摘要
1. 发票业务概述
采购发票系统在整个财务系统中处于核算层的财务运营系统部分。采购发票系统作为企业采购发票的统一管理平台，承担了商品采购业务中供应商发票信息采集、校验、认证及采购发票影像管理工作。采购发票系统和销售开票系统共同构成了发票管理系统。采购发票系统前端与采购合同业务系统对接，获取采购供应商结算信息；与电子影像系统对接，实现采购发票的电子化管理；后端与网上报账系统对接，实现采购报账结算信息的实时更新。如图所示。
1.1. 发票业务背景
采购发票是企业在进行采购业务时产生的重要票据，是企业税务管理的重要单据，因此采购发票能否得到高效、统一、精准的管理将对企业税务、财务结算、信息分析等产生重要影响。传统的采购发票管理模式主要依靠线下手工记录，由于涉及的部门众多，需要管理的信息要素也各不相同，因此极易造成发票丢失、信息重复录入、发票信息错误率高、供应商对账信息不准、三单匹配困难等诸多问题。
采购发票系统是通过创新的电子流模式将企业税务、采购发票、结算等相关事务全部纳入管理的信息系统。传统模式下，从接收采购发票到最后的付款和税务认证，至少需要五至六个工作人员累计工作近半个小时；
在采购发票系统管理模式下，通过电子自动信息技术和流程的改进，可提升至两至三个工作人员累计工作仅三分钟。全面推行电子发票后，电子化运作的采购发票系统将发挥更大的功效，进行集中的电子化信息对接认证。采购发票系统的应用将大大提高企业采购发票管理流程中各工作节点的处理效率，可为企业带来可观的发票处理成本节约。
1.1.1. 什么是发票
发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。
1.1.2. 发票分哪些种类
- 从是否可以被抵扣来看，分为普通发票、专用发票、机动车销售统一发票、通行费发票等。
- 从收支方向上看，分为销项发票、进项发票（同一张发票对销售方来说是销项发票，对采购方来说是进项发票）。
- 从载体上看，分为纸质发票、电子发票。
- 从发展历程上来看，分为税控发票、全电发票。
税控发票就是全电发票之前的发票，它的开具依赖于税控专用设备（金税盘、税控盘、税务Ukey），需每月进行抄税清卡。传统发票也包含纸质发票和电子发票两种类型，但电子发票的格式，仅含PDF和OFD两种。
全电发票即全面数字化的电子发票，也称“数电票”，包含OFD、PDF、XML三种格式，是与纸质发票具有同等法律效力的全新发票，不以纸质形式存在、不用介质支撑、无须申请领用、发票验旧及申请增版增量。纸质发票的票面信息全面数字化，将多个票种集成归并为电子发票单一票种，全电发票实行全国统一赋码、自动流转交付。
从业务角度来讲，企业涉及发票的包含收和支两个部分，即进项发票和销项发票，进项发票用于采购支出、差旅报销，销项发票用于销售商品和服务，那么系统建设也是围绕这两部分开展。
1.2. 发票业务需求
1.3. 发票系统设计目的
对于企业自身来说，建立发票管理体系，既满足了业务管理基础要求，同时也降低了由于发票管理不当给企业带来的涉税风险。
采购发票在企业经营过程中是保证票、库、账、款、税一致的纽带，是唯一商事凭证。采购发票系统的出现，使得发票处理效率大幅提升。目前由于其自身技术的先进性，已在我国财务供应链工作中得到迅速普及，采购发票系统的实施为企业的运作带来了如下的实际意义：
- 提高工作效率。采购发票系统以采购发票电子化为基础，发票处理过程批量自动化，从发票接收到付款的各工作节点人工发票处理及审核成本和时间可降低90%以上。
- 优化现金流。采购发票系统集中自动认证的技术可有效避免由于传统发票处理过程延误使得进项发票不能当月及时抵扣，降低资金占用的风险。
- 全程可视化。从发票开具到发票认证、发票流程的全过程均可在采购发票系统中可视化，企业可实时准确掌握未开、在途、审核、认证发票的各项信息。发票处理的例外情况可及时预警，相关人员能够迅速采取行动应对。
- 提升内控水平。采购发票系统的运营有助于发票责任的明确，便于审计。同时，发票信息的全程记录大幅减少丢票、滞留票现象，规避涉税风险。
- 提高供应商满意度。采购发票系统流程有助于优化供应商对账过程及效率，减少上下游电话咨询量，强化企业与上下游的合作，最终提高供应商的满意度。
销售开票系统的应用使企业相关人员在同一平台的统一开票流程中各司其职，使烦琐细致分散的开票动作流程电子化，具有如下实施意义：
- 消除手工工作，提高工作效率。消除手工开票信息录入工作，释放大量分散的开票人员人力。开票流程得到简化，系统可满足一定的特殊开票需求处理工作，大大提高开票的工作效率，并有效降低错开、漏开发票的风险。
- 信息实时反馈，100%准确存档。所有开票流程过程信息均被记录在开票系统中，对接的税控机生成的发票也可得到安全的存档。开票系统的查询统计模块可提供所有开票信息的各维度查询和统计功能，相关业务人员可及时获取所需的业务信息，不再依赖人工线下统计，大大提高信息传递效率。
- 提高应收管理水平，加速应收回款。企业的所有销售信息可得到及时准确的发票结算处理，发票开具及时，应收确认效率得到提高。相关业务人员根据准确的销售发票信息可及时对销售客户进行催款，加速应收款的回收工作。
- 提升税务管理水平。销售开票系统与网上报账系统或核算系统对接，实现销项税金凭证的自动生成，建立销项税额的账实比对机制。开票系统的电子化运作可实现企业集中化的税务管控，将销售发票的各项税务信息传递至相关人员，生成各类税务管理报表，从而提升税务管理水平。
2. 发票系统总体设计
2.1. 发票平台整体架构设计
2.1.1. 销项发票平台设计
2.1.1.1. 建设连接税局的终端
在金税三期时，税局未开放针对企业的直连接口，需要选择特定的供应商来提供此项服务。市面上常见的供应商有航天信息、百望、云砺信息、金蝶等等。
金税四期时，即开具全电发票时期，税局提供了企业的直连接口（即乐企），企业可以根据自主需要选择直连税局还是通过第三方供应商连接。
2.1.1.2. 建设发票引擎
外部供应商的开票软件仅仅解决发票产生的问题，对于大型企业而言，不能手工一点点在开票软件上面输入需要的信息，那么就需要把企业的订单数据转换为发票数据，这就需要建设发票引擎，发票引擎主要解决以下四部分信息映射转换：
（1）购方信息
很多基于合同的订单，可以把合同甲方信息作为购方数据；移动端用户自助申请的填写购方信息也直接通过接口提供过去；还可以基于特定的逻辑，如客户ID关联其已申请的抬头（既包含企业存储的抬头，也包含第三方的抬头，如微信抬头、支付宝抬头），后续选择作为购方信息，无需再手工输入。
（2）销方信息
销方信息是根据映射关系产生，如餐饮连锁企业，深圳和上海各有多家门店，深圳和上海的门店肯定对应不同的纳税人识别号，甚至深圳的门店也可能对应多个纳税人识别号，那么我们就可以根据订单所在门店映射的纳税人识别号作为销方信息。
（3）商品行信息
商品行信息的映射关键点有两个：税收分类编码和税率。企业从内部管理的角度，会有收费项目，一笔订单可以有一个或多个收费项目，通过建立收费项目与税收分类编码、税率的映射关系，即可自动转换。当然，在实际业务中，考虑纳税人是一般纳税人还是小规模纳税人，一般纳税人的话存不存在简易征收，国家税收政策调整，如16%将为13%，以及新冠疫情期间，小规模纳税人税率的多次调整等时间因素，收费项目与税率的映射是多对多的，如何准确地自动获取税率，还需要考虑其他输入变量建立复杂的映射关系逻辑。
（4）备注栏
某些特定的税收业务类别中，如不动产租赁，需要在备注栏填写不动产地址，在开放给用户填写时，用户可能不知道相关规则，即使知道，填写也未必准确，这就需要通过发票引擎获取相关信息转换后强制填写上。
采购发票系统主要包括四大功能模块，即发票识别模块、发票处理模块、发票认证模块和查询统计模块。发票识别和处理模块以采购发票电子化为基础，发票匹配自动化，从而使得人工发票处理及审核成本大大降低。发票认证模块避免由于发票处理延误使得进项发票不能当月及时抵扣的风险。采购发票系统实现了从发票开具到发票认证、处理审核全过程可视化，企业可准确掌握未开、在途、审核、认证的发票信息。如图5-3所示。
销售开票系统主要包括五大功能模块，即发票申请模块、信息处理模块、发票开具模块、发票管理模块和查询统计模块，覆盖了发票开具过程中发票申请、发票审批、信息同步、发票开具、发票实物管理、查询统计的全流程。如图6-3所示。
2.1.2. 进项发票平台架构
2.1.2.1. 建立进项发票池
金税三期时，由于税局没有开放直连接口，获取进项发票需要通过RPA方式来下载。金税四期时，税局计划提供进项发票下载及认证接口。
2.1.2.2. 发票验证自动化
打通采购及费用报销等付款平台，利用进项发票池实现发票的自动验证，提高审核效率。
2.1.2.3. 发票自动认证
实现进项发票入账状态同步，再将已入账的专用发票去税局网站进行认证。
2.1.2.4. 待认证结转凭证自动生成
打通会计引擎，根据已经认证成功的专用发票信息自动生成待认证结转凭证。
2.2. 发票系统功能详解
发票识别模块。发票识别功能模块承担了采购发票系统中供应商采购发票信息采集的工作，其包括了发票信息抽取、形式发票和发票接收识别三个功能子模块。
发票信息抽取：采购发票系统需要抽取供应商的采购发票信息，如果企业的采购发票系统与供应商的开票系统对接，则可实现系统自动抽取，其能够自动、批量地从供应商的税控系统中提取增值税专用发票以及红字发票信息。如果企业的采购发票系统未与供应商的开票系统对接，则需要人工录人结算信息。
形式发票：采购发票系统抽取供应商结算信息后，系统自动生成形式发票。一般情况下，一份系统形式发票将与一张接收到的供应商纸质发票一一对应，但也会出现一份形式发票对应多张纸质发票的情况，采购发票系统能够将同一形式发票的多张纸质发票建立为一个批次，并将同一批次的影像发送到发票管理系统中进行后续的审核。
发票接收识别：当接收到供应商发票后，需要将发票信息进行扫描。采购发票系统自动获取供应商发票的影像并转换成数据化发票信息，数据化的发票信息可包括开票金额、税额、税率、开票明细、购货方纳税识别号、购货方名称、销货方信息等重要字段，采购发票系统对获取到的发票信息字段需进行基本逻辑校验，如表5-1所示。采购发票系统对识别有误的发票要素进行智能提醒，并提供修改功能，对不能扫描的发票提供手工录人功能。
发票处理模块。三单匹配：采购发票系统替代人工实现采购发票、采购订单、人库单的检查工作，发票匹配工作更加有规则、细致、详细。在实际操作中，采购订单与供应商发票会存在1对1、1对N和N对N多种情况，采购发票系统均能自动识别对应关系并完成匹配。如图所示。
例外处理：匹配过程中，发票处理平台会实时监控各类例外情况。针对匹配不成功的各类例外情况，系统均会显示例外信息，并触发对应的例外处理流程，由相关人员查找例外原因并进行纠错。
发票认证模块。发票认证模块承担规模化处理采购发票认证、集中管理平衡以及调整税负的功能。通过接口设置，采购发票系统利用现有认证通道，将扫描后的增值税发票数据发送到税务局进行集中认证，认证状态分“已认证”、“未认证”、“认证不通过”三类状态。发票认证功能可直接利用采购发票管理系统的数据，不用在网上认证系统中进行二次扫描、数据修改操作，其识别率、认证通过率、认证效率相对原网上认证大幅度提高。此外，集中认证只需要在企业设置一个操作点进行认证，无需要每个分公司都参与。企业采购发票系统也可以直接对接各省增值税发票查询平台进行网上勾选认证。
查询统计模块。查询统计模块支持多级结算体系，通过仪表盘使整个财务供应链一目了然。采购发票系统可根据供应商编号、公司账套名称、对账信息单号、发票号、发票扫描件编号、票核凭证号、付款单号、发票物理存放地点编号等多维度建立索引，方便相关人员实时查询。同时，员工可以在采购发票系统中根据条件随时查看到发票的状态。建立查询模块，数据使用者可对进项数据进行多维度查询。查询统计模块还可导出各类报表，如可导出发票一次匹配不通过的原因报表、发票集中认证结果报表等。
发票申请模块。相关业务人员需要开具发票时，首先在发票申请模块发起发票申请，其申请经相关人员审核通过后，即可触发后续的开票流程。
发票申请：当公司签订合同且按照合同规定履行相关交付义务后，需要开具发票与客户结算。相关业务人员在发票系统中上传相关开票资料后，填写发票申请信息发起发票开具申请流程，常见的发票申请信息包括合同号、合同类型、发票类型、订单号、数量、单价、税率、开票日期、收款信息等。开票系统的发票申请界面支持根据不同的发票类型显示不同的发票信息的功能。
发票审批：发票申请提交后，其申请会在开票系统中自动推送至系统内嵌的流程责任人工作界面进行审批。
发票类型：发票申请模板中的“发票类型”支持商业发票、预付款发票、增值税发票、收据等多种模式。
信息处理模块。信息处理模块包括开票信息同步和客户自动化规则两个子功能。如图6-4所示。
信息同步：销售开票系统需要从发票信息来源处同步具体的开票信息，应支持两种信息同步方式，即文件方式和直连方式。文件方式指向开票系统导人Excel/Txt/CSV/Zip格式文件的发票信息；直连方式指开票系统与前端合同系统、企业ERP系统等无缝连接同步信息，其具有更高的数据性能。
客户自动化规则：销售开票系统可根据发票信息和内嵌的自动化规则，自动进行发票信息的优化处理，自动进行发票信息编辑、拆分、合并，从而容易应对业务规则变更和管理不同客户的业务规则。销售开票系统支持的自动化规则包括销售商务规则（如退货、返利、折扣）、发票条目加工规则（如拆分、合并）、发票信息规则（如替换客户、商品名、单位等)。针对不同的规则，销售开票系统可设置不同的条件处理指标，从而使系统根据具体的发票信息自动执行发票信息处理动作。
发票开具模块。发票开具模块是销售开票系统的核心功能，包括需求管理、红废票处理和电子发票三个子功能。
需求管理：销售开票系统在进行发票开具过程中会出现正常开票和补开发票两种需求。针对正常开票，开票人员根据开票信息和税务法规的要求，直接在对接的税控系统中开具发票。此过程中，开票人员需要进行剔除零税率数据、按照当地税务要求的发票限额拆分发票等一系列操作。针对补开发票，开票人员凭事后获取的购物小票锁定未开票信息或直接在开票系统中输入各项条件找出当月未开票信息，而后在对接的税控系统中开票。
红、废票处理：针对发生退货、换货的业务，其发票需要进行红、废票处理。相关人员首先需要在开票系统中申请红、废票，经过相关流程审批后，开票人员进行发票重开动作，系统自动记录红、废票信息。
电子发票：电子发票全面推广后，发票开具模块采用统一的版式、规则、防伪技术，并附有税务机关、纳税人的电子签章，可保证通过对接税控系统开具的电子发票能够对公报销，其法律效力、基本用途与传统纸质
发票管理模块。发票管理模块承载发票开具后纸质发票的流转管理工作。开票人员完成开票动作后，需完成纸质发票的打印和分发寄送工作。销售开票系统根据系统内嵌的规则将开具的发票分发匹配至相关业务人员处，开票系统应当支持发票的自动连续打印和全种类的发票快递单生成打印。销售开票系统若与企业相关OA系统（Office Automation System)或邮件系统对接后，可将发票快递寄送信息自动邮件通知相关人员。开票系统发票管理模块会记录每个发票的实物寄送信息，相关人员均可在系统界面实时查询到发票寄送快递单状态。如图6-5所示。
查询统计模块。销售开票系统建立查询模块，数据使用者可对开票数据、发票状态进行多维度查询。销售开票系统可提供各类标准信息报表，展示完整的发票信息视图，如已开票信息明细报表、开票率汇总报表、废票率统计报表等等。
2.3. 发票系统组件间接口和交互
采购发票系统一般与前端的确认应付信息的采购合同系统进行对接获取结算信息，与网上报账系统互联传递应付结算信息，与电子影像系统对接实现电子影像管理，与税务管理系统互联进行自动化的税务信息收集管理，从而实现全程电子化的采购发票管理业务。如图5-5所示。
采购发票系统通过与采购合同系统对接，实时获取当前供应商应结算的信息，并将采购发票的处理结果回传至采购合同系统。相关业务人员即可在采购合同系统中实时查看“应结算”“已开票”“已认证”等各类供应商状态信息。
采购发票系统同步发票信息结果至网上报账系统，触发应付账款的自动人账工作，网上报账系统回传采购发票的各类状态信息，实现不落地的自动应付业务报账及查询。此外，采购发票系统将税金传递至网上报账系统，自动生成进项税税金凭证。
采购发票系统与电子影像系统对接可实现采购发票的影像档案管理功能，如采用电子影像系统的OCR技术进行采购发票的识别采集、发票影像存储、发票影像实时调阅查询、采购发票的实物管理等，从而大大提高采购发票的处理效率，降低实物发票的管理成本。
采购发票系统集合了企业采购发票的所有税务信息，其可向企业的税务管理系统同步进项税务的所有一手信息，以供税务管理系统据其进行信息收集，完成自动化的税务申报、税务筹划等各类税务管理工作。
销售开票系统一般与前端的销售合同系统进行对接获取销售合同文本、销售商务及各项财务信息，其为销售发票开具的信息来源；与网上报账系统互联传递应收结算信息、销项税务信息；与税务管理系统互联进行自动化的税务信息收集管理；与营收稽核系统对接实时获取销售发票回款对比结算信息，从而实现全程电子化的销售发票管理业务。如图6-6所示。
销售合同系统拥有前端全套的销售信息，如合同文本、返利折扣等商务信息、发票类型等财务信息，销售开票系统通过与销售合同系统的对接，可实时共享当前销售客户的开票信息和发票状态。
销售开票系统同步销项税金及应收信息至网上报账系统，从而触发应收账款的自动人账工作和销项税额的账实比对机制，实现不落地的自动销售确认业务报账。网上报账系统可将应收款的报账结果回传至销售开票系统，以共享销售客户的结算状态信息。
销售开票系统将发票信息同步至营收稽核系统，使营收稽核系统获取实时的应收信息；而每笔发票的结算回款实收信息则由营收稽核系统回传至销售开票系统，从而使开票系统可查询到自动完成结算与开票及开票与收款的对比分析工作。
销售开票系统向企业的税务管理系统同步销项税金的所有一手信息，以供税务管理系统据其进行信息收集，完成自动化的税务申报、税务筹划等各类税务管理工作。
3. 发票系统详细设计
3.1. 系统功能详细设计
3.2. 数据库ER图设计
3.3. 业务时序图设计
销售开票系统建立了销售发票的流程管理体系，以空票库存管理、开票申请审批流程、发票开具为管理主线，通过业务流程来实现开票环节的闭环管理，防止票据丢失、错开发票等现象发生。首先，相关业务人员在系统中提出开票申请，系统根据互联的销售合同系统进行合同信息校验后，开票申请经过相关人员的审批。其次，销售开票系统同步前端业务系统的销售数据，销售开票系统服务器自动读取和处理销售开票数据。最后，销售开票系统与税控系统对接，通过技术手段将审批通过后的开票信息推送至税控系统，完成票据生成打印工作。税控机生成发票后，其信息可回写至开票系统中，变更此条发票条目状态。如图6-2所示。
电子发票在我国全面推行后，销售开票系统通过对接税控系统，可直接传递开票数据生成电子发票，作为后续人账结算的依据。