甘特图是什么？利用甘特图来优化项目管理流程

甘特图是项目管理软件中十分常见的功能，可以说每一个项目经理都要学会使用甘特图才能更好的交付项目。什么是甘特图？甘特图用来做什么？简单来说一种将项目任务与时间关系直观表示的图表，直观地展示了任务进度和持续时间。

图片来源 zz-plan甘特图

一、甘特图的定义和特点

1.定义

甘特图是一种将项目任务与时间关系直观表示的图表，用条形图显示任务的持续时间和进度。例如，在建筑项目中，甘特图可以清晰展示地基工程、结构施工、装修等各阶段的开始和结束时间。

2.主要特点

直观性：通过条形图直观展示任务时间线，比如用不同颜色区分计划进度和实际进度。

易于理解：无需专业背景，团队成员可以轻松理解项目进度，如在开发一个新产品时，通过甘特图可以看出产品设计、原型制作、测试阶段的时间分布。

灵活性：甘特图支持随时更新和调整，适用于项目计划的动态变化，比如在策划一个活动时，因应场地或资源变更，可即时调整相关任务的时间安排。

二、关注项目进度

 1.任务时间计划

设置每项任务的具体起止时间，帮助团队成员清楚自己的任务安排。例如，在筹备一场会议时，通过甘特图可以明确场地预定、演讲嘉宾邀请、资料准备等任务的时间安排。

2.调整层级关系

通过拖拽调整任务在项目中的层级，反映任务之间的依赖关系。比如在软件开发项目中，开发某个功能前需要完成相关的需求分析和设计工作。

3.实时任务安排

项目进度的实时更新和任务的动态规划，以适应项目变化。举例来说，在进行一项新产品推广时，根据市场反馈可能需要调整推广策略，甘特图能够帮助及时调整相关任务的执行时间。

三、设置里程碑，明确进度

1.标记重要事件

通过在甘特图中设置里程碑，明确项目中的关键时间点。例如，一个科研项目可能在数据收集完成、实验阶段结束和研究报告提交时设置里程碑。

2.明确项目阶段

划分项目的不同阶段，并通过里程碑清晰展示每个阶段的开始和结束。在组织一次跨国会议时，筹备阶段、实施阶段和总结阶段都可以设立里程碑。

3.节奏和进度控制

利用里程碑控制项目的进度和节奏，确保项目按计划推进。在出版一本书的过程中，从手稿准备、编辑、校对到出版各环节的完成都可以设置为里程碑。

四、甘特图基线的创建与作用

1.创建基线

场景说明：假设你计划在三个月内开设一家咖啡店。在项目开始时，你创建了一个甘特图，标记了选址、装修、采购、招聘和开业准备等关键任务及其预计时间。这个甘特图就是你的项目基线，即初始计划的视觉表示。

2.基线的作用

评估进度变化：在项目进行中，你发现装修延期了一周。通过对比当前进度和基线，你迅速识别到了这个偏差，并评估其对后续任务（如采购和招聘）的影响。

调整策略：为了弥补装修的延期，你决定同时启动一些可并行处理的任务，比如开始招聘咖啡师，以确保项目仍能按时完成。

3.对比分析

历史对比：开业后，你回顾甘特图和基线，发现虽然装修延期，但通过有效调整，其他任务及时完成，项目未超出总体时间框架。

未来规划：这次开业项目的经验教训和成功策略将被用来规划未来可能的扩张或其他新项目，如在新地点开设更多咖啡店。

五、甘特图在项目管理中的应用

1.任务分配和进度跟踪

假如你负责策划和执行一场大型慈善晚宴，需要管理场地布置、嘉宾邀请、活动宣传等众多任务。通过甘特图，你能够分配具体任务给团队成员，设定明确的截止日期。

2.资源规划和管理

在活动筹备过程中，甘特图帮助你监控资源分配，确保场地布置队伍、活动物料和志愿者的有效协调。这样的规划确保了资源被合理利用，避免了最后一刻的紧张和混乱。

3.风险管理

通过甘特图，你提前识别了潜在风险，如嘉宾迟到可能影响活动流程。如果安排了其它处理方案，并准备了备选嘉宾名单，以确保晚宴流程顺畅。

4.沟通协作

甘特图为整个项目团队提供了一个清晰的进度视图，使每个人都对自己的任务和整个项目的时间线有清晰的认识。