设备管理系统功能拆解——设备报修维修管理

在生产过程中，设备的高效运作是确保生产顺利进行的重要基础。但是运行时间长了，设备难免会出现故障，如何高效地进行报修和维修管理，成为每个企业必须面对的问题。
通过有效的报修维修管理，企业可以快速响应设备故障，合理分配资源，从而最大限度地减少停机时间。这篇我们将深入探讨设备报修维修管理的具体功能以及它在设备管理系统中如何发挥作用。

下文用到的设备管理系统——简道云设备管理系统。

01 设备报修维修有哪些功能？

设备报修维修管理，简单来说，就是通过系统化的方法来处理设备故障的报告、维修任务的分配以及维修状态的跟踪。它的目的是提高设备的可用性，降低故障率，进而提升整体运营效率。
一般来说，设备报修维修有以下功能点——
1.故障报修
在设备出现故障时，第一步就是及时报告问题。因此，故障报修功能显得尤为重要。这个功能提供了一个简单易用的报修界面，让用户能够方便地提交故障申请。在这个界面上，用户可以：

• 详细描述故障情况：包括设备的型号、故障现象、发生时间等信息，确保维修人员能迅速理解问题。
• 上传相关图片或文件：用户可以直接上传故障的照片或设备的使用手册，提供更多背景信息。
• 查看报修状态：提交后，用户可以实时查看报修请求的处理状态，了解维修进度。

这样的功能不仅提高了报修的效率，也能减少因信息不全而导致的维修延误。

2.维修任务分配
一旦故障报修提交，系统会自动将维修任务分配给合适的维修人员。这个过程包括：

• 根据技能进行合理分配：系统会根据每位维修人员的技能、经验和历史绩效，选择最合适的人来处理该项任务。
• 考虑工作负载：在分配任务时，系统还会考虑维修人员当前的工作负荷，确保每个人的工作均衡，避免出现因过度分配而导致的延误。
• 自动通知：任务分配后，系统会自动发送通知给维修人员，确保他们及时了解新任务。

这样的自动化分配，不仅提升了任务处理效率，也确保了维修工作的专业性。

3.维修记录管理
每一次维修都应该有详实的记录，以便未来进行分析与审计。维修记录管理的功能包括：

• 系统化记录每个维修历史：包括故障描述、维修过程、使用的零部件、维修人员等信息，确保信息的完整性。
• 生成详细的维修报告：维修完成后，系统会自动生成一份报告，总结维修过程及结果，为后续的决策提供依据。
• 归档历史数据：所有维修记录都将存储在系统中，方便后续检索与审查，避免信息丢失。

通过这样的记录管理，企业可以更好地分析设备故障的根本原因，帮助优化维护策略。

4.维修状态跟踪
在维修过程中，及时跟踪报修的处理进度是非常重要的。维修状态跟踪功能包括：

• 实时跟踪进度：用户可以在系统中查看到维修的每个阶段，包括接收报修、分配任务、维修中、维修完成等状态。
• 反馈通知：维修完成后，系统会自动通知相关人员，确保所有利益相关者都能及时获取信息。
• 历史状态查询：用户可以随时查询以往维修记录的状态，了解设备的历史故障情况。

通过这些措施，企业能够保持对维修过程的透明度，有效提升沟通效率。

5.成本管理
设备维修不仅需要时间，还涉及到费用的支出。因此，成本管理功能同样不可忽视，具体包括：

• 记录维修费用：系统会自动记录每次维修的费用，包括零部件采购、人工成本等，确保财务透明。
• 分析维修成本：通过对维修数据的分析，企业能够了解不同设备的维修成本情况，识别出高成本设备，进而优化资源配置。
• 预算优化：系统可以帮助管理层制定更合理的维修预算，避免不必要的开支。

03 设备保修维修功能设计教程

设备报修维修是由设备维修单、设备报废单、报修维修统计看板组成，如下：
1.设备维修单
「设备维修单」是用于提交设备故障、维修申请的表单，以便于维修部门安排维修技师修维，包括设备基本信息、故障简述、报修时间等信息。其表单组成，如下图所示：

• 选择数据

设备报修信息中，「选择设备」和「供应商」等字段均通过 选择数据，分别 从「设备档案」、「供应商」表单中选择对应的设备和供应商信息。
以「选择设备」字段为例，设置步骤如下图所示：

• 公式编辑
  设备报修信息中，「故障响应时长（小时）」、「维修完成时间」、「维修时长（小时）」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算。
  以「故障响应时长（小时）」为例，设置公式编辑为：IF(ISEMPTY(审核意见)!=1,ROUND((派工时间-报修时间)/1000/60/60,1), " ")，设置步骤如下图所示：

各字段公式设置如下：

• 智能助手

设备维修单通过以下两个 智能助手，进行数据同步：

1. 维修派工-更新设备状态为维修中：当指派了维修负责人且流程状态为 ”进行中“ 时将「设备档案」的设备状态改为维修中；
2. 维修完成-更新设备状态、最近维修日期：当审核意见为 “未驳回” 且是否修复选项 "已勾选" 时修改「设备档案」的设备状态并更新最近维修日期。

下面以「维修派工-更新设备状态为维修中」为例，设置步骤如下：
1）在「设备维修单 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」：

2）在「新建智能助手」页面完成如下设置：

• 查询

「备件更换」标签页通过 查询 功能，关联了「备件领用单」。其设置步骤如下图所示：

• 流程设置

在生产过程中，为及时解决故障并避免浪费维修资源，企业通常设置报修流程，包括故障报修、审核派工、维修结果和维修验收等节点。以「审核派工」为例，需添加该节点并开放表单中的审核相关的 字段权限 ，如：审核意见、驳回原因等。具体设置步骤如下图所示：

效果演示

1）设备使用人员可对设备的故障进行报修，效果如下：

2）管理员对报修单进行审核，效果如下：

3）维修人员上传维修结果，效果如下：

4）设备管理人员进行验收，效果如下：

2.设备报废单
「设备报废单」用于记录和审批设备报废的详细信息和原因，以确保报废过程规范化和可追溯，表单包括设备报废申请信息、设备信息、设备主管审批以及总经理审批等。其组成如下图所示：
3. 报修维修统计

报修维修统计看板用于汇总和展示设备报修和维修数据，能帮助设备管理员监控设备的维修效率以及保证设备可靠性。

• 看板组成

通过设备报修维修统计仪表盘可以查看各月维修单数、维修中工单数、本月报修工单总数、设备维修工单数以及维修中工单明细等数据。其组成，如下图所示：

• 效果演示

完成看板设计后，可通过各个快速筛选条件查看各项数据，效果如下：

Q&A

设备报修维修管理能解决哪些常见问题？

设备报修维修管理系统旨在通过高效、系统化的管理流程来解决企业在设备维护中的诸多痛点：

1. 报修流程不透明：传统报修往往依赖纸质记录或口头传达，容易导致信息遗漏或不及时更新。设备报修维修管理系统能实现信息实时更新，用户可以随时查看报修的进度和状态。
2. 维修任务分配不合理：维修任务分配常常依赖人工判断，可能导致某些维修人员过载，而其他人却无事可做。系统通过自动分配功能，根据维修人员的专长和当前负载进行合理分配，确保资源的高效利用。
3. 维修记录难以追溯：缺乏系统化的维修记录，使得后续分析和审计变得困难。通过记录管理模块，所有维修历史都能得到详细、系统的记录，便于查询和审计。
4. 维修成本难以控制：手工记录维修费用容易出错且难以分析。系统化的成本管理功能可以自动记录维修费用，并生成详细的成本分析报告，帮助企业优化预算和资源配置。
5. 缺乏数据支持的决策：在没有系统化数据的情况下，管理层难以做出基于事实的决策。通过自动生成的报告和数据分析功能，管理层可以根据可靠的数据进行决策，提升管理效率。

如何有效设计设备报修维修管理功能？

在设计设备报修维修管理系统时，有几个关键要点需要特别注意：

1. 用户友好的界面设计：无论是报修人员还是维修人员，都需要一个操作简便的界面。界面设计应注重直观性和易用性，减少用户学习成本，提升使用体验。
2. 高效的任务分配机制：系统需具备智能化的任务分配功能，根据人员的技能和负载情况，动态调整任务分配，以确保资源的最佳利用。
3. 系统化的记录与报告：所有维修活动都应有详细的记录，便于后续分析和审计。同时，自动生成的维修报告能帮助管理层迅速掌握维修情况。
4. 实时状态跟踪与反馈：用户能够实时查看报修进度，维修完成后也能收到及时的反馈通知，提高整个流程的透明度和用户满意度。
5. 数据安全与隐私保护：在处理设备维修数据时，要特别注重数据的安全性，采用加密存储和传输机制，确保数据不被泄露或篡改。

通过这些设计要点，设备报修维修管理系统可以显著提升企业在设备维护方面的效率和管理水平，最终实现成本的降低和效益的提升。