Python办公自动化｜批量生成请假条

大家好，我是毕加锁

本文就将基于一个真实的办公案例进行讲解如何提取Excel内容并创建Word，主要将涉及以下三个知识点

1. ​​openpyxl​​ 读取 Excel 文件
2. ​​python-docx​​ 写入 Word 文件
3. ​​python-docx​​ 各类样式的设计和调整

需求描述

你是公司的底层小虾米，前段时间收集了公司各个部门的请假信息汇总表如下：

现在你需要根据表格中每个人的信息依次生成各自的请假条如下：

需求的特殊性在于没有现成的模板，因此需要在代码中同时完成模板的制作和文字、段落样式设计。

比较复杂的文字版面更建议直接设计好模板，以及确定好程序识别位置的定位符，详细内容可以参考之前的教程：​​批量生成合同​​

逻辑分析

整个需求的实现逻辑很简单，主要分为以下 2 步：

• 获取 Excel 文件中每一行的信息，提取 5 个参数；
• 结合获取的参数设计请假条样式并输出

逻辑并不困难，但是复杂的地方在于用代码输出请假条的过程，包括加粗、字号、下划线等等。

代码实现

需求中的请假信息汇总表为 ​​Leave.xlsx​​，已放链接供练习下载 首先读取请假信息表，尝试获取除表头外实际信息的 5 个参数：

from openpyxl import load_workbook

path = r'C:\xxx' # 路径为Excel 文件所在的位置，可按实际情况更改
workbook = load_workbook(path + r'\Leave.xlsx')
sheet = workbook.active

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        for cell in row:
            print(cell.value)
    n += 1

通过 ​​for row in sheet.rows​​​ 和 ​​for cell in row​​ 就可以迭代 Excel 中有数据的每个单元格了。

循环体中加上对 ​​n​​ 的判断是为了跳过表头 如果让输出更加直观可以稍微修改上面的代码：

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        for cell in row:
            print(cell.value, end=', ')
        print('')
    n += 1

信息已经获取到了，但我们也发现申请日期是 ​​datetime​​​ 形式，因此我们需要利用 ​​datetime​​ 库获取其中的日期成分，也可以转化为字符串后利用空格切片：

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        name = row[0].value
        department = row[1].value
        reason = row[2].value
        days = row[3].value
        date = str(row[4].value).split()[0]
        print(name, department, reason, days, date)
    n += 1

提取到信息后就可以在循环体内建立个“请假条函数”，即把每条记录的 5 个变量传入函数，在函数中生成完整请假条并保存，即修改成如下形式：

def request_for_leave(name, department, reason, days, date):
    pass

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        name = row[0].value
        department = row[1].value
        reason = row[2].value
        days = row[3].value
        date = str(row[4].value).split()[0]
        request_for_leave(name, department, reason, days, date)
    n += 1

生成请假条中，首先导入依赖的库 ​​python-docx​​ 以及跟样式设置有关的相应方法：

# 读取 Word 文件
from docx import Document
# 文件涉及段落样式修改
from docx.enum.text import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT
# 文件涉及文字样式修改：颜色修改、字号调整
from docx.shared import RGBColor, Pt
# 设置中文字体
from docx.oxml.ns import qn

接下来就是依次添加各部分的内容和样式，因为全文的字体均为楷体，可以在函数体的最末尾一并修改。首先实例化文件后添加“请假条”：

def request_for_leave(name, department, reason, days, date):
    doc = Document()
    heading_1 = '请 假 条'
    paragraph_1 = doc.add_heading(heading_1, level=1)
    # 居中对齐
    paragraph_1.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER
    # 标题要打，单独修改较大字号
    for run in paragraph_1.runs:
        run.font.size = Pt(17)

如果对上面的代码单独输出会发现标题颜色是蓝色，这是以 ​​.add_heading()​​ 添加标题默认的颜色。

最后也可以统一修改 对于“尊敬的领导：”这一行基本同理，但不需要修改字号：

greeting_word = '尊敬的领导：'
    paragraph_2 = doc.add_paragraph(greeting_word)

接下来是核心请假条的正文了，从需求中的样式上可以看出，整句话中有一些文字块是固定的，包括 “本人” “、所在部门” “，由于” “需请假” “天。”，而几个文字块之间的信息是根据不同人的情况而不同，并且需要添加下划线。

简单的逻辑就是将参数对应的文字块添加好下划线之后，和固有不变的变量进行拼接，就可以形成完整的段落了：

word_1 = "    本人"
    word_2 = "，所在部门"
    word_3 = "，由于"
    word_4 = "，需请假"
    word_5 = "天。"

    paragraph_3 = doc.add_paragraph()
    paragraph_3.add_run(word_1)
    paragraph_3.add_run(name).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_2)
    paragraph_3.add_run(department).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_3)
    paragraph_3.add_run(reason).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_4)
    paragraph_3.add_run(str(days)).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_5)
    # 设置下划线
    paragraph_3.paragraph_format.line_spacing = 1.5

代码中 ​​.underline = True​​ 就是对参数对应的文字块添加下划线 接下来的申请人和日期填写就和上面基本类似。

比较大的区别在于添加了一行新的命令 ​​paragraph.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT​​, 这行命令能够将这两个段落右对齐：

word_6 = '申请人：'
    paragraph_4 = doc.add_paragraph()
    paragraph_4.add_run(word_6)
    paragraph_4.add_run(name).underline = True
    paragraph_4.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT

    word_7 = '日期：'
    sign_date = "{}年{}月{}日".format(date.split('-')[0], date.split('-')[1], date.split('-')[2])
    paragraph_5 = doc.add_paragraph()
    paragraph_5.add_run(word_7)
    paragraph_5.add_run(sign_date).underline = True
    paragraph_5.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT

最后就是统一修改字体为楷体，中文字体修改比较麻烦，不像英文字体只需要指定如 ​​run.font.name = 'Arial'​​ 就可以，需要额外的几行代码。最后记得保存：

for paragraph in doc.paragraphs:
        for run in paragraph.runs:
            # 统一修改颜色
            run.font.color.rgb = RGBColor(0, 0, 0)
            run.font.name = '楷体'
            r = run._element.rPr.rFonts
            r.set(qn('w:eastAsia'), '楷体')

    doc.save(path + "\{}-请假条.docx".format(name))

运行上述代码即可针对每个人产生相应的请假条：

至此，我们就成功利用Python实现了开头的需求，解放双手。注意本案例同样适用于邀请函、证明等各类文书的制作，大家可以举一反三。