随着企业运营的数据化，信息已成为决策、优化和竞争的关键。然而，数据资产的价值，也使其成为了各种风险的目标。尤其在员工共享和外发文件时，无论是无意的错误操作还是恶意的信息窃取，都可能导致重要数据的风险暴露。因此，将如何管控企业文件外发权限落到实处，就显得至关重要。
一、文件外发风险
1. 文件泄露风险：在文件外发过程中，缺乏权限管控的文件容易被非法获取或泄露。
2. 文件扩散风险：外发文件在接收方内部可能被二次外发，无法控制文件的传播范围。
3. 无法审计风险：缺乏外发文件的操作记录，难以进行事后审计和追责。
4. 泄密责任风险：外发文件泄密后，难以界定泄密责任。
二、外发文件权限管控措施
1. 文件加密：对重要文件进行加密，确保外发文件处于保护状态。
2. 权限控制：设置外发文件的打开次数、查看时间、编辑权限等，以控制文件的使用权限。
3. 邮件白名单：设置邮件白名单，自动解密指定邮箱的外发文件。
4. 文件审批：对重要文件的外发实施审批流程，避免未经授权的外发。
5. 日志审计：记录外发文件的操作日志，进行事后审计。
6. 外发格式转换：将外发文件转换为不可编辑的格式，如PDF、图片等。
三、外发文件权限管控的注意点
1. 区分文件性质，对核心文件实施更严格的管控。
2. 确保外发文件权限与文件密级匹配。
3. 优化审批流程，提高工作效率。
4. 加强员工培训，提高数据安全意识。