为了整个系统的效率，Windows操作系统在真正删除一个文件时（比如从回收站里面清除一个文件），并不是从磁盘记录中直接抹去这个文件的所有数据，它只是将这个文件所在的磁盘位置标注为已删除。这样以后当需要使用这些磁盘空间来记录其他数据的时候，就可以直接写在这些位置上，而不需要保留原来的数据了。
很显然，假如一个文件被删除之后，它所在的磁盘记录还没有被写入其他数据，那么这个文件的数据其实一直都还存在着，只是操作系统"假装"没有认识它们而已。这就是为什么金山数据恢复可以恢复那些已经被删除的文件的原因：它们绕过了操作系统，直接从磁盘里将那些被标记为“已删除”的文件数据重新读取出来，恢复到指定的目录下，这就是数据恢复的基本原理。
假如在恢复数据之前，存储这个文件的磁盘空间被写入了其他数据呢？那么这个文件就有可能被破坏了，数据恢复软件只能尝试进行修复，但是也可能会出现恢复失败的情况。所以，在文件被删除以后，文件所在的磁盘分区被写入数据的次数越少，已删除文件被成功恢复的可能性就越高。
正是由于这个原因，数据文件恢复的成功率，在使用数据恢复的时候注意以下几点技巧：
1、假如一个磁盘分区有文件要恢复的话，尽量不要在这个分区写数据。比如在这个分区安装、保存文件、拷贝文件等等操作，都会向磁盘分区写入数据，可能会破坏待恢复文件的数据内容；
2、请将要恢复的文件保存在另外一个磁盘（或者磁盘分区）当中。否则的话，新写入的数据可能覆盖待其他恢复的文件；
3、在数据丢失后，请关闭所有可以关闭的进程以避免可能的写磁盘操作。有些程序在运行过程中可能会产生大量的临时文件，这些临时文件同样可能会覆盖要恢复的文件；
4、尽量不要在系统盘分区存放重要数据。系统盘（就是Windows操作系统安装在的那个盘）是经常进行频繁读写操作的磁盘分区，因此恢复失败的可能性比放在其他分区要高。