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时间管理术

注：本文是《小强升职记》的读书笔记。

如何记录和分析时间日志

写在前面：

1. 时间黑洞的产生源于大脑喜欢做简单事情的特点，刷朋友圈和写报告哪个更简单？当然是刷朋友圈，所以大脑就会倾向于刷朋友圈。
2. 当你的注意力被打断之后，如果想要重新集中注意力至少需要 15 分钟。

四步工作法

• 将所有任务放进工作篮，不论是谁在什么时候交给我的任务，统统放进工作篮里。
• 将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
• 将需要在特定日期处理的事情写进日程表；将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒；将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
• 在自己最高效的时段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。

最高效的时段应安排最重要的事，但什么是最重要的事？

管理：工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物。

成就感：工作的目的和价值在于不断创新，不断取得成就，不断得到领导与同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事。

社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识。

在找到自己的职业价值观之后，如果有两件事同时向我扑来，我如何决定优先级呢？一件事情是解决一个公司所有人都没有办法搞定的技术难题，另一件事情是主持一个新项目的管理工作。如果按照我现在的价值观来看，管理肯定是在第一位的，因此我会选择主持新的项目；如果放到10年前，那时候我的价值观和现在不一样，我会更加注重成就感，因此我会充满激情地投入到技术攻关中去。

四象限法则

如果平时的工作主要集中在第三象限，工作就会变得忙碌而且盲目。

第一象限：没什么好说的了，立即去做！我们工作中的主要压力就来自于第一象限，我们生活中的主要危机也来自于第一象限。

第二象限：有计划去做！我们应该将时间投资于第二象限，不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解，并且制定时间表；然后我们每次投入很少的时间，就可以完成一项庞大的任务。

第三象限：第三象限：交给别人去做！我们应该清楚地认识到，第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做。在上班的时间尽量将精力集中在重要的工作上。

第四象限：尽量别去做！这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候，可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力，否则你就是在浪费生命了。

应用猴子法则，走出第三象限

我们虽然应该帮助遇到困难的同事，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当作他们自己猴子的收容站，你收的越多，他们给的越多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。你将一些并非自己职责的事情做的很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？这就是猴子法则，应用他的前提是你要明确自己的责任边界。

学会甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他主人身上。

如果别人（前辈）非要把他们的猴子甩给我，我怎么办呢？

那就沟通清楚他对这件事的想法，还有预期的结果，不要不明不白地就接下来。

第二象限工作法

我们要学会紧紧围绕第二象限展开我们的工作。如何做到这一点？

对第二象限的事物进行目标描述和任务分解！

对第二象限的事进行目标描述和任务分解的好处如下：

1. 迫使我们将精力花在第二象限，这在一开始是非常重要的
2. 有利于将一个项目做细，做得有计划，时刻知道你下一步该做什么，也更加有行动力
3. 明确任务完成的标准，当达到标准的时候就可以放下你的心头大石，减轻你的压力
4. 分成小的任务有利于进度控制，你可以明确知道该任务是否造成了拖延，并立即调整后面任务的时间规划

衣柜整理法

做事靠系统，不是靠感觉

整理衣柜的五个步骤对应着时间管理的五个流程：捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动。

每天遇到的任何事情都放到这个循环系统里处理，做事靠系统，不是靠感觉。当你真正建立起来一套系统，并且运转良好的时候，你就可以获得解放。

捕捉：清空衣柜

时间管理，管理的是承诺，我们每天都在接收和发出各种承诺，答应别人的事是一种承诺，答应自己的事，也是一种承诺。

所以捕捉这个环节就是把‘一切引起我们注意的事情’都收集下来，放到头脑以外的地方，让那座冰山浮出水面，看到它的全貌。

其实很多突然发生的事情，并不一定要立即去做。

收集篮：把所有事情写下来，收集篮是需要每天清空的。

我们应该在工作时尽量追求一种‘心静如水’的境界。空手道中用‘心静如水’来形容一切就绪的状态，我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度做出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发现时间过得很快，感觉自己能控制一切，完全没有紧张的感觉，要达到这种‘心静如水’的境界，需要不断地练习和优化‘衣柜整理法’。

记住，收集的关键是将“一切引起我们注意的东西”放在“收集篮”里，在清空大脑的同时达到“心静如水”的境界。

明确意义：为衣物分类

处理收集篮的几大原则

1. 从最上面一项开始处理：‘明确意义’这个词并不意味着‘立即去执行’，它仅仅是‘判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后放到相应的地方去’

2. 一次只处理一件事情：处理完一件事以后再去处理下一件

3. 永远不要再放回收集篮：争取一次就做到最好

三类‘不能行动’的任务

1. 垃圾：这类事情千万别去做，浪费时间，浪费生命。
2. 将来某时：比如说‘哪天有空去打羽毛球’，这就是一件当某些条件成熟之后才会做的事情。
3. 参考资料：比如‘上个月市场推广费用明细报表’，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。”

六类‘可以行动’的任务

1. 2 分钟行动：打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是——立即去做。
2. 项目：这是需要多个步骤，并且需要多部门协调的事情。
3. 任务：由多个行动组成，和项目的区别是任务几乎都是自己要解决的事情，比如制作项目进度计划。
4. 行动：就是可以直接去做的事。比如例子中的‘就项目出现的问题和Eric沟通’，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。
5. 指派给别人完成的事：这类事情是我最喜欢的，因为我可以方便地把这只猴子甩到别人身上。
6. 特定时间做的事：这些事我写在日程表里，比如下周三 14：00 督促 Steve 提交用户使用报告。

脑袋里只装一件事

专注：当我们集中注意力于某一件事的时候，我们会放下和忘记其他的事情，同时，大脑会努力搜索和当前这件事相关的任何信息，这将大大提高我们的创造力。

成就感：伤其九指不如断其一指，与其每件事都做到一半，不如将一件事情完全做完，这样做起事来更开心，更有成就感。

摆脱压力：压力都是自己给自己的，我们的压力来自于我们知道可能还有10件事在等着我们去做。

脑袋里只装哪一件事？

下一步行动

行动就是可以直接去做的事情，比如打个电话，而下一步行动就是某一件事情的下一个可以直接去做的事情。比如‘制作项目进度计划’可以分解出若干行动。

这四项都是行动，但下一步行动只有一个：进行项目结构分析，明确单元之间的逻辑关系与工作关系。

我们的焦点只有一个，就是下一步行动：我每从第二象限取出一个任务的时候，总会问自己一个问题：下一步行动是什么？，为了回答这个问题，我会在纸上先将任务分解成若干个‘行动’，但后去找到‘下一步行动’，最后再去执行它。要知道，任何复杂的事情都是由简单的‘行动’组成的，就像一个很大的毛线球，只要你找到它的线头，顺着线头，总会把毛线理顺的。

写行动的秘诀：

1. 动词开头：确保它具有可执行性
2. 内容清晰：比如‘准备会议资料’，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，‘需要准备哪些资料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’，等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。
3. 描述结果：我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述的越清晰，产生的能力就越大。
4. 设定开始时间、周期、最后期限：更加合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。

行动、任务、项目区别

行动就是可以直接去做的事情，决定它的下一步行动其实是决定执行时机，不同的时机去做，就会产生完全不同的结果。

任务是由行动组成的，任务下的行动由自己独立完成，做一个任务关注的重点是事情本身。

项目也是由行动组成的，项目下的行动由多个人共同完成，做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。

如果你是项目负责人，那么你的重点就不是分解任务并执行，而是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。

行动关注事情的执行，搞定任务的终点是先想清楚结果图像是什么，然后找出实现这个结果的路径，做项目既要知道怎么搞定人，还要把握好这些人的执行情况。

组织整理：将分类的衣物重新存储

我们有一个收集篮，里面写满了‘杂事’。我们明确了每一件杂事的意义，并且知道不同类型的事情，决定下一步行动的方式不同。

接下来怎么做呢？构建三张清单和一份日程表

日程表：这里面存放特定时间要做的事情，比如说开会、约会，等等。

将来清单：将来清单上的内容可能要很长时间才会执行，所以我把它放在最后的位置，每周回顾的时候翻开看看，有没有什么事情可以孵化成行动了。

行动清单：这是每天的主要清单，排在最前面，我在每天工作的时候把效率手册放到右手边，翻开到行动清单这一页，随时可以在上面记录，当行动完成之后，也可以随时从上面划掉。

项目清单：添加项目，例如‘新产品销售策略’。

深思：对衣物做到心中有数

良好的收集习惯还有‘3+1’清单系统，基本上已经可以解决你日常工作上的忙碌问题，但是要解决盲目的问题，我们还需要深思。

孵化杂事：如果你不做深思的话，我们的‘将来清单’会越来越庞大，事情会一件一件地堆在那里。因此我们必须要对这个清单进行‘修剪’和‘孵化’处理，不论是将那些我们已经不感兴趣的事情从清单中划掉，还是将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步的思考，都将有利于我们保持清晰有序的头脑。

产生灵感：深思是让我们抬头看路，找一个不被打扰的时间段，重新审视一下过去发生的事情，还有未来要做的事情，很多平时觉得棘手的事情，都会在这个时候找到灵感。总是低头赶路，会撞到电线杆的。

提升高度：通过对自己一周工作的重新审视，向自己发问：我的目标是什么？今后遇到类似的事情应该如何取舍？当我们站在一个新的高度去看待现在的人和事，你会有前所未有的发现。

回顾的时候做到以下几点：

1. 清空收集篮
2. 检视将来清单、行动清单、项目清单：
   1. 将来清单里有没有可以孵化的任务？
   2. 行动清单里有没有已经做过还没来得及划掉的任务？
   3. 打开项目清单浏览一下，自己下一步应该做些什么？
3. 检视日程表：看看下周都有哪些约会，有哪些会议，根据日程情况适当调整一下行动计划
4. 年度目标：将自己的目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成，比如：健康的目标，每天早晨早起锻炼；财富的目标，2年内每月现金流超3万；心智的目标，我要每年阅读50本书，等等。

行动：选择最佳方案

六个高度

原则：将自己的目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成，比如：健康的目标，每天早晨早起锻炼；财富的目标，2年内每月现金流超3万；心智的目标，我要每年阅读50本书，等等。

愿景：这里面包含3～5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：

1. 我想要什么？
2. 哪些人已经做到了？
3. 他们是如何做到的？
4. 那时候我的工作和生活会是怎样的？

目标：目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。

责任范围：工作上的角色，如销售、管理、产品开发等；生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等。兴趣爱好上的角色，如驴友、吉他手等，要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。

任务：虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统，但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。比如‘制定新产品的营销策略’等。

下一步行动：这是最为细枝末节的事件，我们要将它们全部放进行动清单，然后一一消灭。谁更关注细节，谁就能获得更大的成功。刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈，但是最终只有职业规划清晰的人，才会驾车进入快车道，直奔目标而去。

选择执行哪一个行动：重要性、环境、时间、精力

重要性：决策行动的下一个标准就是相对重要性，即在所有剩余的这些选择中，对我来说，哪一项最重要？

环境：利用环境将一类事情集中处理，可以大大提高我们的工作效率。

时间：时间是决定行动的关键因素。我们都不希望自己的工作被打断，因此我们必须考虑现在到底有多长时间可以用来处理手头的事情。

精力：人的精力总是有限的，我们不能强迫自己在看了2个小时报表之后再去制定销售策略，我们应该保持自己的节奏，将烦琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来，这样能有效防止疲劳，也有利于集中精力。

遇到问题怎么办？

臣服与拖延

臣服精力、臣服环境、臣服天性，人的精力是有限的，并且随着持续的工作精力会越来越下降，这是“工作效率曲线”。

大脑有两个特性：

1. 大脑喜欢做简单的事情。
2. 大脑对有时间底线的事产生紧迫感。

游戏带给我们的启发

目标：游戏中的目标都很明确：‘到黑森林去打败来自碧玺王国的卡里考，拿到他的月光石之后带给城堡里的铁匠，他会给你打造新武器’，如果你总是能像游戏里那样，把一个终极目标，分解成若干努力就能达到的小目标，不是想着一下子要搞定某一件事情，而是找到实现它的路径，然后逐个搞定，那就增强战拖力。

规则：游戏中的规则是不容逾越的，我们只需要按照规则玩就OK了。如果你能够建立一两个小系统，并且把它们变成仪式，比如每天早晨到公司的第一个小时，排除干扰地搞定最重要的事，那么这就是你给自己定的规则，养成习惯后就不容易分心。

及时反馈：游戏中你可以随时知道你的分值是多少，并且完成任务后会立即得到奖励，比如新武器、新技能、新关卡，这可以让我们不断积累成就感和满足感，充满积极的情绪去继续进行游戏。为自己建立一套反馈系统，比如写成功日记，或给自己一些小小的奖励。

自愿参与：游戏总是不强迫你，但是诱惑你，现实生活中总是别人给自己下任务，而自己被迫参与，有没有办法把任务变成自己的任务？做自己喜欢做的事情？或者把任务按照自己喜欢的方式搞定，从‘要我做’到‘我要做’，这是一个心态上的调整，所有的任务、事情，不是在给别人做，给公司做，而是做这件事情的同时在积累经验，创造机会。

如何做到要事第一？

为什么每天都有这么多琐事要处理？

1. 大脑喜欢做简单的事情
2. 即时满足
3. 不愿改变

时间管理的问题，其实是表象，往下挖，是和自己的沟通方式问题，再往下挖，是不相信自己坚持的东西，再往下挖，是不知道自己想要什么。

解决方案只有一个：要事第一！ 做完必须做的琐事，就立刻回到要事上来。

1. 简单、明确：明确目的、目标 \(\to\) 搜集相关资料 \(\to\)​​ 行动
2. 即时满足：以写文案为例：快速写出核心观点和大纲，把框架搭起来然后填充内容。每一步都有一个小成就，这就是即时满足。
3. 不愿改变：不愿改变的话就不改变好了！在相对固定的时间段去做最重要的事情。

在当前工作层面上，‘要事’通常和绩效直接相关。比如程序员的要事是：又快又好地写好代码和文档；项目经理的要事是：做好沟通和协调，确保项目按进度、高质量完成。

在职业生涯层面上，‘要事’和下一个目标直接相关。如果程序员的下一个目标是项目经理，那他就需要在工作中多留心观察和思考项目经理的行为。

用番茄搬走最大的石头！

如果每天做10分重要的事，就会成为十分重要的人；如果每天做7分重要的事，只会成为七分重要的人。时间管理不是做什么事用多少时间，而是用时间做什么事！

如何应对临时突发事件？

碰到临时突发事件的时候，没有其他的办法，只能紧急应对。首先，处理事情之前先处理好情绪，你要知道，不论多糟糕的事情，当它发生的时候就已经过去了，你再郁闷、烦躁都无法改变过去，对吗？最实用的方法就是活在当下，怎么做到呢？还是问那个老问题：‘下一步行动是什么？’。其次就需要一些经验，比如今天的事情，两边都同样紧急重要，如果是我的话我会首先给自己一个底线：45分钟必须改完，否则就汇报给我的项目经理，我们一起评估把下午汇报交给其他人做，还是和对方协商折中的解决办法。

如何养成一个好习惯？

人生就像是在雪地里行走，向后看，是自己一路走来的轨迹；向前看，是白茫茫的一片。不要问‘该往哪儿走’，只要回答‘想往哪儿走’。自己的双脚就是书写历史的工具。

培养习惯首先找到驱动力

第一步先问自己：为什么要养成这个习惯？

驱动力＞约束力，养成习惯就是打开一扇从里面锁住的门，用约束力在外面猛砸有时也管用，但不如用驱动力从里面打开那样优雅、有效，记住：力量来自于你的内心。

再微不足道的成就都要大肆庆祝

培养习惯不是一个人的事

康德说过：自律即自由！

我们不是在培养习惯，也不是在时间管理，而是选择内心自由的生活方式！

如何让想法落地？

用 S.M.A.R.T 法则厘清目标

S——Specific

这里指的是目标一定要明确，不能够模糊。

M——Measurable

目标的可衡量性。是否有一个实现目标的标准。

A——Attainable

目标的可实现性。一个目标必须是可以实现的，或者说经过努力是可以实现的。

R——Relevant

目标必须和其他目标具有相关性。完成这个目标对你的其他目标有何帮助？

T——Time-based

目标必须具有明确的截止期限。即一个目标只有在一定的时间内达成才有意义。

你想创办一个什么样的社群？

怎样才算成功创办了这个社群？

你觉得可以做到吗？

你创办这个社群的目的是什么？

打算在什么时间之前完成这件事？

行动力不是高效完成别人交代的事情，而是完成自己想做的事情！

用思维导图梳理计划

用甘特图掌控进度

用九宫格平衡人生

享受工作中的每一分钟，因为每一分钟都是他成长的机会。

以前总是将注意力放在如何解决问题上，而现在，用更多的精力去思考如何将事情做得更好。

优秀的人有优秀的系统，普通的人有普通的系统，失败的人没有系统！

建立高效办公区

如何更好地实践和优化“衣柜整理法”？

如何让同事们认同他这个“半路杀出的程咬金”？

如何顺利完成角色的转换？

如何协调各部门的关系？

如何进行利益的平衡？

今后如何规划？

电话放左侧，以便接电话时右手记东西，电话旁准备便条和笔。

桌面正前方区域为办公区，平时保持空、净。

前方左右两侧可以放当天需要处理的资料、文档、待办事项本，处理完后每天清空这两个区域。

常用文具放右手前方比较好拿的位置。

工作相关资料可以用透明文件盒搭配文件夹来整理，竖起来摆放，也可放一个搁架，下面放文具和笔记本。

番茄工作法用的倒计时器。

整天都用电脑的，就放在正面，不是整天用的就放在侧面。

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