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本文是学习GB-T 42935-2023 设施管理 信息化管理指南. 而整理的学习笔记,分享出来希望更多人受益,如果存在侵权请及时联系我们
6 实施
6.1 需求分析
需求分析宜包含如下内容。
a) 定义项目。
b) 定义业务场景。
c) 确定优先级。
d) 初步评估。
e) 机会分析，可包括：
- 资源分析；
- 数据需求；
- 数据访问和流程；
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- 培训要求；
- 实施计划及分析报告。
6.2 解决方案设计
解决方案设计宜包含如下内容：
a) 系统设计；
b) 原型开发；
c) 软件个性化；
d) 功能测试及模拟运行。
6.3 软件部署及初始化数据
软件部署及初始化数据宜包含如下内容：
a) 软件安装部署；
b) 业务流程梳理；
c) 初始化数据；
d) 用户培训。
6.4 系统上线及交付
系统上线及交付宜包含如下内容：
a) 单元及系统测试；
b) 切换上线试运行；
c) 验证和评估；
d) 持续改进。
设施管理信息化系统的实施案例见附录 A。
7 检查和评价
7.1 需求功能检查
需求功能的检查宜从以下方面展开：
a) 不动产管理；
b) 资本预算管理；
c) 空间管理；
d) 搬迁管理；
e) 设施资产管理；
f) 工单任务管理；
g) 运行维护管理；
h) 能源管理；
i) 库存及物料管理；
j) 环境健康安全管理；
k) 项目管理。
详细的检查清单可参考附录B。
7.2 实施效果评价
实施效果的评价宜根据不同业务功能设计定性或定量的评价指标，宜从以下方面展开。
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a) 不动产及租赁管理：
- 不动产计划对业务规划的配合；
- 不动产成本和状态的监测；
- 空间使用的评估和优化；
- 不动产资产的记录与分析。
b) 资本预算管理：
- 资本预算周期；
- 集中战略规划；
- 在多个关联区域中的项目管理；
- 通过对项目、资本流程、区域的组合和从不同的资源中合并数据；
- 提升管理和决策水平。
c) 空间管理：
- 管理空间的有效性；
- 占用成本；
- 空间利用的优化。
d) 搬迁管理：
- 降低成本；
- 搬迁工作和相关活动的协调；
- 对组织业务影响的最小化。
e) 设施资产管理：
- 设备、家具等有形资产的监督和控制；
- 资产流动的分配和管理；
- 维修、替换的决策支持。
f) 工单任务管理：
- 基于服务水平协议(SLA) 创建自动化的流程；
- 基于需求类型、工作授权等级、所需技术等级和必需资源的服务请求分配；
- 衡量响应时间和完成时间；
- 提供优化改进的决策依据。
g) 运行维护管理：
- 跟踪和管理按需维护和预防性维护以改进工作负荷的均衡；
- 有效预测未来的运营成本和资金计划；
- 审查和汇总工作历史记录、分析劳动力使用并生成成本费用报表；
- 支持优化决策。
h) 能源管理：
- 能耗数据监测、分类分项能耗数据统计；
- 能耗数据实时监测预警；
- 能耗数据综合分析管理；
- 能耗改善策略及再评估。
i) 库存及物料管理：
- 库存管理的有效性及效率；
- 物料管理的有效性及效率。
j) 环境健康安全管理：
- 量化室内环境状况；
- 通过对建筑环境的分析，解决局部区域环境不达标的问题，提升用户体验；
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- 人员健康管理的有效性及效率；
- 安全巡检管理的有效性及效率；
- 应急管理的有效性及效率；
- 安全评估检查的有效性及效率；
- 危险源及隐患跟踪的有效性及效率；
- 特种作业许可证管理的有效性及效率；
- 人员及设备证照管理的有效性及效率。
k) 项目管理：
- 大中修及改造项目管理的有效性及效率；
- 二次装修项目管理的有效性及效率。
7.3 总体评价
总体评价宜从以下几个方面展开：
a) 系统运行集成化；
b) 业务流程合理化；
c) 绩效监控动态化；
d) 管理改善持续化。
组织宜编写书面的检查和评价报告，对不符合项宜给出建议的应对措施，对现有的及潜在的问题宜
有足够的分析说明，以便于后续改进。
8 改进
8.1 不符合和纠正措施
组织宜对FM
信息化管理的不符合项进一步分析原因、找出纠正措施，并确定完成纠正措施的人
员、部门、时间要求及验证方式。宜编写纠正措施报告并统一管理，也可阶段性对多次纠正措施的信息
进行汇总分析。
8.2 持续改进
组织的FM 信息化管理宜形成持续改进机制。纠正措施的实施宜反馈到FM
信息化管理的策划和
实施，以形成闭环的持续改进。
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附 录 A
(资料性)
设施管理信息化系统案例
A.1 需求分析的基本内容
A.1.1 确定项目范围
需求分析是信息化平台项目实施最重要的阶段，此阶段分析的主要目标是确定组织管理其物理资
产和设施流程的需求，以及实现这些不动产和设施管理任务自动化的最佳方法，包括所需的资源。
这个阶段首先宜确定：
项目团队及其将扮演的角色；
— 问题的排序；
— — 确定期望的结果；
—— 确定取得这些成果所需的努力程度；
— 制定完成目标的行动计划和时间表。
A.1.2 确定优先级
通常，
一个组织想要执行一些任务是需要根据可用的资源和获益来确定优先级的，每个组织都有不
同级别的信息系统、数据和方法用于管理其房地产投资组合和设施资产，这个阶段的分析任务宜包括：
——对现有系统、数据源和方法的审查；
—— 确定任何其他领域如何从信息化中获益最多；
——分析当前的方法，看看是否可以改进；
——确定集成现有系统所需的步骤。
A.1.3 建立用户特定的需求和个性化
每个组织都有独特的问题和处理这些问题的不同方法，标准化的设施管理软件通常预先打包了用
于跟踪和管理信息的通用格式，但可能不一定适应终端用户的独特需求，需求分析将确定哪些功能需个
性化，以满足使用的需求。
A.1.4 制定实现计划
实现信息化平台是一个系统性工程，需要设定目标，并详细说明实现这些目标所需的步骤。需求分
析有助于开发一个路线图，指示通往成功的路线，它清楚地了解前面的障碍，并为处理这些障碍的适当
措施制定计划。
A.2 需求分析的主要活动
A.2.1 概述
需求分析通常涉及现场访谈，然后整理成需求调研报告。在分析一个组织的需求时，将涉及一些关
键领域。
A.2.2 初步评估
在进行现场访谈之前，宜提前着手沟通，为现场访谈制定一些准则和结构。宜包括以下内容：
—— 确定需求和目标并确定其优先级；
——收集客户可以提供的任何相关材料，以证明当前的方法、数据、报告和功能；
—— 建立初始分析方法；
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——确定需求分析的范围；
— 定义项目团队，可能包括内部员工、顾问、软件供应商和其他人员；
——指定项目团队成员的角色，以避免职责冲突。
A.2.3 实际需求分析
现有资源分析，宜包括以下内容：
— 分 析 当 前 功 能 ；
——评估概念报告和演示需求；
—— 审查当前的空间和资产标准。
资料需求调查，宜包括以下内容：
— 评估当前的数据模型；
——建立修改后的数据模型或开发其他模型；
— 检查当前的数据源和翻译需求。
分析数据存取和报告要求，宜包括以下内容：
审视额外报告带来的价值；
——分析高管信息需求；
——确定关键方法和流程评估数据流需求；
—— 审视其他组织单位获得额外信息分发的价值。
A.2.4 适当的培训和安排
可能需要为项目团队、最终用户、系统人员和其他人员提供不同级别的培训，宜包括以下内容：
—
项目团队可能需要对软件的默认功能进行初步培训，以确定现有的方法以及哪些领域最需要
讨论和分析；
——最终用户可能需要详细的关系数据库、CAD 图纸培训；
— 系统支持人员需要了解软件系统的文件结构，并可能与其他 ERP 系统集成；
——其他需要讨论的主题包括设置单点登录、自动化工作流规则、使用网络服务范围等；
— 特定用户可能需要针对其特定需求的功能进行沟通。
A.2.5 执行计划及分析报告
分析的结果是一份宜包含以下可交付成果的报告：
——将概念性的需求转化为可实施的功能；
——建立关键的系统参数和组件；
— 确定关键任务和里程碑；
——确定行动计划和时间表；
定义持续的技术需求；
— 记录建议、实现选项和相关成本。
A.3 需求分析的评估
A.3.1 概述
需求分析的评估可以在不同的层次上进行，这取决于要管理的资产类型、涉及的部门数量和组织的
总体目标。
A.3.2 示范性系统
通过软件供应商的初步培训了解标准软件系统的概念、逻辑和基本操作，并选择一个试点进行示范
性评估，探索用户数据与系统默认结构之间的差异。这期间可以根据实际操作需求对系统的结构作一
些小的改动，以此来验证标准系统的匹配性。
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示范性试点系统可以让用户和软件解决方案提供者同时了解彼此的结构，并且可以更有效地讨论
将客户端的需求与系统的功能结合起来所涉及的问题，有益于降低整个项目的实施成本和风险。
A.3.3 当前需求匹配
当前需求匹配宜包括更加深入的分析，所有部门的代表聚集在一起，对他们当前的系统、数据、方法
和目标进行内部评估。讨论部门间的资产管理信息需求以及部门内部的需求。
一旦确定了系统的一般参数，就与有迫切需要并计划立即实施管理系统的部门举行个别会议。指
定部门负责核心功能系统参数，再决定集成的部门的详细需求。
编制一份正式文件，说明各部门的需要和拟议解决方案的详细规格，数据可以在实现最大效益的领
域快速实现。
A.3.4 机会评估
机会评估提供了最广泛的分析，这一评估不仅涉及当前需求分析的所有活动，同时任何需要访问信
息的部门都将被详细评估。
这一评估将确定所有跨部门的数据流，并进行尝试定义为每个部门提供数据的系统，以及他们需要
的格式。将对具有现有系统的部门进行评估，以确定其系统如何与其他部门最佳地集成。
机会评估允许重新设计现有工作流和流程的可能性，而不仅仅是自动化现有的工作流和流程。
机会评估可以确定在何处可以重新定义整个跨部门设施和资产管理活动，以提高效率和生产效率。
例如，评估中可能会发现使两个部门的操作自动化的最佳方法是合并它们的一些功能。
一个部门的数据管理活动最好由其他部门生成的数据提供服务，工作流和技术的潜在变化将对组
织中的人员产生影响。
机会评估将尝试识别和平衡可能与工作流中的重大更改相关的风险和收益。通常，这需要一个从
当前状态到理想状态的阶段性转换计划，以便有效地管理更改。
该分析将识别理想的解决方案和最佳目标的解决方案(介于理想和可实现之间),目标是通过最大
化潜在的结果/努力比来确定的。
准备一份正式的文档，其中描述了每个部门的需求、整个组织中的数据流，以及提议的解决方案的
详细规范。评估是让每个部门的需求都得到满足，生成的规范通过组织协调所有数据。
A.4 解决方案设计
解决方案设计阶段是系统实施的第二阶段。此阶段是对客户流程和软件应用程序流程的详细研
究。此步骤对于定义一个详细的系统规范是必要的，其中包含软件更改和/或需发生的流程更改。
这个阶段应该为每个职能部门组织一系列密集的规划会议，详细讨论客户的流程、数据、报告、支持
和培训需求等因素
每个规划会议的内容取决于满足特定实现目标所需的详细程度和系统设计的复杂性。
这个阶段交付的解决方案设计文档宜包括以下内容：
— 与系统相关的新流程的定义；
——系统的共享、后台和核心数据列表；
——数据源的列表和用于系统初始数据的填充方法；
——为每个数据元素标识数据"所有者"和"相关人";
— 任何系统集成所需的规范；
——要添加的新表和字段的规范；
安全需求的规范；
——要开发的任何报告的定义。
A.5 软件部署和初始化数据
软件部署和初始化数据将完成系统的实现，这个阶段的工作宜包括以下内容：
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——搭建服务器环境；
— 软件安装部署；
— 业务流程梳理；
——业务流程优化；
——制定和记录标准和程序；
\- 数据收集；
数据分析、整理、上传：
— 数据输入；
——数据与系统集成；
\- 图纸录入；
—— 图纸数据匹配；
— 定制报表的编程；
— 为用户输入编写新的接口；
——系统接口编程；
— 导航增强程序设计；
——数据库模式修改的编程；
——编程的安全；
——开发用户和系统文档；
——用户验收测试；
— 用户培训。
A.6 系统上线及交付
系统上线及交付阶段的主要任务宜包括以下内容：
— 定义、创建、并对整个系统或系统的一部分执行一次或多次性能测试；
——评价新系统一些方面的性能特性；
——在实施过程中管理系统性能质量；
— 降低系统性能风险；
——建立一个能在项目实施过程中和生产系统上线阶段使用的性能测试模式和环境；
— 形成一个向用户展示如何使用应用系统扩展的手册(用户参考手册);
—形成如何使用应用系统处理日常业务的一系列的流程(用户指南);
——形成系统维护人员使用的描述维护细节的技术文档；
——形成系统管理的一系列流程(系统管理指南);
——根据系统切换计划准备生产环境；
— 为生产环境提供支持；
——移植到生产环境；
——测量系统实际与期望和计划系统性能差距；
——优化系统以配合业务流程变化；
-—确定业务和技术方面将来系统的扩展方向；
— 系统管理员培训；
——关键用户培训；
——一般用户使用培训；
——信息化管理知识分享。
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附 录 B
(资料性)
需求功能检查清单示例
B.1 不动产及租赁管理
不动产及租赁管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
— 不动产摘要；
——不动产概况；
— 不动产成本分析；
——不动产预算项目；
— 租赁和基本租金；
— 租赁和购买权保留；
——租约到期预警；
— 购买权到期预警；
——空置不动产突出显示；
——不动产监管区域突出显示；
— 不动产资产折旧清单；
——不动产成本预测；
——租赁财务分析。
B.2 资本预算管理
资本预算管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
——创建资本预算；
——编制预算明细；
——按规划审查预算；
——按规划类别审查预算；
——资金来源；
——分配资金；
——按资金年度审查审批规划；
——审查可用的资金和已支出资金；
——审查未分配的规划金；
——按资金审查规划资金；
——计划应用成本；
— 评估应用资金。
B.3 空间管理
空间管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
— 审查空置；
— 空间占用者定位；
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——为部门申请和释放空间；
突出显示计入部门的空间；
—— 审查当前空间的内部计费；
——按部门突出显示房间；
——建筑性能比较；
—— 空间效率比较；
——部门堆叠图；
— 人员平均空间面积；
— 空间占用规划；
——部门人员管理；
— 部门房间管理。
B.4 搬迁管理
搬迁管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
—— 员工搬动请求；
— 修改自己的搬动；
—— 审查自己的搬动；
组搬动请求；
—— 审查和评估搬动；
— 确定搬动审核流程；
—— 审查组搬动表；
——变动率报表；
—— 部门变动率图表；
— 搬迁项目管理；
— 审核搬迁；
\- — 完成搬迁；
—— 定义搬迁调查表。
B.5 设施及资产管理
设施资产管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
—— 固定资产标准手册；
——设备台账信息；
——房间标准及家具手册；
——贴标设备布局图层报表；
——按部门标准合计贴标设备；
——设备布局图层报表；
——按设备标准汇总设备清单；
— 按部门标准合计设备清单；
— 设备处理历史报告；
——按部门固定资产统计；
——创建搬动程序；
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— 基于搬动的流动状态表；
——资产状态评估统计。
B.6 工单任务管理
工单任务管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
— 服务水平协议 (SLA) 控制；
——灵活的工作流配置；
— 自动提醒和升级处理；
——全面的服务过程控制；
— 其他系统与服务台的集成；
——工作请求流的全面控制；
——预估工种、工具、部件等成本；
——维修人员和工具的调度管理；
——更新/关闭工作请求/工单；
— 满意度调查报告；
——升级服务请求报表；
——服务成本报表；
— 服务请求的成本/预算报表；
—— 尚未完成的工作请求报表。
B.7 运行维护管理
运行维护管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
——审查工作请求状态；
——突出显示有工作需要处理的空间；
——创建和更新工作请求；
— 审查工作量等级；
— 技工技能和专业；
— 审查设备维护历史；
— 周期性预防性维护工作安排；
— 按设备查看预防性维护工作安排；
——预防性维护流程和步骤；
— 设备报废和可替代分析；
— 存货不足的零件报表；
— 设备零件使用情况表；
———按建筑查看关闭的工作请求表；
——实际成本与财务预算对比分析；
——查看积压工作请求。
B.8 能源管理
能源管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
——能源采集计算：基于采集的能源读数，计算各类能耗用量；
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——能源计量查询：查询每个仪表的能耗用量；
--能耗告警：查询能耗采集的异常，能耗用量的异常；
— 能源设置：预算设置、能源仪表、分项、告警规则、单价等设置。
B.9 库存及物料管理
库存及物料管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
——采购申请、采购合同、采购订单等各类信息的维护；
— 物料编码及相关信息的维护；
—物料盘点、出入库、调拨等各类信息的维护(出库与维修保养工单的物料需求绑定，入库与采购
订单绑定关联);
——库存查询、物料消耗报表；
— 安全库存预警管理。
B.10 环境健康安全管理
环境健康安全管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
环境相关参数的线上监测，异常问题及时告警，并实现闭环管理；
— 环境巡检线上化管理；
— 人员健康线上化管理；
\- 防护用品仓储线上化管理；
-—安全巡检、应急处置、安全评估、危险源及隐患跟踪、特种作业许可证、设备证照的线上化管理。
B.11 项目管理
项目(大中修改造、二次装修等)管理模块的应用功能及统计报表宜包括以下内容：
——项目(大中修改造、二次装修等)立项阶段、采购阶段、实施与变更阶段、验收阶段等各类信息的
维护，并可用于后续的统计分析。
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