国质量管理专家休哈特博士提出,他将管理流程分成计划,执行,检查,行动四个过程,一个循环解决一些问题,未解决的问题将进入下一个循环,如此周而复始持续运转,直到问题全部被解决。
这位大佬还提出,五大过程组也要合理的分配精力去关注,很多新手项目经理,一上项目就快速进入到执行和控制阶段,但是往往与既定的目标渐行渐远。首先需要让项目经理花费更多精力的其实是计划阶段,计划做的详细全面,后续的执行过程才能达到事半功倍的效果。其次需要更多精力关注的是控制阶段,在执行过程中及时的纠偏也是重要的一步;往后依次是执行阶段、收尾以及启动阶段。
2.标准化的管理流程
第二点是具体的管理流程梳理,这也是基于五大过程组来展开的,找到了一些需要重点关注的方面:
项目启动阶段——明确项目目标和范围;
项目计划阶段——将项目目标拆解为详细的项目计划;
项目执行监控阶段——持续的监控和评估、灵活的变更管理和风险控制。
2.1项目启动阶段——明确项目目标和范围
项目经理在拿到项目后,首先就要确定项目目标和范围,并传达给团队成员以达成共识。
项目经理这时候需要重视项目启动会的作用,这会决定你后面的工作能否顺利开展。会议需要邀请项目发起人、团队成员、高层领导、客户和其他相关方等人参加,除了介绍项目的目标、项目主要里程碑,还可以对项目角色进行定义和分工、职责明确,后续也能减少踢皮球的情况。
2.2项目计划阶段——将项目目标拆解为详细的项目计划
这一阶段的重点就是将项目目标拆解为详细的项目计划,项目颗粒度要分解到个人可完成、可测量的程度。
项目经理可以制定两个计划:首先是里程碑计划,方便向上汇报以及高层领导进行进度跟踪使用;其次是面向团队成员的WBS计划,进行具体的项目任务分配和指定责任人、明确各个项目任务的完成时间,方便项目经理以及项目成员进行具体任务跟进使用。
2.3项目执行监控阶段——持续的监控和评估、灵活的变更管理和风险控制
项目的执行和监控这两个过程组是同时进行的,一旦项目开始执行,项目经理就需要进行持续的监控和评估,定期监控项目的进展、资源利用和风险问题项等等多个方面。
如果发现有项目进度延误、需求不得不变更这些情况,就需要及时识别、评估并进行调整。当项目有风险出现时,就应迅速反应,按照风险管理的标准管理流程进行风险控制;当项目不得不变更时,也要有规范化的变更管理流程应对。
3.选择适合的项目管理工具,并有效利用
上面分别分享了管理思路以及管理流程相关的内容,第三点就不得不提到工具了,工具是辅助以上管理方法落地的重要支撑。管理的过程中会遇到各种各样的问题,例如项目分解后,由于团队成员众多,进度难以追踪、反馈有延误、不准确;口头布置的工作,时间久了就遗漏了;项目资源的使用情况无法跟踪,大家忙闲不均等。这些难题可以尝试着利用工具来解决,而选择一款合适的工具也尤为重要。
提出这点建议的是位从事项目管理行业数十年的大佬,他所在的公司主要负责一些合同交付类的项目,项目数量大、周期长短不一,管理起来比较费力。他们公司在选择工具时,没有考虑任务协作类的工具,首先是不适用他们的公司情况;其次是随着发展,后期业务会逐步增加,会需要管理更全面的工具。
目前他使用的是一款项目组合管理类的产品(易趋EasyTrack PPM),下面也简要分享下,利用管理软件是如何将上述提到的两大点进行落地的。
3.1项目全过程进行闭环管理
借助这款项目管理管理软件,可以覆盖项目的五大过程组(启动、计划、执行、控制以及收尾)。
项目前期可以在系统上的登记详细的项目信息,其次可以在商业论证模块制定采购需求计划、资源需求计划、成本以及收益预算来辅助项目的可行性分析。
(易趋 项目信息视图)
在项目计划阶段也可以根据需求制定两级计划(里程碑计划以及WBS计划)。对于初级项目经理比较友好的是,系统自带多个不同业务类型的计划模板,可以直接复用。
计划审批通过后,项目任务就会下达给各个项目组成员,方便他们进行进度反馈;同时在两个计划上就可以一目了然看到不同项目任务的具体进度、责任人,方便项目经理进行项目监控。
(易趋 管理阶段视图)
在收尾环节,各个项目有价值的资料都可以上传至项目知识库,便于后续学习复用,同时还支持项目文档库的建立和维护,溯源起来更加便捷了,整理纸质文档的痛苦就可以摆脱。
(易趋 项目文档库视图)
3.2两级计划将项目目标切实落地
上面也简要提到过系统支持两级计划的制定,首先是面向管理层的里程碑计划:
项目经理可以借助系统制定里程碑计划,对关键阶段以及交付物设置审批/评审流程,引导领导进一步关注和参与项目,系统实时展示各个阶段的完成情况,确保项目整体目标不偏离。
根据里程碑计划,项目经理还能借助系统制定详细的WBS计划:
项目任务支持多个层级的建立。每个项目任务可设置责任人、完成时间点、所需工期以及各个任务之间的依赖关系;还会通过红黄绿灯展示各个项目任务的完成情况,项目进度的追踪轻松多了。
(易趋 WBS计划视图)
3.3风险提前识别预测
对于项目执行以及监控过程中,比较重要的风险管理模块,借助系统也可以进行闭环管理。项目经理如何能提前识别项目风险呢?更为及时的方式是通过项目监控报警提示,提前进行风险识别,当项目计划中任务有稍微延误的情况时,会亮黄灯提醒项目经理多加关注。
在风险识别后,项目经理就能在风险管理模块建立风险相关的详细信息,包括项目的风险类型、发生的概率、影响程度、风险等级、应对策略等等;同时还能进行风险闭环管理,包括识别风险、分析风险以及跟踪风险这几个工作流程。
当风险消除/转化为问题项才会关闭;转化为问题项后,就在问题管理模块继续进行闭环管理,确保每个风险和问题都不遗漏。
(易趋 风险管理视图)
3.4变更管理更加全面灵活
风险/问题的发生,往往伴随着变更的出现,而不规范的变更管理,会进一步造成项目范围的无限蔓延以及项目进度的延期。
借助易趋项目管理软件,能有效实施规范化的变更管理。当重大阶段发现变更/WBS发生调整时,项目经理可以直接在计划页面上进行修订,当审批通过后,会即时生成新的基准版本,便于项目经理持续进行跟踪。同时系统能进行不同项目计划的版本对比,高层/项目经理能快速发现变更的内容,并进行科学决策。
(易趋项目计划版本对比视图)
通过以上几点,就能将前面的管理思路和流程进行有效落地,这位大佬说,通过项目管理软件的辅助,项目管理的效率以及项目的成功率也有了实质性的提高。当然选择项目管理软件,还是适合自己公司和项目的情况最好。
4.总结
来个总结,项目经理可以从这几点着手,提升项目成功率:采用闭环思维、建立标准化的管理流程以及选择适合的项目管理工具,并有效利用,来进行项目管理。项目管理软件的选择,适合自身情况的最好。如果大家还有更多的想法,欢迎评论区交流。
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