【信管9.2】项目沟通管理过程

项目沟通管理过程

经过之前的学习，相信你对沟通相关的概念以及引申的那些知识点都有了一定的了解了。其实沟通管理的过程非常简单，没什么特别多的内容。整个沟通管理领域都是许多教材之外的引申知识点。不过，过程我们还是要学的，毕竟每个知识领域的内容都是论文的重点。

规划沟通管理

规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程。主要作用是：识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式，即哪些人需要沟通，谁需要什么信息，什么时候需要以及如何把信息发送出去。

工具与技术

规划沟通管理的工具与技术主要包括沟通需求分析、沟通技术、沟通模型、沟通方法等，我们简单来看看。

沟通需求分析，确定项目干系人的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值。用于识别和确定项目沟通需求的信息包括（但不限于）：

• 组织结构图
• 项目组织与干系人之间的责任关系
• 项目所涉及的学科、部门和专业
• 参与项目的人数与项目地点
• 内部信息需求（组织内部沟通的时间）
• 外部信息需求（与媒体、公众或外包的沟通时间）
• 来自干系人登记册的干系人信息和沟通需求

沟通技术，我们可以采用各种技术在项目干系人之间传递信息（对话、会议、网站等等），可能影响沟通技术选择的因素包括：

• 信息需求的紧迫性
• 技术的可用性
• 易用性
• 项目环境
• 信息的敏感性和保密性

沟通模型主要就是我们在上一课讲过的那个沟通模型，也就是编码、反馈、媒介、噪声、解码这些内容。作为沟通过程的一部分，发送方要负责信息的传递，确保信息的清晰性和完整性，并确认信息已被正确理解。而接收方负责确保完整地接收信息，正确地理解信息，并需要告知已收到或作出适当的回应。下回请记住，领导对你私聊或者在群里发的信息，多少都要扣个 1 或者回复个“收到”哦。

沟通方法主要分为三种：

• 交互式沟通：最有效的沟通，对话、会议、即时通信等。
• 推式沟通：信件、电邮、日志等。
• 拉式沟通：企业内网、wiki、知识库、在线课程等。

输出：沟通管理计划

规划沟通管理过程的输出主要就是沟通管理计划。它是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。一般包括如下信息：

• 通用术语表
• 干系人的沟通需求
• 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度
• 发布信息的原因
• 发布信息及告知收悉或做出回应（如适用）的时限和频率
• 负责沟通相关信息的人员
• 负责授权保密信息发布的人员
• 将要接收信息的个人或小组
• 传递信息的技术或方法
• 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算
• 问题升级程序，用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径
• 随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法
• 项目信息流向图、工作流程（授权顺序）、报告清单、会议计划等
• 沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等

管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。这个过程的主要作用是，促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。

管理沟通过程其实没有什么多说的，它输出的是沟通的记录，这些记录可能就是一些问题的解决方案，也可能是需求的文档的雏形。不过它有两个工具与技术是我们需要关注的。

信息管理系统

这类系统主要是为项目经理获取、储存和向干系人发布有关项目信息的标准工具。用来管理和分发项目信息的工具有很多，包括：

• 纸质文件管理
• 电子通信管理
• 项目管理电子工具：电子项目管理工具、电子沟通管理工具、社交媒体管理工具

另外发布信息的技术大家也可以了解一下，包括发送——接收模型、媒介选择、写作风格、会议管理技术、演示技术、引导技术、倾听技术等等。就像我现在就是通过公众号、博客、社交媒体以及短视频等各种手段来发布我的信息。

报告绩效

报告绩效是指收集和发布绩效信息，包括状况报告、进展测量结果及预测结果。绩效测量基准其实就是项目的范围、进度和成本参数的整合，有时也可包括技术和质量参数。报告绩效的步骤一般是先收集依据材料，然后根据材料进行绩效评审，评审后输出状态报告、进展报告和项目预测三个文件，也就是上面说过的三方面的内容。总体来说，这三份详尽的报告可能包括：

• 对过去绩效的分析
• 项目预测分析，包括时间与成本
• 风险和问题的当前状态
• 本报告期完成的工作
• 下个报告期需要完成的工作
• 本报告期被批准的变更的汇总
• 需要审查和讨论的其他相关信息

控制沟通

控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。本过程的主要作用是，随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。

在这个过程中，工具和技术中只有一个会议是我们需要关注的，而输出内容也没什么特别的，沟通控制过程中出现的问题一般也就是会以变更请求的形式输出，然后作为项目整体管理中的实施整体变更控制的输入。很多别的知识域中的过程都会产生这样的变更请求，所以也就不多说了。

会议

开什么会，怎么开，那是具体项目具体分析。不同的团队开会的形式也可能不同。而我们在这里主要了解一下的是一些如何开好会议的建议，或者说是能够高效开会的建议。

• 事先制定一个例会制度
• 放弃可开可不开的会议
• 明确会议的目的和期望的结果
• 发布会议通知
• 在会议之前将会议资料发给参会人员
• 可以借助视频设备
• 明确会议规则
• 会议要有记录
• 会后要有总结，提炼结论

改进项目沟通

最后我们再说一个问题，那就是如何来改进我们的沟通。沟通的重要性相信已经不必我再继续重复了，一个项目沟通情况的好坏往往对项目的结果会有着巨大的影响。在项目执行过程中，其实是可以在团队磨合以及项目推进的状态下对沟通过程进行不断地改进的。这里，我们也给出一些有助于改进沟通的建议供大家参考：

• 使用项目管理信息系统（PIMS）
• 建立沟通基础设施
• 使用项目沟通模板
• 把握项目沟通基本原则：内外有别、非正式有利于关系融洽、对方能接受的风格、沟通升级、扫除沟通障碍
• 发展更好的沟通技能
• 把握人际沟通风格：分析型、实践型、表现型、理想型
• 进行良好的冲突管理
• 召开高效的会议

发现没有，其实都是我们之前学习过的内容，把它们综合起来，就是改进沟通的一系列方法。

总结

今天的内容就是项目沟通管理的三个过程，并没有什么太重点的内容，但是这三个过程是干什么的，大概有些什么工具和技术你还是要清楚知道的，要不然论文和一些简答题出到沟通方面的题目了你也会抓瞎。相对来说，这些内容还是比较好理解记忆的。

参考资料：

《信息系统项目管理师教程》

《某机构培训资料》

《项目管理知识体系指南 PMBOK》第六版