只要5步,就可以绘制一份,高质量的流程图
1、选择一款合适的流程图绘制工具
流程图必须足够简单,能够清晰地说明所描绘的事实。此外,它们应该包含一个重要的、反复出现的概念,但不能包含多余的东西,例如,必须避免使用那些可能与流程中某个主题相矛盾的词汇。
可以利用以下工具来制作流程图
2、确定流程的开始和结束的地方。
1、明确流程开始的地方,一般在生产流程开始的地方就是质量检验的地方,在操作流程开始的地方就是加工控制的地方。
2、确定流程结束的地方,一般在出货记录的地方,在出货记录里就是销售记录的地方。
3、要画出流程图中需要用到的工具,一般用到最多的就是看板工具,看板工具最主要是画流程进度以及重要环节用到的,看板工具比较灵活可以根据自己想法去画。
4、要明确流程中出现的所有部门,包括操作人员、管理人员和技术人员。这是个很重要的点,因为很多时候流程图会出现多个部门,没有一个部门出现说明这个流程不通畅或者无法执行下去。
3、考虑流程中可能出现的问题
在流程的过程中,可能会出现一些问题,这些问题都需要事先考虑进去,这样才能保证流程的顺利进行。
1、如果流程是从一个部门到另一个部门,那么需要考虑一下该部门可能会遇到的问题。
例如:“这个需求是应该先找哪个部门?”“如何把这个需求分配给谁?”“为什么要先和那个人沟通?”“如果他们不同意这个需求怎么办?”等等
2、如果流程中的某一个地方只有一个人,那么应该考虑一下这个人的职责是什么,是不是有可能会出现问题。
例如:“这条流程,这个人完成的时间比其他人晚了半个小时,应该由谁来承担这个责任呢?”
4、了解相关人员和他们对流程中某些问题的看法
在画流程图时,一定要考虑到相关人员和他们对流程中某些问题的看法,特别是在画某些重要流程图时,一定要考虑到他们的想法。
因为只有充分理解了相关人员的想法,才能画出正确的流程图,因为各环节和各部门的工作人员不是互相独立的,而是相互联系、相互配合。这些关系如果不了解清楚,就不可能画出正确的流程图。
如:对订单处理环节而言,客户只需填写一张订单就可以了;但销售人员却必须根据订单进行实际操作才能完成订单;而如果在操作过程中发生意外情况导致订单无法执行,则可能影响下一步生产任务的完成。
5、在流程图上展示和分析想法
在绘制流程图时,可以在流程图上展示和分析想法,这样可以使整个流程图更加清晰。这样做的目的是,可以让人们明白各个阶段和每个部分之间的关系,以及在此过程中应注意哪些问题。
1.对流程中涉及到的每个部门来说,应该分别画出每个部门所负责的步骤,而不是整个流程。
2.可以让人们明白流程中每一步都涉及到什么问题,并了解相应的解决方案。
3.绘制流程图时可以使用“看板”工具,它能够让人们对流程中各个阶段之间的联系有一个直观的了解。
4.如果某个环节出现问题,可能会对整个流程产生影响,所以需要在流程图上作出反应。
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