数电票的全面推广是“金税四期”建设的重要举措,推动企业加速财务数字化变革。从目前来看,通过将税务系统与企业自有信息系统直连的“乐企对接”已成为大型企业财务数字化建设的必然选择,从而实现数电票全流程数字化流转,助力企业完成业票财税一体化建设。
一直以来,爱普生中国积极推动行业数字化建设,在财务领域也及时响应落实政策,与百望云合作建设进销项发票管理和乐企对接项目,有效节约企业管理成本,提高集团税务整体管控程度,赋能企业高质量绿色发展。
爱普生总部位于日本,在办公和家庭打印、商业和工业打印、制造、视觉、生活方式等领域持续创新。爱普生从90年代起进入中国,经过20多年的发展,爱普生已建立起完善的制造、销售和服务网络。
爱普生(中国)有限公司成立于1998年,公司总部设在北京,在全国拥有13家分公司,作为地区总部,负责包括爱普生在中国的投资和业务拓展。爱普生在中国开展的业务主要有打印机、扫描仪、投影机等。
爱普生在中国销售的产品主要是从日本进口,一部分商品也会从关联方工厂采购,其中爱普生上海分公司主要承担了爱普生在中国的销售和采购职能,所以开票多集中在上海分公司,每个月给经销商、总代、网店的开票量达到几万张,造成了比较大的财务管理压力。
为什么必须对接乐企?
首先,爱普生在中国的业务量大,仅依靠人工开票几乎是不可能完成的,而使用乐企直连的方式开票,可以打通客户订单系统,实现批量开具和批量交付,能更好地满足爱普生中国的业务需求。
其次,乐企不需要频繁扫脸开票,可自动交付,能够大幅提高财务人员工作效率。若上海分公司在作为直连单位后成功接入乐企后,爱普生总部也可以作为使用单位享受乐企带来的便利。
爱普生在确定了乐企对接的需求后,为了更高效地完成项目,决定委托第三方服务商完成项目搭建。爱普生结合自身业务情况,从专业性、数据流程的熟悉度、成功案例等各方面综合考量,最终选择百望云合作,完成爱普生中国的数电乐企的整体升级。
从整体方案看,从SAP导出开票数据到百望云的销项管理系统,完成批量开票后,会自动将版式文件回传发票池,发票池会进行PDF、OFD、XML格式发票的保存,并推送到客户订单管理系统中。同时,发票在进入到企业的费控系统后,百望云进项管理系统会做OCR发票识别,完成发票验证,将合规的发票所对应的XML文件推送到费控系统中并进行保存。
爱普生数电乐企项目建设
今年,爱普生完成了进销项数电票管理项目的上线,并成功对接乐企平台开具数电票,系统整体运行稳定,有力推进了业财融合一体化建设。
销项管理建设
以前,爱普生的发票开具流程是先打印纸票,打印完成后要分门别类地给不同的客户发快递,发完快递后也需要人工将快递信息录入到订单系统中,操作繁琐且耗时耗力。数电票推广后,可以省略这些传统的发票流转的步骤。
现在,爱普生主要依托百望云系统接口与乐企的连接,及周边系统与百望云系统接口的对接,实现单张/批量开具发票,并可以将已开具的发票推送到客户订单系统中,不需要财务人员的人工干预,客户即可在系统中查询发票信息及批量打包下载。
当财务人员发现订单需要取消,或是开票有误的情况下需要红冲发票。在百望云系统中点击“新增”,可以看到所有开具成功的蓝字发票,选择本次红冲的发票,并选择红冲原因(开票有误、销货退回、服务中止、销售折让),填写红冲金额并保存,发票无误后即可点击开具, 确认后即可生成红字发票,简化红冲发票操作流程,便捷财务人员使用。
进项管理建设
爱普生进项收票主要依托百望云系统接口与局端的连接,实现发票自动验证、自动归档保存。
以前,爱普生需要将收到的电子发票打印,再进行纸质版电子发票的扫描和验证,验证只能反馈当下发票状态结果,发票无问题即正常支付抵扣,非正常状态下需要财务手工退单,流程繁琐且操作麻烦。
在使用百望云进项发票管理系统后,员工将电子发票上传,费控系统会自动调取百望云的OCR接口识别验证发票,并获取XML格式的发票文件。若系统检测发票的状态为红冲或者作废,系统可以自动实现退单动作,不需要财务的人工干涉,大幅减少财务人员工作量,提高财务工作效率,也为员工提供了更便捷的报销体验。
爱普生数电乐企项目成效
首先,对接乐企实现税企直连
爱普生通过对接乐企服务平台,实现数电发票直连开具,减少开票员登录/扫脸等认证工作。在运维阶段,局端乐企平台升级时,百望云可以同步协助企业完成对应的系统升级。
其次,提升财务工作效率
实现前端业务与财务联动,通过批量开票、批量交付,减少开票员的开票工作和纸票寄送工作,有效节约企业内部管理成本38万元左右。
最后,降低税务管理风险。
一方面,爱普生上海公司接入乐企后,总公司与其他的分公司都可以纳入平台统一管理,提高税务整体管控力度。进项发票实现自动多维度合规校验,并追踪发票状态变化,有效减少企业不合规票风险。另一方面,系统可汇总所有进销项发票明细数据,作为公司的数据资产,可为爱普生中国税务整体筹划提供全量发票数据基础。