问:年终汇报,有什么简便可行的方法来提升表达的条理性?
答:结构化思考+图形化表达,懂汇报,胜过10倍默默努力。
分享我的“5步准备汇报逻辑”实战经验,我们不邀功,但也不能让别人邀了自己的功。
1、分析听众的利益
引起听众共鸣的关键,就是不断回答一个核心问题:他能从中得到什么?
这样才能使你在沟通时紧紧抓住听众的利益,而不是你关注的内容上。
沟通汇报时,听众才是焦点(参见附图2)。
★ 在提任何要求之前,先想清楚对方能得到什么好处,想不出来就不要提这个要求了,除非他是你爹。
★ 很多跨部门沟通不畅通,都是因为一方为了完成自己的工作,向另一方提要求,而后者做这事对自己完全没有好处。
2、一份有条理的表达,应包含四要素:事实+观点+建议+预测。
一句事实,顶得上一万句看法,事实用图表、图片来表达更有效果(参见附图3、4)。
观点要明确,切换不同的角度尽量给出独到的观点。
举个例子:大家都说房价实在太高了,怎么回应才算独到?
如果你说房价实在太高了,这就不够独到,说了跟没说差不多。
如果你说房价其实挺低的,这也不叫独到,而叫抬扛。
你可以说:我们为什么要忍受这么高的房价还留在北京呢?
你也可以说:高房价本质上是目前投资渠道过于缺乏了,这个问题不解决,房价就降不下来。
建议必须明确具体,至少要给两个。
预测不仅要给出积极预测,还要给出消极预测,预防风险。
3、设计表达的逻辑
金字塔原则首先提供给我们一个思维框架,然后这个思维框架再变成表达框架。
表达之前,无论内容简单还是宏大,如果你脑海中已经有一个清晰的金字塔架构,就会非常有效地帮助你更有条理地表达。
★ 在表达的时候,可以先讲核心结论,然后讲支持论据(同时也是分论点),然后讲下一级的论据。
★ 任何事情都可以归纳出一个中心论点,这个中心论点可由三至七个论据支持,这些一级论据本身也可以是个论点,被二级的三至七个论据支持,如此延伸,状如金字塔(参见附图5)。
4、给你的表达设置冲突,提高吸引力。
冲突法则不仅仅是一条审美原理;它还是故事的灵魂(参见附图6)。
5、将yes-butting转换为yes-and。
★ yes-butting,比如“是的,你刚才说的问题我确实要改,但是,你过去不是也总是...过错吗?”
yes-butting的思维模式,急于指出对方的错误,容易以抱怨回应抱怨。
★ yes-and,比如“是的,你刚才说的问题我确实要改,希望下次我再犯这个错时你提醒我一下”。
先肯定对方,然后再次肯定对方,就会得到加倍的认可。
最后,日常工作中训练你的逻辑思维:
★ 最好的训练方法就是学习并教会别人。
★ 读一本书或一套方法论,然后讲给别人听,进而教会别人。
你看到一段内容,心有所动,你看明白了,好,你就讲给别人听,看能不能让别人也听明白。这个过程会锻炼很多种能力。关键是:复述别人的观点,进行成型、完整、清晰的论述。
理解然后讲解,这个过程能够同时锻炼思维和表达能力。
1)提炼纲要,可以使思维更清晰。
2)使用思维导图来梳理,可以让内容更有条理和完整全面(参见附图7)。
3)使用鱼骨图、决策树、流程图、因果关系图等工具,可以套用思维框架(参见附图8)。
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