无论是制造业、服务业还是其他行业，设备的正常运转都离不开备件的支持，高效的备件管理不仅能确保设备的及时维修，还能在生产过程中保持连续性，避免因设备故障而造成的经济损失。
通过合理的库存管理、精确的采购流程以及科学的数据分析，企业能够在满足设备维护需求的同时，避免过量采购和库存积压的问题。在这篇文章中，我们将深入探讨备件管理的功能及其设计流程，下文用到的设备管理系统——简道云设备管理。
01 备件管理功能
1.备件信息管理
备件信息管理是备件管理系统的基础功能之一。它涉及到对备件的基本信息进行记录和管理，包括备件的名称、编号、规格、供应商等。
例如，在某个设备发生故障时，维修人员能够迅速查找到所需备件的详细信息，从而加快维修速度。这一功能的实现，不仅提高了信息的透明度，还增强了各部门之间的协同工作能力。
此外，备件信息管理还可以包括对备件的照片或图纸的存储，方便用户在查看时能够一目了然。通过图形化界面展示备件信息，也能大幅提升用户的使用体验。
2.库存管理
库存管理是备件管理系统中的核心功能之一，它直接影响到备件的可用性和企业的运营效率。通过实时监控备件的库存状态，系统能够及时更新库存数据，并自动发出低库存预警，确保备件在需求高峰期间不会短缺。
在实际操作中，当备件的库存量下降到预设的阈值时，系统会自动发送提醒通知相关人员。这种预警机制可以大大减少人为疏漏导致的备件短缺问题，确保生产线的连续性。此外，实时库存监控还能帮助企业更好地预测备件需求，根据历史使用数据进行合理的库存规划。
3.采购管理
采购管理是备件管理中不可或缺的一部分，它直接关系到备件的及时供应和成本控制。
首先，当系统根据库存状态发现某些备件的库存量低于预设的阈值时，它会自动生成采购需求。这一功能不仅减少了人工审核和手动操作的时间，还避免了因库存不足导致的生产延误。系统根据历史数据和预测分析，能够精确计算出所需备件的数量，确保采购需求的准确性。
设备管理系统会记录每个供应商的基本信息、供货记录以及绩效评估数据，这些数据可以为企业选择最合适的供应商提供有力支持。
4.入库与出库管理
入库与出库管理是备件管理的另一个核心功能，直接影响到备件的追溯性和使用效率。在设备管理系统中，记录备件的入库与出库情况至关重要，这样可以确保每个备件的来源和去向都清晰可查。
首先，入库管理包括对新采购备件的登记和验收。在备件到达时，系统会自动记录备件的基本信息，如名称、数量、供应商等，并进行质量检查。这一过程不仅确保了备件符合标准，也减少了因信息错误导致的库存差异。
当备件被领用或用于设备维修时，出库管理则会将这些信息记录在系统中。每一次出库操作都需要关联到具体的使用场景，例如某台设备的维修，确保在出现问题时能够快速追溯到使用记录。这样一来，万一某个备件出现故障，企业就可以通过系统快速找到相关的备件使用情况，分析原因并采取相应措施。
为了防止错误发放和管理混乱，系统通常会设置权限管理，确保只有经过授权的人员才能进行入库和出库操作。此外，系统还会自动更新库存数据，实时显示当前库存状态，避免库存不足或过剩的问题。这种追溯性和透明性不仅提高了管理效率，也为企业提供了可靠的数据支持，以便于后续的决策和调整。
5.使用记录与分析
备件的使用记录与分析是提升备件管理效率的重要环节。通过对备件使用情况的系统化记录，企业可以获得大量的使用数据，为后续的管理决策提供坚实基础。
在这一模块中，设备管理系统会详细记录每一个备件的使用情况，包括使用时间、使用频率、使用设备等信息。这些数据不仅可以帮助企业了解哪些备件使用频繁，哪些备件则相对较少使用，还能揭示出设备运行中可能存在的潜在问题。例如，如果某个备件的使用频率异常增加，可能意味着设备在该部位存在隐患，企业可以提前进行维护和更换，避免因为备件故障而导致的设备停机和生产损失。
除了使用情况的记录，系统还会对使用成本进行分析。通过计算每种备件的使用成本，企业能够了解哪些备件的投入产出比更高，哪些备件的采购和使用成本过高，从而进行合理的预算和资源配置。通过历史数据的对比和趋势分析，企业可以不断优化备件采购和库存策略，实现成本控制与效率提升的双重目标。
6.报废与损耗管理
这一模块主要用于记录备件在使用过程中的损耗情况，及时处理不再适用的备件，并进行生命周期评估，确保企业在备件管理中的有效性和经济性。
首先，企业需要定期对备件进行检查和评估，以识别哪些备件因老化、损坏或不再符合技术要求而需要报废。设备管理系统在这一过程中能够发挥重要作用，通过自动化的记录与管理功能，帮助企业及时记录每个备件的损耗情况。这包括备件的损坏原因、损坏程度、使用年限等信息。
其次，企业还需要建立报废流程，确保废弃备件的处理符合相关法规和环境要求。在设备管理系统中，可以设定相应的报废流程，包括报废申请、审批、处理等环节。
最后通过对报废备件的统计分析，企业可以识别出损耗较高的备件类型，并探索其原因。这种分析能够帮助企业调整备件采购策略，减少损耗，提高备件的使用效率。
02 备件管理功能设计
备件管理是由备件信息、备件入库单、备件领用单以及备件库存统计看板组成，如下：
1.备件信息
「备件信息 」表单能确保设备维修人员及时准确地获取和使用备用零件，以支持设备维护、维修和运营的高效性。其表单组成，如下图所示：
- 公式编辑
备件信息中，「备件编码」字段通过 公式编辑 功能进行字段计算。设置公式编辑为：CONCATENATE("BPBJ-",RIGHT('0000'+RECNO(),4))，设置步骤如下图所示：
- 关联其他表单数据
备件信息中，「单位」字段通过 关联其他表单数据，关联了「备件单位」表单中的单位数据。具体设置步骤如下图所示：
效果演示
在「备件信息」表单中，备件管理人员可填报备件规格、单位、安全库存等信息，效果如下：
2.备件入库单
「备件入库单」是记录备件的接收和存储过程的表单，保证备件的准确性。其表单组成，如下图所示：
- 关联其他表单数据
备件入库信息中，「入库仓库」字段通过 关联其他表单数据，关联了「仓库」表单中的仓库数据。具体设置步骤如下图所示：
- 数据联动
备件入库信息中，「仓库编码」字段通过 数据联动 功能，关联了「仓库」表单中仓库编码数据。具体设置步骤如下图所示：
2.2.3 选择数据
备件入库信息中，「选择备件」字段通过 选择数据 从「设备档案 」表单中选择对应的设备信息。具体设置步骤如下图所示：
- 公式编辑
设备报修信息中，「入库金额」、「入库总金额」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算。
以「入库金额」为例，设置公式编辑为：入库明细.入库数量*入库明细.入库单价（元），设置步骤如下图所示：
各字段公式设置如下：
效果演示
在「备件入库单」表单中，仓库管理员可填报入库仓库、入库时间、入库人员等信息，效果如下：
3.备件领用单
「备件领用单 」是用于记录和控制备件的分配和使用，能确保库存准确性和维修流程的透明度的表单，包括备件领用信息、设备维修单信息、设备保养单信息和关联设备信息。其组成，如下图所示：
- 关联其他表单数据
备件领用信息中，「出库仓库」字段通过 关联其他表单数据，关联了「仓库」表单中的仓库数据。具体设置步骤如下图所示：
- 数据联动
备件领用信息和关联设备信息中，「仓库编码」、「当前库存」等字段均通过 数据联动 功能，分别关联了「仓库」、「备件实时库存」表单中仓库编码和当前库存等数据。
以「仓库编码」字段为例，设置步骤如下图所示：
- 选择数据
设备维修单信息、设备保养但信息和关联设备信息中，「选择设备维修单 」、「选择设备保养单」和「选择备件 」等字段均通过 选择数据 ，分别从「设备维修单 」、「设备保养单」和「备件信息」表单中选择对应的设备维修、设备保养以及备件信息。
以「选择设备维修单 」字段为例，设置步骤如下图所示：
- 公式编辑
关联设备信息中，「设备编码」、「领用后剩余库存」、「出库金额（元）」、「库存状态」、「出库总金额（元）」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算。
以「设备编码」为例，设置公式编辑为：IF(领用目的=="设备维修",维修设备编码,保养设备编码)，设置步骤如下图所示：
各字段公式设置如下：
- 聚合表
备件实时库存是对备件相关数据进行汇总计算，得到各备件的当前库存数据。
这里需要用到简道云高级功能：
聚合表：可以对多表进行关联计算，展示实时计算结果。
备件实时库存聚合表的具体计算已在模板中完成，如下：
聚合表「库存实时统计」具体的设置步骤如下：
- 选择数据有关联的表单：备件入库单、备件领用单
- 将关联的字段添加为行表头并进行重命名
- 对数据进行计算
效果演示
在「备件领用单」表单中，备件领用人员可选择出库仓库、领用日期、领用人、领用明细等信息，效果如下：
3.备件库存统计
备件库存统计仪表盘可以实时展示和分析库存数据，帮助管理者快速了解库存状况，做出及时的库存调整。其看板组成如下图所示，具体的搭建步骤可参见文档：备件库存统计。
Q&A
- 备件管理如何影响设备的正常运转？
备件管理对设备的正常运转有直接的影响。首先，确保备件的及时供应是设备维护的基础。如果备件库存不足，设备出现故障时就无法及时更换或修理，可能导致生产线停滞，影响整体生产效率。此外，系统化的备件管理能够帮助企业监控备件的使用情况，及时发现哪些备件消耗频繁，从而制定合理的采购计划，确保备件在适当的时间和地点可用。
其次，合理的备件管理可以减少资金占用。通过对备件库存的优化管理，企业可以降低库存成本，避免因备件过多而造成的资金浪费，同时也能防止因备件短缺而导致的生产延误。因此，良好的备件管理不仅提升了设备的运行可靠性，也增强了企业的整体竞争力。
- 如何通过数据分析优化备件采购？
数据分析在备件采购中起着至关重要的作用。首先，通过分析历史使用数据，企业可以识别出哪些备件的使用频率较高，从而为这些备件制定合理的采购计划。例如，如果某个备件在过去的几个月内频繁使用，那么可以考虑在下次采购时增加其采购量，以避免短缺。
其次，数据分析还可以帮助企业了解备件的生命周期和使用趋势。通过对备件使用情况的监控，企业可以发现哪些备件已经接近报废期，提前准备替换计划，避免因备件故障而影响生产。此外，结合市场价格和供应商的交货能力，企业可以在最佳时机进行采购，以降低采购成本。
最后，数据分析工具可以生成各种报表，提供可视化的库存状态、使用频率和成本分析，帮助管理层做出更为科学的决策，优化整体备件管理流程。
- 如何选择合适的备件管理工具？
选择合适的备件管理工具需要考虑多个因素。首先，企业需要评估自身的需求，包括管理的复杂程度、预计的备件种类和数量、以及用户的技术水平等。可以通过试用不同的工具，了解其功能是否能够满足企业的具体需求。
其次，工具的易用性和用户体验也非常重要。用户友好的界面和操作流程能够有效提高员工的工作效率，降低培训成本。因此，在选择工具时，可以考虑提供试用版的产品，进行用户体验测试。