文件外发管理是指对企业或组织内部电子文档进行外部传递的管控过程。由于电子文档具有易拷贝、易扩散、易传播的特性，如果带有核心资产或组织机密的信息文档在业务交流中发生泄露，将会给组织带来政治、商业等方面的重大损失。
一、文件外发管理的必要性
1.保护敏感信息：文件外发管理能够确保敏感信息不被非法获取或泄露，维护企业的核心机密。
2.合规性要求：许多行业都有严格的数据保护和隐私法规，文件外发管理有助于确保企业遵守这些法规。
3.提升企业形象：有效的文件外发管理能够增强企业的信息安全防护能力，提升企业的信誉和形象。
二、常用的文件外发方式
FTP（文件传输协议）是一种常用的文件外发方式，但它在安全性以及传输效率方面存在一些问题。
1、安全性问题
明文传输：FTP协议在传输数据时，数据是以明文形式进行传输的，没有进行任何加密或认证。用户名和密码等敏感信息也可能以明文方式传输，容易被黑客拦截并窃取。
中间人攻击：在高延迟、高丢包的网络环境下，用户可能会使用代理FTP，这会在两台服务器之间建立直接传输。黑客可以冒充中间人，利用PORT命令访问端口并窃取数据。
暴力攻击：FTP也容易遭受暴力攻击，这种攻击可能会破解弱密码和重复使用的密码。黑客可以使用数据包捕获技术来截取传输的数据包并对其进行解码。
2、管理复杂性
账号管理困难：在大型企业环境中，可能需要管理多个FTP账号和权限。FTP协议在账号发放、回收以及权限调整方面较为复杂，增加了管理成本和难度。
缺乏审计功能：FTP协议没有提供方便的文件管理和传输监控功能，用户无法对传输的文件进行分类、搜索、同步等操作，也无法对传输的状态、进度、日志等进行实时的查看和分析。
3、合规性问题
随着数据安全法规的日益严格，大型企业需要确保文件传输过程符合各种监管标准。FTP协议在数据加密、审计等方面存在不足，难以满足这些合规性要求。
4、传输速度慢
FTP在传输大量或超大的文件时，可能会遇到传输速度慢、超时、中断或失败等问题。这在高延迟、高丢包的网络环境下尤为明显，FTP无法充分利用带宽，从而影响大文件的传输效率。
三、可替代FTP专业的文件外发管理方案
FTP传输虽然是一种常见的文件外发方式，但在安全性、管理复杂性、合规性以及传输效率方面存在诸多问题和挑战。为了应对这些挑战，企业可以考虑采用更安全、更高效的文件传输协议或解决方案，如《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》，在数据传输的安全性、可靠性、可管理性和传输效率方面都有显著的优势。
1、一事一审：系统支持审核审批触发条件配置管理，一事一审，不可追加和篡改确保数据流向清晰可控；
2、全面的日志审计：提供业内最全面的文件交换日志记录，实现文件数据的全生命周期管理；
3、高性能可靠传输：支持TB级超大文件、百万量级海量文件可靠交换，具备断点续传、文件校验、差量补传、智能秒传功能；
4、敏感内容检测：系统可对发送的文件属性和内容进行全方面检测，防止敏感文件外泄；
5、外发链接使用监控：可针对外发内容设置超链接，超链接可设置下载次数、预览时限、IP白名单等，详细记录对方的行为；
6、文件共享协作：支持跨部门、跨专业的协同办公，支持团队协作和共享，提供网盘模式的个人文件夹或共享文件夹上传；
7、传输过程加密：支持传输链路加密，自动交换安全证书，一传一密，防止存储设备数据外泄。
8、伙伴管理：企业可以将供应商、分销商、客户等合作⽅创建为合作伙伴，进⾏统⼀管理；⽀持对合作伙伴按地理位置、重要等级、业务类型等进⾏分组管理与分级授权；⽀持与企业现有供应商管理、分销商管理等系统进⾏数据同步或集成。
《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》通过文件外发管理，帮助实现企业内部用户与供应链上下游协作方之间、安全可控地发放和接收文档图片，实施有效的数据保护，防止数据泄露。
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关于飞驰云联
飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商，长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案，公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户，现有客户超过500家，其中500强和上市企业150余家，覆盖终端用户超过40万，每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。
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