工作中有一部分excel的工作处理。有几个场景我比较常用,记录下来。
场景一:有一个大表excel,需要发给负责人核实里面的条目是否新增、改动。对方改动之后,会回复邮件给我。那我收到对方发来的附件,如何辨别改了哪里呢?
需求:我需要很快识别出对方改动了哪里。于是在发送给对方excel表格之前,设置excel条件格式,在对方改动表格内容后,用一个颜色格式标注出来。
要点提醒:
- 选中sheet要生效的范围
- 如果表格已有规则,尽量不破坏原有规则
- 对比的sheet记得隐藏
实操:
- 我造了一些测试表格数据。实际工作中,表格数据会很多。这里我主要记录方法,数据不重要了。
责任人 | 部门 | 人数 | 是否变动 |
张三 | 运维 | 9 | 原有 |
李四 | 开发 | 34 | 新增 |
王五 | 前端 | 5 | 禁用 |
小明 | 测试 | 10 | 原有 |
小红 | 合规 | 3 | 原有 |
- 复制一个相同的sheet,并重名为hide【可用随意命名,这里我是方便敲打】。
- 目前有2个sheet,一模一样了。
- 选中原有的sheet【Sheet1】,开始——条件格式——新建规则
- 新建规则——使用公式确定要设置格式的单元格,输入公式【=A1<>hide!A1】 。选择格式——填充——选一个颜色。
=A1<>hide!A1
解释:因为我们是在选中sheet1的内容,设置了条件格式。这里第一个A1是当前sheet1的A1的值。<> 是英文输入法下的符号,表示不等于
hide! 是选中第二个sheet“hide”自动填充上的,A1 手动输入。
总之就是第一个sheet的A1 和第二个sheet的A1 值比较。
- 确定之后,我们来验证下。我随意改动一个值,单元格的颜色也变了。
- 当你删掉改动的文字,单元格的填充颜色就会还原。
- 我没有框选的范围,是不会应用这个标记为黄色的规则。参考上面第四步,我没有选中的范围是不会填充颜色。
- 最后,将表格发送给同事的时候,记得把sheet2【hide】隐藏起来,免得误导同事。同事也不用关心sheet2的存在。
选中sheet2【hide】,右键“隐藏”即可。
10.好了,表格保存好,发送给同事确认表格内容吧。
另外,条件格式里面的“突出显示单元格规则”也是常用功能,动手试试吧。
- 这个sheet的所有规则,可通过开始——条件格式——管理规则查看。
- 若某一列不应用规则,可以根据工作情况,调整框选范围。