TEDxDUTH 使用 NocoBase 实现革新

作者：TEDxDUTH

TEDxDUTH

是由德莫克里特大学的志愿者们组成的一个充满活力的团队。作为 TEDx 全球社区的一员，我们的使命简单而有力：传播能够激励和引发改变的思想。我们通过精心策划一系列活动，成功汇聚了众多思想家、创新家以及行业领袖。

我们的团队汇集了来自各个领域的热心志愿者，我们共同致力于一个目标：打造一场流畅、专业且富有启发性的 TEDx 盛会。然而，实现这个目标的道路并非坦途。从新成员的加入与培训，到演讲嘉宾的选拔与邀请；从合作伙伴关系的建立与维护，到招聘流程的管理，这些复杂的操作时常导致工作效率的低下与团队内部的混乱。直到我们发现了 NocoBase——一个改变我们运营模式和团队协作方式的无代码/低代码工具。

曾经的挑战

在 TEDxDUTH，我们面临的一项重大挑战在于管理多个平台上频繁变动的各项任务与信息。作为一个高度依赖创造力和紧密合作的团队，我们很快就意识到，当前流程的分散性正严重阻碍着我们的工作效率。数据的碎片化分布在不同平台之上，这种管理上的无序状态不仅增加了协调的难度，还影响了我们专注于核心使命的能力。

在使用NocoBase之前，我们面临以下几个关键问题：

1. 信息分散

关键数据信息，包括演讲者的详细资料和团队指南，散落在多个平台上。一部分信息存储在Word文档里，一部分在Excel表格中，还有一部分隐藏在 Discord 或 Teams 的聊天记录里。随着团队规模的扩大，信息分散的问题日益凸显，这不仅导致了工作流程的混乱，还浪费了时间，使我们错失了许多宝贵的机会。

2.手动任务管理

我们缺少一个集中化的系统来追踪团队任务和监控工作进度，这导致管理工作分散且效率不高。以邀请演讲者为例，从初步接触开始，到后续的跟进工作，整个过程都需要手动处理，这不仅容易延误，而且增加了出错的风险。这种手动管理方式同样也影响到了我们与合作伙伴的关系维护，让我们难以保持高效的组织协调和快速的响应能力。

3.招聘挑战

在每次 TEDxDUTH 活动的筹备过程中，我们都会招募一批新的志愿者。但是，我们的招募流程完全依赖于手动操作——申请者通过填写表单提交信息，审核和评估进度缓慢。因此，追踪每份申请的进度对我们来说是一项挑战。同时，在申请流程的各个阶段，责任分配不明确也增加了工作的难度。

NocoBase：量身定制的解决方案

在认识到迫切需要一个强大、灵活且易于操作的系统来提升我们的工作效率之后，我们开始寻找合适的解决方案。经过对多种工具的细致评估和比较，我们最终发现了 NocoBase，其出色的性能和高度的适用性让我们迅速确定，这正是我们期待已久的工具。

我们选择NocoBase的原因有以下几点：

• 高度可定制的工作流程：NocoBase 的无代码界面为我们提供了极大的灵活性，使我们能够根据 TEDxDUTH 的独特需求定制工作流程。这样，我们就不必受限于现有工具的功能，而是让工具完全适应我们的工作方式。
• 一体化数据管理平台：NocoBase 使我们能够将所有关键数据集中在一个平台上管理，无论是新成员的加入、演讲嘉宾的邀请与管理，还是合作伙伴关系的跟踪，所有信息一目了然，极大提高了团队的协作效率和信息透明度。
• 基于角色的权限管理：NocoBase 提供了精细的基于角色的权限管理功能，确保只有授权成员才能访问敏感信息，如招聘评估结果或合作协议内容。这种严格的权限控制机制，在保障数据安全的同时，也增强了团队成员间的信任与合作。
• 强大的 API 集成能力：NocoBase 的 API 集成功能是其一大亮点，它使我们能够轻松地将外部系统（例如公共提名表、招聘申请表等）的数据自动同步到我们的系统中，大幅减少了手动输入的工作量和出现错误的可能性，进一步提升了工作流程的自动化和准确性。

我们如何利用 NocoBase 实现工作流程的革新

自 NocoBase 在 TEDxDUTH 成功部署以来，我们的工作模式发生了巨大的变化，仿佛获得了一个能够应对各种挑战的强大平台。以下是 NocoBase 如何助力我们在多个工作领域实现革新的详细说明：

1. 精简团队入职流程

我们首先优化的是新团队成员的入职流程。过去，新加入的志愿者常常需要在分散的文档和聊天记录中自行摸索，以了解团队的基本情况。现在，NocoBase 为我们提供了一个综合的欢迎页面，新成员可以在这里轻松访问关于 TED、TEDx 和 TEDxDUTH 的核心信息。此外，我们还特别设立了一个个性化信息板块，用于记录每位成员的生日、兴趣爱好以及团队指南等细节。这不仅增强了团队的凝聚力和归属感，而且确保了每位新成员从加入的第一天起就能迅速融入团队，并与团队保持同步的工作节奏。

2. 演讲者管理和邀请跟踪

TEDx 活动的核心在于演讲者，因此，组织和管理他们的邀请流程至关重要。利用 NocoBase，我们构建了一个系统，能够追踪演讲者邀请过程的每一个环节——从初步接触到确认参与，再到后勤协调。此外，我们还充分利用了 NocoBase 的 API 集成功能，将公众提名演讲者的表单与之无缝对接，实现了提名数据的自动同步。这不仅消除了手动输入数据的繁琐，也确保了没有遗漏任何提名。

现在，我们的团队能够实时监控每位演讲者的最新状态，这大大缩短了响应时间，提高了确定活动演讲者的效率。

3. 合作关系管理

维护合作伙伴关系是我们成功的另一个关键要素。借助NocoBase，我们现在有了一个专门的合作关系模块，存储所有相关的联系信息、协议和沟通历史。这个模块确保需要了解合作关系的每个人都可以访问最新信息，有效避免了因信息不对称而可能引发的误解与延误。

4. 招聘和申请审核

随着 TEDxDUTH 规模和项目的不断扩展，我们需要持续地招募新成员。NocoBase 的招聘模块极大地优化了这一流程，申请者的信息可以直接从公共表单导入，团队成员能够实时地评估候选人，彻底告别了过去缓慢且无序的审核方式。

我们创建了自定义工作流程，确保每份申请从初步提交到最终入职，按照流程一步步进行审核和评估。

此外，自动状态通知功能让申请者在每个流程阶段都能及时获得信息更新的通知，提升了申请体验的流畅性和透明度。

成果：显著的改善

NocoBase 对 TEDxDUTH 的影响无疑是深远的。以下是我们采用该平台后取得的一些主要成果：

• 行政任务时间缩短50%：通过数据集中与关键流程自动化，我们成功将行政任务管理时间减半，从而节省出更多时间来专注于创造性和战略性的工作。
• 协作与沟通得到加强：信息的集中管理极大地提高了团队成员之间的协作效率。现在，每位成员都能轻松访问所需信息，工作流程变得更加透明和顺畅。
• 招聘流程更加迅速和高效：得益于招聘流程的简化和优化，我们能够更快地评估并吸纳新成员，构建了一个更加强大和高效的团队。
• 决策过程数据驱动：实时数据和深入洞察使我们能够在演讲者邀请、合作协议管理等各个环节中，做出更快速、更明智的决策。

我们对 NocoBase 的评估

经过四周的使用，我们对 NocoBase 的优缺点有了深刻的理解：

优势：

• 易用性：该平台的无代码界面设计直观，用户友好，即便是非技术人员也能轻松上手，让创建和管理工作流程变得没有技术门槛。
• 可定制性：NocoBase 提供强大的定制功能，能够完美契合我们的一些特殊需求。
• 集中管理：将所有流程整合进一个系统，极大提升了我们的工作效率、沟通质量和团队协作。

在 TEDxDUTH，我们相信创新和协作的力量可以改变世界。NocoBase 使我们能够简化日常运营，从而将更多精力投入到真正重要的事务上——举办精彩的活动，传播有价值的思想。

如果你的组织正面临混乱或低效的工作流程，NocoBase 不仅仅是一个工具——它更是一个全面的解决方案，能够激发团队的潜能，实现更多可能。对我们来说，NocoBase 更像一个游戏规则的改变者，它让我们敢于梦想，彻底改变了我们的工作方式，并持续影响着我们的社区。

感谢 NocoBase 成为我们旅程中不可或缺的伙伴。我们携手并进，共同推进创新与灵感的传播！