文档安全外发系统是一种用于保护企业或组织内部敏感信息不被未授权外泄的技术解决方案，比如内部文件、报告、数据等信息发送给外部的个人或组织，这个过程需要谨慎处理，确保信息安全。以下是一些常见的文档外发方式：
电子邮件：通过电子邮件附件的形式发送文档是最常见的外发方式之一。
云存储服务：使用云服务，创建共享链接，允许特定人员访问。
FTP/SFTP：通过文件传输协议（FTP）或安全文件传输协议（SFTP）将文件直接传输到接收方的服务器。
即时通讯工具：如微信、QQ、Skype等，通过这些工具的文件传输功能发送文档。
物理媒介：通过USB闪存盘、CD/DVD等物理存储设备将文档发送给接收方。
移动设备：通过智能手机或平板电脑等移动设备发送文档。
打印和邮寄：将文档打印出来，然后通过邮寄的方式发送给接收方。
专业的文档安全外发系统：提供额外的安全措施，如访问控制、权限管理、审计跟踪等。
专业的文档安全外发系统需要综合考虑安全性、易用性、合规性等多个方面，具备关键条件：
1.数据加密：确保文档在传输和存储过程中的安全。
2.访问控制和权限管理：能够对不同用户设置不同的访问权限，确保只有授权用户才能访问特定的文档。
3.用户身份验证：通过多因素认证等机制，验证用户的身份，防止未授权访问。
4.审计和日志记录：系统应能够详细记录所有文档的访问、使用和分发情况，以便于事后审计和监控。
5.文档追踪和生命周期管理：能够追踪文档的分发和使用情况，管理文档的整个生命周期。
6.易用性：系统应用户友好，易于部署和使用，对用户的日常工作影响最小。
7.集成性：能够与现有的IT基础设施和业务流程无缝集成。
这里推荐专业的文档安全外发系统《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》，企业可以在一个平台内，自动化地完成数据发送、内容检查、审核审批、消息通知、数据接收、历史审计、归档销毁的完整业务过程。有以下有功能特点：
1、外发行为审批
根据预置条件，自动发起不同的审批流程。支持多级审批、多人审批、会签、或签。支持自定义格式的审批附加信息表单。可与OA或工作流引擎进行审批流程集成。
2、外发记录与审计
对外发、审批和操作记录等进行审计，包括文件的创建、发送、审批、访问、下载等，均有记录以备审计。外发数据自动归档，可提取历史外发文件进行内容审计。多级审计权限，对不同范围人员进行审计。
3、多重安全策略
系统内置防病毒引擎、关键词过滤、文件特征过滤等安全机制，支持传输加密、落盘加密，有效保护核心数据资产安全性。
4、高性能传输支持
内置高性能传输协议，带宽利用率可达80%以上，极大提升业务时效性。支持断点续传、自动重传、完整性校验，100%保证文件正确性。
5、灵活的文件共享协作
符合项目制的协同工作模式，支持团队协作和共享。网盘模式的个人文件夹或共享文件夹上传，一对多的邮件群发。临时伙伴无需创建账号，通过分享链接方式交换数据。支持收集对方文件，灵活易用。
《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》作为一款成熟的文档安全外发系统，通过管控文件外发途径和行为，帮助企业安全高效的进行文件收发和共享，实现有效的文档外发控制，提升文件流转的效率。
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关于飞驰云联
飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商，长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案，公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户，现有客户超过500家，其中500强和上市企业150余家，覆盖终端用户超过40万，每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。
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