一、是什么?
简阅工程咨询管理平台,是一个咨询项目管理系统,用于咨询项目开展过程中的管理与协作。 适用于工程造价咨询公司,主要功能包括:造价项目管理、招标管理、投标管理、分公司协作等。二、为什么用管理系统?
所有的管理系统,都是解决业务规模(或人员)达到一定量时出现的管理混乱和效率低下问题。所谓量变引起质变,一件简单的小事,如果参与人员多,就会变得混乱,就需要流程来规范。一件简单的小事,如果需要重复做、大量做,就需要一个自动化工具来提升效率。一件复杂的事情,更需要借助信息化系统来辅助解决。一般管理系统主要解决三个层面的问题:1、信息收集
管理最基本的前提是了解情况,大多业务信息分散在不同的环节,当业务达到一定规模时,了解业务进展就变成了一件十分困难的事情,必须向不同人进行询问,再对信息进行汇总分析。借助信息化系统,可以各环节业务数据的实时收集,帮助公司打开业务的黑匣子,将各个阶段的信息透明出来,为管理者和业务人员提供信息支撑。2、人员协作
主要使用信息化系统来提升协作效率和规范协作流程,协作一般包括上下级协作、跨部门协作、跨企业协作等。3、效率工具
以业务信息为基础,结合特定的功能设计,来满足特定的业务需求。三、平台包含哪些功能?
平台主要功能包括:造价项目管理、招标管理、投标管理、分公司协作等。1、造价项目管理
- 造价项目台账:基本信息、建设项目信息、委托单位信息、管理信息。
- 项目资料管理:项目资料的上传、管理、在线预览等。
- 项目成员管理:项目负责人、项目成员。
- 项目任务管理:项目任务的创建、派发、处理反馈、审核等。
- 项目动态:项目进展、问题反馈、事项变更、工作要求、项目日志等。
- 项目进度:当前阶段、完成百分比。
- 项目费用:造价服务费、差旅费、招待费、通讯费、采购费等。
- 费用管控:总费用、已支出费用、可用费用等。
- 应收款管理:费用类型、应收金额、截止日期、收款标志。
- 归档文件:自动归档、文件锁定、在线预览、归档审核。
- 成果文件审核:土建审核、安装审核、报告审核。
- 报告号申请:按照一定规则自动生成报告号,实现报告号的规范化管理。
- 签章申请:报告签章的申请审批,实现与证书管理人员的协作。
- 开票申请:开发票的申请审批,实现与财务部门的协作。
- 收款确认:收款信息的登记与财务确认,并自动记入项目费用中。
- 报告查询:从各个维度查询历史项目的成果文件,以便于再利用。
- 委托单位:委托单位(客户)信息的登记与管理。
- 合同管理:合同信息的登记与管理,包括单项目合同、框架合同等。
- 执业证书:执业证书的登记、图片上传、借用、归还、有效期提醒等。
- 签章管理:查看管理各造价师参与项目情况。
2、招标管理
- 招标项目信息:项目名称、招标方式、控制价、开标时间、委托单位、项目状态等。
- 项目资料管理:项目资料的上传、管理、在线预览等。
- 应标方管理:基本信息、开票信息、联系人信息、是否中标等。
- 项目动态:项目进展、问题反馈、事项变更、工作要求、项目日志等。
- 项目费用:代理服务费、文件费、保证金、其他费用等。
- 费用管控:总费用、已支出费用、可用费用等。
- 项目应收款:费用类型、应收金额、截止日期、收款标志。
- 归档文件:自动归档、文件锁定、在线预览、归档审核。
- 专家管理:专家库管理、邀请专家、参与项目查看。
- 招标文件审核:招标文件的提交与审查。
- 公告发布申请:公告发布的申请与审批。
- 中标公示申请:中标公示的申请与审批。
- 用章申请:项目用章的申请与审批。
- 开票申请:开发票的申请审批,实现与财务部门的协作。
- 收款确认:收款信息的登记与财务确认,并自动记入项目费用中。
- 退保证金申请:申请退还应标方的保证金,实现与财务部门的协作。
- 招标日历:以日历的形式,查看所有招标项目的开标时间,以便于合理安排相关工作。
- 代理保证金:查看管理所有代理保证金,了解保证金退还情况。
3、投标管理
- 投标信息:项目名称、项目类型、招标人、招标方式、开标时间、是否中标、代理机构等。
- 项目动态:投标进展、问题反馈、事项变更、项目日志等。
- 项目费用:代理服务费、文件费、保证金、其他费用等。
- 归档文件:自动归档、文件锁定、在线预览、归档审核。
- 投标文件审核:投标文件的提交与审查。
- 用章申请:项目用章的申请与审批。
- 付款申请:申请付文件费、保证金、代理服务费等,实现与财务部门的协作。
- 收款确认:保证金退还信息的登记与确认,实现与财务部门的协作。
- 投标日历:以日历的形式,查看所有投标的开标时间,以便于合理安排相关工作。
- 投标保证金:查看管理所有投标保证金,用于了解应收保证金情况,以便及时收款。
4、分公司协作
以“项目”为中心,以“申请审批”为主要方式,为总公司与分公司之间提供事项协作、项目管控、费用结算等功能。- 协作项目:包括造价项目、招标代理项目、投标项目、其他事项等。
- 用章申请:项目用章的申请与审批。
- 资料使用申请:项目使用资料的申请与审批。
- 报告签章申请:报告签章的申请与审批。
- 公告发布申请:公告发布的申请与审批。
- 中标公示申请:中标公示的申请与审批。
- 开票申请:开发票的申请与审批,开票税金自动记入项目费用中。
- 代付款申请:代付款的申请与审批,付款信息自动记入项目费用中。
- 收款确认:收款信息的登记与确认,收款信息自动记入项目费用中。
- 费用转入:代付款(或代开票)时,需要先将费用转给总公司,并提交确认。
- 报告审核:成果文件的提交与审查。
- 招标文件审核:招标文件的提交与审查。
- 投标文件审核:投标文件的提交与审查。
- 归档审核:项目文件归档后,提交总公司进行审查。
- 项目费用管理:代收款、代付款、税金、项目管理费、标书制作费、打印费、资料费等。
- 项目结算申请:项目费用的结算申请与审批,一个项目可以多次结算。
- 分公司业务收入:查询分公司业务的营收情况。
- 共享资料:共享给各个分公司的文档模板、操作规范、规章制度等。