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职场实例
在日常的Excel职场办公中,我们可能涉及到从一个含有1000个Excel工作簿的文件夹中提取全部文件名称的工作。
我们用一个简单的例子来模拟这种情形。如下图所示:
我们看到桌面上有一个名称为“Excel情报局”的文件夹,文件夹内包含3个Excel工作簿文件,工作簿名称分别为“Excel情报局”,“Excel职场联盟”,“我的Excel工作簿”。
现在我们想要批量将这个文件夹内的所有Excel工作簿名称提取到一个新建的工作表中。我们该如何做到呢?下面小编就带大家一起普及一下操作方法。
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解题思路
首先,在一个新建的Excel工作簿中,点击“数据”选项卡,点击“获取数据”,点击“自文件-从文件夹”,弹出“文件夹-文件夹路径”的对话框。
在“文件夹路径”右边,点击“浏览”按钮,选择我们需要提取文件名的文件夹所在的路径地址。最后点击“确定”即可。这时候,会弹出一个目标文件夹的预览界面。
在目标文件夹的预览界面,点击“转换数据”按钮,这时候会自动加载进入Power Query编辑器界面。
将Name(文件名称)和Folder Path(文件路径)两列以外的列全删除;按住Ctrl键选中不连续的不需要的列,右击鼠标,点击“删除”即可。
现在就剩下了Name(文件名称)和Folder Path(文件路径)两列。
这里有一点非常重要的:
我们需要调整一下两列的位置,必须Folder Path(文件路径)列在左边,Name(文件名称)列在右边。
调整方式如下图所示:通过选中对应的列,右击鼠标,点击“移动-向左(或右)移动”。
调整好列的顺序之后,点击“主页-关闭并上载”,将数据上传到Excel工作表。
这时候,我们会看到所有的Excel工作簿文件名就提取到了B列位置。
这时候我们可以在C列使用HYPERLINK函数链接到对应文件,点击即可打开。
在C2单元格输入函数公式:
=HYPERLINK(A2&B2,"点击查看")
注意:第一参数A2&B2部分必须手动输入,切勿鼠标点击选择输入。
我们看到效果图:点击C列的“点击查看”按钮,即可打开对应的文件,非常的方便。
最重要的一点是:
提取到的文件名称是动态可实时更新的,当我们删除文件夹内的某些文件后(或者新建增加文件后),只需右击提取的数据中任意一个单元格,点击“刷新”按钮,即可实现更新,非常的给力!
回顾关键内容,善用图片表达,学会建立联系,拓展深度广度,浓缩关键概念,应用到行动中,善于归纳总结,尝试进行分享。