漫谈丨集团企业的电子档案怎么管？

今天聊聊集团企业电子档案建设的话题，根据这么多年的项目实践经验，可以从以下4个角度解决。

一般情况下，集团企业档案电子化是由集团本部顶层设计，下属产业集团企业试点执行，数据需要隔离，独立应用。

集团公司的管理模式

“放-管-服”
☆放→集团公司总部放权给下属产业集团领导层以及成员企业管理层。
☆管→集团公司总部管人、管财、管战略，不干涉具体事务
☆服→集团公司总部调集外部优质资源给下属产业集团企业提供服务，尤其是数字化转型的服务，例如全电子档案管理平台

集团公司的档案管理数字化战略与战术思路

“放-管-服”
☆战略方向→放和服
☆战术思路→集团公司总部IT（规划型）制定总部和下属产业集团的数据中心，档案业务超级管理员。
下属产业集团根据自身主营业务行业板块和相关监管审计机构要求，制定自己的档案分类体系和应用规则。

集团公司对电子档案管理的业务陌生感和不确定性

☆ 关于纸质档案与电子档案的关系、业务系统与档案系统的关系、用户在多系统之间切换应用体验问题等等
☆ 举例：
①材料A要归档，在业务流程上的哪个节点下才可以去归档？
②这个节点下的材料A，是哪个岗位去归档？全职还是兼职？
③此刻材料A是纸质还是电子还是系统数据？
④纸质→则拍照或扫描上传文档中心
⑤电子→则导入或系统集成上传文档中心
⑥系统数据→则导出导入或系统集成上传文档中心
⑦确认归档是通过一个跨系统集成的自动化归档，还是人工在业务系统上点击触发归档？还是人工在文档中心系统手工触发？

集团公司在档案管理数字化转型道路上摸索前行

认知决定着选择
多数集团公司是在摸索中逐渐加深认知
选择必然会随着时间的变迁而发生改变

因此，我们需要清晰这个必然的客观规律，抓好我们的产品前行目标，坚持客户成功的服务理念，时刻准备着为集团型客户提供更加优秀的档案数字化产品与服务。