PMP学习笔记《第十二章 项目采购管理》

3 个过程：

1、规划采购管理：做出采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方、准备获取建议；

2、实施采购：获取卖方应答、选择卖方、授予合同；

3、控制采购：管理采购关系、监督合同执行情况、根据需要变更和采取纠正措施；

注意：

采购章节，我们是站在甲方的角度

其他章节，我们是站在乙方的角度

1 12.1 规划采购管理：

1、定义：记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方。

2、规划采购管理的输入：组织过程资产（合同类型）

1）总价合同：适用于范围定义清楚、对采购工作很熟悉；

2）成本补偿合同：范围在开始时无法准确定义，而需要在以后进行调整，或者项目工作存在较高的风险，就可以采用成本补偿合同，使项目具有较大的灵活性。

3）工料合同：范围相对明确，但工程量不易确定，规模不大，比较简单，又需要快速​签合同的项目。

3、规划采购管理的工具：自制或外购分析

一个重要工具，是考虑团队自行开发，还是向外部购买

4、规划采购管理的工具：供方选择分析

应该在采购文件中写明评估方法，让投标人了解将被如何评估。

常用的选择方法：

最低成本：适用于标准化或常规化采购

仅凭资质：适用于采购价值小，不值得花费精力

基于质量或技术方案得分

基于质量和成本

唯一来源：只选择特定卖方

固定预算：在成本固定的基础上做选择

5、规划采购管理的输出：采购管理计划

是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准；风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险；拟使用的预审合格的卖方（如果有）等。

6、规划采购管理的输出：采购工作说明书 SOW

根据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书，对将要包含在合同中的那一部分项目范围 进行定义。采购工作说明书应该详细描述采购的产品、服务或成果，以便让潜在的卖方确定他们是否有能力提供。

7、规划采购管理的输出：招标文件

用于征求潜在卖方的建议书。买方拟定的采购文件应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于对卖方应答进行评价。

不同类型的采购文件有不同的常用名称：信息邀请书、建议邀请书、报价邀请书等等。

8、规划采购管理的输出：供方选择标准

是招标文件的一部分，为了对卖方建议书进行评级打分。简单的采购局限于价格，复杂的采购有其他选择标准：能力、成本、交付日期、技术专长、相关经验、员工资质、财务稳健、管理经验、知识转移等。

9、规划采购管理的输出：独立估算

对于大型的采购，买方可以自行编制独立估算，或者邀请外部专业估算师做出成本估算，并将此作为标杆，用来与潜在卖方的应答作比较。如果两者之间存在明显差异：采购工作说明书存在缺陷或模糊；潜在卖方误解或未能完全响应采购工作说明书

2 12.2 实施采购：

1、定义：获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。实际上就是招标、投标、评标、定标的过程

2、实施采购的工具：投标人会议

又称承包商会议、供货商会议、投标前会议。在投标书或建议书提交之前，在买方或所有潜在卖方之间召开的会议。会议目的是保证所有潜在卖方对本项采购都有清楚且一致的理解，保证没有任何人会得到特别优待。为公平起见，买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题，以及买方所做出的每一个回答。要把对问题的回答，以修正案的形式纳入采购文件。

3、实施采购的工具：建议书评估

针对复杂的采购，应该根据买方的采购政策，规定一个正式的建议书评审流程。比如：专家判断、加权系统、筛选系统、卖方评级系统等等。

1）加权系统：定量的方法。用于对不同的评估因素设置权重，并求得加权总得分。

比如：30%财务方面，70%技术方面

A 供应商 财务方面 60 分，技术方面 80 分

B 供应商 财务方面 74 分，技术方面 78 分

问：该选择哪个供应商

这是计算题，这就是使用了加权系统，权重*得分，累计相加求出总得分，然后选择供应商

A：30%*60+70%*80=74

B：30%*74+70%*78=76.8

看看哪个得分高，谁高就定谁

2）筛选系统：用于对某些评估因素设置最低的门槛。

4、实施采购的工具：采购谈判

是指在合同签署前，对合同的结构、要求以及其他条款加以澄清，取得一致意见；谈判以形成买卖双方均可执行的合同文件而结束；

项目经理可以不是采购谈判的主谈人，项目经理和项目管理团队的其他人员可出席谈判会议，必要时提供协助。

5、实施采购的输出：协议

协议文件的主要内容有：工作说明书和可交付成果描述、进度计划、合同终止条款和替代争议解决、检查和验收标准、变更请求处理等。

3 12.3 控制采购：

1、过程定义：管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施，以及关闭合同的过程。

2、控制采购的输入：合同变更控制系统

规定了修改合同的过程，包括了文书工作、跟踪系统、争议解决程序、以及各种变更所需的审批层次。

3、控制采购的工具：检查

通过检查，可以验证卖方的工作过程或所完成的可交付成果对合同的遵守程度。

4、控制采购的工具：绩效审查

目标在于发现供应商履约情况的好坏，对照协议，对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析以审查合同工作的绩效。确定工作包提前或落后于进度计划、超出或低于预算，以及是否存在资源或质量问题。

5、控制采购的工具：索赔管理

根据合同规定对索赔进行记录、处理；如果无法自行解决，则按照合同中规定的替代争议解决；

6、控制采购的工具：审计

要定期或不定期的开展审计，总结合同履行方面的经验教训，提出相应的变更。

7、控制采购的输出：采购关闭

买方通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。