为什么在财务共享中心建设初期人员不降反增？

在财务共享建设过程中，人员规划是极其重要的一环，它牵扯职责调整、岗位变动、编制规模等敏感问题，因此往往受到格外重视，尤其是人员数量的测算。很多企业在财务共享中心上线之初就希望达到立竿见影的减员效果，但从实践经验来看，此期望并不符合实际规律，反之，在上线之初会存在不降反增的情况，到底是什么原因呢？人员数量又该如何规划？影响因素是什么？测算方法是什么？本文将为您一一解读。

人员数量缩减预期应符合规律

从实践经验来看，财务共享中心建设初期往往会出现人员不降反增的情况，如上图所示，试点建设初期各项人员数量相较于传统财务模式会阶段性增加，但是随着不断的推广建设和稳定成熟，组织范围和业务量越来越大，财务共享中心带来的规模优势、效率提升和人员数量缩减会逐步凸显，且随着时间推移，放大效应会愈发明显。

建设初期不增反降的主要原因在于：

• 初期需要投入一定的人员参与项目建设，包括流程梳理、标准化规范、方案宣导、数据清理等各项工作；
• 上线后还需人员持续牵头业务推广，这涉及大量的沟通和系统实施；
• 财务共享中心作为新成立的部门或法人，需要新增运营人员，建章立制；
• 上线初期系统、流程迭代，需要一定的业务磨合；
• 上线初期组织机构调整、职责切分，需要一定的管理磨合；
• 共享中心人员学习并熟练业务，需要一定的岗位磨合。

财务共享中心的人员数量变化就好像盖一座大楼，初期打地基时资源消耗极大，效果却不明显，但是随着地基稳固，后续高楼拔地起，速度会越来越快。

以岗责清晰、业务规范、系统稳定、员工熟练为前提条件进行人员数量测算时，往往会导致人员数量低估。因此，企业在进行人数规划时应基于两个角度，一是正常业务处理水平所需要的人员数量，二是适当考虑试点期和推广初期磨合导致的人员增量，以确保初期资源充沛，待磨合期结束后再逐渐恢复人员数量至正常水平。

人员数量不是简单的公式计算

那如何确定正常业务处理水平下所需的人员数量呢？很多企业要么套标准公式“直接计算”，或者脑袋一拍“大概估算”，这样都不科学合理。因为人员数量从根本上依赖于财务共享中心整体组织规划，与组织目标、组织定位、职责范围、组织架构、岗位设置、岗位职责及技能要求一脉相承、层层递进、相互影响。有些企业在以上前置性因素未审慎思考、组织方案未确定前便武断估算，最终导致数量偏差极大，且人员方案上会决议后无法随意更改，导致共享中心人力资源受限、各项工作深受掣肘。有些企业将组织各项要素割裂看待，未能通盘考量，导致顾此失彼，比如不考虑职责范围的广度和深度变化、业务单位数量及业务量变化和岗位设置与分工模式对人员数量的影响，最终在各项要素缠绕下一头雾水，纷乱如麻。

究竟怎么做才是正确的步骤？

• 企业首先应思考建设财务共享中心的核心目标和定位是什么，这决定共享中心发挥作用的深度。
• 基于目标和定位的剖析，可以聚焦财务共享中心职责范围的广度和深度，很多企业往往从广度角度考虑业务纳入的范围，比如费用、采购、销售等，但是忽略了业务纳入的深度，就是财务共享中心与业务财务的职责切分，是否将所有可被标准化的审核事项全部纳入共享中心，将业务财务的核算职责进行深度剥离。很多企业往往业务纳入了，但是很多审核职责依然保留在业务财务也就是广度有了，但深度不够。
• 共享中心的组织架构及岗位设置，这决定未来共享中心设置哪些岗位类别，以及这些业务类别如何分工。
• 岗位职责及技能要求。岗位职责范围及技能要求影响每一个岗位细化的人员数量以及对人员能力层次的不同要求。
• 以上因素均审慎考量、形成明确可行的方案后才可对人员需求数量进行合理判断。另外，当人员数量存在无法弥合的缺口时，需要反向思考前序环节的匹配调整，以确保相互契合，避免冲突与紊乱。

人员数量测算的影响因素

组织层面的前置因素考量完毕，具体进入测算环节时，企业应综合考虑以下影响因素：

• 组织范围及业务量。财务共享中心纳入的组织范围越多，业务量规模越大，所需人员数量越多，反之，则越少。若企业业务量增速特别快，需要考虑一定的人员储备。
• 职责范围及深度。财务共享中心纳入的职责范围越广，职责深度要求越高，所需人员数量越多，反之，则越少。
• 业务处理自动化/智能化程度。业务处理自动化/智能化程度越高，所需人员数量越少，反之，则越多。
• 专业程度及人员技能。财务共享中心专业化分工程度越高，人员素质越高，技能越熟练，所需人员数量越少，反之，则越多。

人员数量测算的具体方法

财务共享中心人员分为业务处理类人员和管理类人员（含运营），管理类人员一般采用定性方法，本处不做展开，重点针对业务处理类人员的定量方法进行说明。

• 工作事项梳理及业务量统计。根据财务共享中心岗位设置，明确各岗位细化的工作事项。针对工作事项，统计每项工作的月均业务量（如单据数量、凭证数量、开票量等）。
• 预估单笔工作耗时。根据业务流程设计方案及系统实现方案，预估每个工作事项的平均工作耗时。
• 确定每日有效工作时长。每日有效工作时长是指总工作时长减去必要的工作间歇、培训、开会等，一般在6小时-7小时之间。
• 计算人员需求数量。具体计算公式为月均业务量*单笔工作耗时/21天*每日有效工作时长。
• 数量修正。以上计算公式假设前提为每月均衡分布，但是实际应考虑各岗位工作的波峰波谷，因此需进行一定数量的修正，确保高峰期工作及时处理。

总之，财务共享中心人员数量绝不是简单的公式计算或拍脑估算，它与组织、流程、系统均有一定的连带关系，在各项因素的综合作用下，最后落脚在人的资源需求上。若人数不足，会影响财务共享中心正常运行，导致人员疲惫、员工积极性受挫、多有抱怨；作业质量下降，引发合规风险；满意度下降，影响用户体验；极端情况还会影响共享中心发挥正常价值。若人数超配，则会导致资源闲置、浪费，员工工作量不饱和；若人员多从原单位调动，还会反向导致业务财务人力不足。此外，个别企业存在建设前期盲目减员想象，导致资源不足，工作混乱。因此只有掌握体系化的思考方法，科学合理地进行通盘考量，才能避免陷阱和冲突，找到正确的方法和路径。