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填写《出差计划申请表》: 出差前,员工需要填写《出差计划申请表》,明确出差人员、部门、职务、申请日期、到达地点、预计出差天数、计划出差日期和预计借款金额等信息,并报部门经理审批同意12。
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借款和报销流程:
- 借款:员工填写“现金借款单”,经相关人员签字后,持借款单到出纳处支取现金。出纳人员审核无误后办理付款手续3。
- 报销:出差结束后,员工填写“费用报销单”,附上所有发票、收据等凭证,经部门经理、财务部门和公司负责人审批后,交给出纳人员审核。出纳人员核对报销金额与借款金额,确保报销内容真实、合规34。
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会计处理方法:
- 借支差旅费:员工借支差旅费时,会计分录为:借:其他应收款——员工姓名;贷:库存现金或银行存款5。
- 报销差旅费:
- 如果实际花费与借支金额一致,会计分录为:借:管理费用/销售费用——差旅费;贷:其他应收款——员工姓名5。
- 如果实际花费少于借支金额,员工需要退回剩余现金,会计分录为:借:库存现金、管理费用/销售费用——差旅费;贷:其他应收款——员工姓名5。
- 如果实际花费超过借支金额,公司需要补足差额,会计分录为:借:管理费用/销售费用——差旅费;贷:其他应收款——员工姓名、银行存款5。
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注意事项:
- 员工在出差过程中应尽量取得正规发票,确保发票的合规性和真实性4。
- 出纳人员在借出款项后,应及时登记借款台账和“现金日记账”,确保库存现金数额与账面相符3。
- 如报销金额与借款金额不符,需进行相应的会计处理,如退还差额或补足差额35。
通过以上流程和会计处理方法,可以确保员工借款出差后回来报销的顺利进行,同时保证公司的财务记录准确无误。
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