如何高效使用 Todoist — 完整指南

如何高效使用 Todoist — 完整指南

无论你是在完成一个大型的团队项目、策划一个比预期工作量更大的活动,还是跟踪你的账单到期时间,你都有目标要实现。

但问题是,仅有目标还不够。你需要一个系统来真正完成任务。

这就是 Todoist 的用武之地。一开始,它很简单:你添加任务并完成它们。但随着时间的推移,你会发现 Todoist 表面下还有许多功能——从安排每周任务、设置提醒,到将重要的电子邮件变成任务。

现在就开始浏览这份关于 Todoist 的完整指南,并慢慢在你的日常工作流程中尝试新功能吧。最终,你会找到一套功能组合,确保你总是在正确的时间做正确的事情,而不会遗漏任何重要的事项。这个系统为更平静、有条理、高效的生活奠定了基础。

在本指南中,你将学习如何:

1. 将事情从脑海中放下:每天添加和完成任务
2. 通过为任务设置截止日期和循环截止日期来保持进度
3. 使用"收集箱"、"今天"和"即将"视图来跟踪你的任务
4. 使用项目来组织更大的目标
5. 通过设置任务优先级来专注于正确的事情
6. 通过设置任务提醒确保不错过任何事情
7. 通过添加任务评论来上传文件和补充信息
8. 通过共享任务和项目来协同工作
9. 使用浏览器扩展将网站添加为任务
10. 使用插件或转发将电子邮件添加为任务
11. 通过将任务与日历同步来掌控繁忙的日程
12. 使用标签标记和组织任务
13. 使用搜索和过滤器找到正确的任务
14. 将重要的项目、标签和过滤器钉在收藏夹中
15. 使用"效率"视图回顾你的进度
16. 使用 Karma 积分保持动力
17. 使用多彩主题自定义你的 Todoist
18. 通过集成在你已经使用的所有应用中使用Todoist

开始前:了解 Todoist 的工作原理

在你开始使用之前,先对基础知识进行一个快速概览:

1. 将事情从脑海中放下:每天添加和完成任务

将所有事情从你的脑海中放到 Todoist 中。首先将你一直在担心的所有任务从你的脑海中放到 Todoist 中,这样你就可以专注于眼前的事情了。要添加新任务,只需在任何平台上按 + ,输入任务名称,然后按"添加任务"保存即可。

养成一个习惯,无论你想到什么,都要立即使用最近的设备将任务添加到 Todoist。

随着一天的进行,使用左上角的"今天"视图查看你必须做的事情。点击任务左侧的圆圈或在手机上从左向右滑动任务,将其标记为完成。完成所有任务,达到 #TodoistZero,然后享受你的空闲时间。

2. 通过为任务设置截止日期和循环截止日期来保持进度

为你的任务找到最佳时间。

不要试图在今天完成太多任务,而是为你的任务设置未来的截止日期,这样你就有时间做最好的工作并在重要的期限内完成。

要给任务设置截止日期,只需使用自然语言将日期输入到任务字段中即可。例如,今天、明天、6月15日或下周一。你还可以添加一个具体的时间,如 6月15日上午9点。当你保存任务时,Todoist 会自动检测截止日期并将其添加到任务中。

为了更方便地可视化你的日程,你还可以从日历中选择截止日期。只需在任何平台上添加或编辑任务时点击或点按日期字段或日历图标即可。从那里,你将能够从日历手动选择日期,或使用我们方便的日期快捷方式,如今天、明天或下周。

设置循环截止日期

有些任务不会只发生一次——倒垃圾、撰写每周状态更新、起草季度报告等等。使用循环截止日期来跟踪重复的任务。

要设置循环截止日期,请像设置常规截止日期一样使用自然语言将日期输入到任务字段中。例如,每天、每周五、从下周一开始每 3 天等等。

当你完成一个循环任务时,它会自动重置为下一次出现,这样你就永远不会错过它。

更改截止日期

计划常常会变(比我们希望的更频繁),截止日期也需要更新。

如果你赶时间,想将任务推迟一天或推迟到下周,右击任务(网页版、Windows、macOS)或从右向左滑动(iOS、Android),然后使用菜单顶部的"明天"或"下周"快捷方式。

如果你需要将任务重新安排到特定日期,打开任务调度器,点击/点按下面日历中的新截止日期。点击右箭头可以查看更多日期。

当然,你也可以通过编辑任务并在任务字段中输入新日期来更改日期。

一次性重新安排所有逾期任务

当任务开始堆积时,你可能会陷入"雪球效应",无休止地将任务推迟一天或一周,直到你有一堆逾期任务。

通过点击"今天"或"即将"视图右上角的"重新安排",可以一次性重新平衡所有任务。你也可以选择性地一次重新安排几个任务。只需选择多个任务,点击"安排",然后选择一个不那么忙碌的日期即可。

3. 使用"收集箱"、"今天"和"即将"视图来跟踪你的任务

当你添加和安排越来越多的任务时,保持条理和知道首先要做什么就变得更加困难了。

这就是为什么 Todoist 会将你的任务整理成左上角的三个有用视图:"收集箱"、"今天"和"即将"。

收集箱:新任务的默认位置

"收集箱"是你添加到 Todoist 中的任何新任务的集合,你不确定如何组织这些任务。最好快速将任务从脑海中放到"收集箱"中,然后再回来立即完成它或将其重新组织到新项目中以供以后使用。

今天:查看今天所有项目中到期的每个任务

不确定接下来要做什么?只需打开"今天"视图,即可查看当天所有项目中已安排的每个任务。继续逐一完成任务,或在必要时推迟任务,直到你达到 Todoist Zero。

即将:查看将来到期的每个任务

使用"即将"视图可以全面了解未来几周、几个月或几年内到期的所有任务。你将看到每个即将到来的任务的日常分类。此外,你还可以在不同日期之间拖放任务。

4. 使用项目来组织更大的目标

每个项目都应该有自己的空间。

单个任务有时还不够。如果你正在工作中准备团队演示文稿或计划多站旅行,你需要一个项目来跟踪所有细节。

要在 Todoist 中创建项目,请滚动到项目列表的底部并单击"添加项目"(在 Android/iOS 上,转到左侧导航菜单并点击"项目"右侧的 +)。给你的新项目起一个名字(可能还有一个有说明力的表情符号✈),然后点击"添加任务"开始列出所有相关步骤。

你可以通过在任务字段中输入 # 来快速将任务分配给项目,从而调出所有现有项目的列表。继续输入项目名称可缩小列表范围。

何时使用项目?