一页纸项目管理方法(OOPM)背后的思想
——选自《一页纸IT项目管理：大道至简的实用管理沟通工具》
设想一下 ， 你的上司要求你快速提供一份项目报告 ， 内容包括以下方面 ：
- 项目的哪些部分是按进度进行的，哪些部分超前或落后于进度；
- 项目的每个主要任务都由谁负责；
- 项目执行预算和满足目标的情况如何 ， 有哪些主要问题；
- 目前的总体进展如何；
- 此外还要求你提供未来三个月的预测 。
你可能会想 这可是一件繁重的任务 ， 它将耗费我和团队的很多时间去收集和组织大量信息 ， 再将它们组织为易读的形式 。 由于这些时间并未直接花在项目工作上 ， 因此可能会导致团队业绩下降 。 而且 上司很有可能不会阅读所有信息 ， 因为事情总在变化 ， 上司也总是很忙 。
在参与了很多的项目之后 ， 我得出了这样一个结论 ： 为高管层提供所需信息很难 ， 想让信息易于理解也很难 ， 要想在不占用过多时间的前提下收集和提供信息同样很难 。
此外 ， 每个项目都有一个对它非常感兴趣的人群 ， 尽管这些人并不直接参与到项目中 。 然而 ， 很少有项目经理知道如何将信息有效地传递给这些人 。
这个人群可能包括董事会 、 高管层 、 供应商 、 客户和那些间接参与项目或影响项目结果的上级和下级 ， 等等 。 他们希望以一种省时的方式了解项目进展 ， 但又不想要分析得过于详细的冗长报告 。 但是 ， 他们也不希望沟通过于简单 、 不合理和空洞 ， 因为这样会产生很多他们无法回答的问题 。 相反 ， 他们希望有足够的信息来回答他们自己的问题 ， 但又不需要过多的信息 ， 以免被淹没在事实和数字中。
OPPM 提供了刚好能够满足需求且易于阅读的信息 。 它所回答的问题多于产生的问题 ， 这正是它成为一个有效沟通工具的原因所在 。
“ OPPM ” （ 一页纸项目管理方法 ） 能确保所有 IT 项目实现预期价值 ， 它对你来说意味着什么 ？ Clark 在《一页纸IT项目管理方法》中 介绍了一种高级方法和工具 ， 帮助你实现目标 。 本书是专为 IT 项目写的 ， 由于这些项目很少能成功地创造预期价值 ， 因此更需要全方位的帮助 ， 图 0-1 证实了这一点 。 造成这些问题的原因有两点 。 首先是 IT 有效性 ： 业务部门和 IT 部门之间很少能紧密协作 ， 而且双方对项目优先级的判断可能大相径庭 。 换言之 ， 他们无法形成一个可以有效管理的统一整体 。 其次是 IT 效率 ： IT 组织通常效率低下 ， 而且在开发和部署过程中缺乏敏捷性 。 在这两个问题的双重影响下 ， 很大一部分 IT 项目没有实现预期结果 。
用于 IT 项目的 OPPM 可帮助解决这些问题 。 它可以在以下 3 个领域提供帮助 。
1. 项目的组织 。 从项目开始就使用一个简单的多维 OPPM 是非常必要的 ， 因为它使得项目的所有部分一目了然 。 项目目标 、 任务和团队成员是制订成功项目规划的开始 。 OPPM 是一个高级规划 ， 在项目的日常执行中 ， 可以与其他项目管理工具一起使用 。 如果在项目前期没能发现潜在问题 ， 那么在项目后期解决问题的代价通常是高昂的 。
2. 建立一种公共可视语言 。 导致业务部门与 IT 部门脱节的问题之一是沟通用语 。 尽管他们通常讲的是同一个国家的语言或同一种文化的语言 ， 但有时会使用一些不好理解的 “ 业务用语 ” 和 “ 技术用语 ” 。 有些人将这称为 “ 行话 ” 。 OPPM 是公共目标 （ 即 IT 项目 ） 的可视化表示 。 它没有行话 ， 因此业务部门和 IT 部门都很容易理解 。 只需很少培训即可理解这种可视化语言 ， 增进交流 。
3. 提高 IT 与业务之间的协调性 。 将 OPPM 用做一个项目状态沟通工具 （ 每周或每月 ） 可以加强业务与 IT 之间的联系 。 这个简单的多维工具很容易理解 ， 并为业务部门提供了 IT 的透明视图 。 定期使用公共可视语言来交流项目状态的过程 ， 可以有效地提高 IT 与业务之间的协调性 。
摘自Dave Berg 的一段话：
我在 过去 10 年里 ， 曾在 3 家公司中将 OPPM 成功用于各种 IT 项目 ， 也亲身体验了上述种种获益 。 他做了 30 年的 CIO ， 负责过很多项目 。 近 10 年中最成功的项目都使用了这种 OPPM 方法和工具 。 方法本身并不能保证成功 ， 我们还需要管理很多变化的因素才能实现项目的预期价值 。 但是 ， 我发现这种工具本身是非常有效的 。
如何知道这种工具是否对你有效呢 ？ 是否应该阅读本书 ， 并在你自己的 IT 组织中推行 OPPM 实践呢 ？ 下面我谈一点儿我的经验 ， 以帮助回答这两个问题 。 我的职业生涯从 IBM 开始 ， 在 IBM 工作的 23 年中承担了大量的专业任务 。 其中最后 5 年 ， 我担任通用产品部门的 CIO 。 此后的 18 年 ， 我历任 6 家高科技计算机公司的 CIO ， 它们是 Memorex 、 Unisys 、 MIPS 、 SUN 、 Cirrus Logic 和 Exabyte 。 在最近 7 年 ， 我就任 O.C. Tanner 公司的 CIO 。 为什么我要历数这些经历 ？ 原因就在于在我担任 CIO 的 30 年间 ， 曾参与和主管了数百个规模和复杂度各异的 IT 项目 。 很多项目实现了预期价值 ， 也有一些没有成功 。 要是 OPPM 被早些开发出来并加以完善就好了 。
坦白地讲 ， 我认为我亲身体验又挣脱过几乎每个 IT 项目的 “ 僵局 ” 。 根据最近这些年使用 OPPM 的经验 ， 我强烈推荐在所有 IT 项目中使用这种工具 。 它易于使用和学习 ， 能为项目提供极大的价值 。 OPPM 有助于项目的顺利进行 ， 它创建了一种公共的可视沟通语言 ， 并使 IT 与业务之间更协调 。 这是一个创新的 、 简单的工具 ， 是项目管理方法的重大突破 。 如果你需要更多的动力或帮助 ， 请致电 Clark ， 邀请他为你的团队讲解 ， 或是做一些现场培训 。
我的建议是阅读本书并部署 OPPM 。 祝你们好运 ， 好好阅读它吧 ！
补充信息：
原书名：The One-Page Project Manager for IT Projects: Communicate and Manage Any Project with a Single Sheet of Paper