数据丢失对于任何规模的企业来说都可能是灾难性的事件，并且代价高昂，这就是预防数据丢失至关重要的原因。企业可以使用各种程序来增强其网络安全性并防止数据丢失。此外，他们可以使用多种策略来管理数据泄露。
数据备份和加密。在各种策略中，定期数据备份是企业应该实施的关键策略之一。备份数据时需要确保有多个副本。可以将副本分开保存，并将它们存储在外部硬盘驱动器、远程服务器或云平台中。只有经过授权的人员才能知道企业存储备份文件的位置。加密敏感数据以防止意外暴露。
软件更新。许多软件都包含漏洞。企业可以通过定期更新来防止来自易受网络攻击的应用程序的数据泄露。
风险评估。定期的脆弱性评估至关重要。企业必须不断审查和解决保护数据方面的新风险和变化。考虑各个方面至关重要，其中包括员工的远程访问和数据存储。此外，企业数据保护程序和政策必须充分完备。
数据丢失防护(DLP)。如果企业采用更全面的方法，可以使用数据丢失防护(DLP)，这是一组用于防止数据丢失、未经授权的访问和滥用的流程和工具。该程序定义了从低风险到敏感再到关键的数据优先级类别。这种方法可以按照企业的安全准则和规定运行。
在Office 365中设置数据访问权限
合规性是Office 365高级数据治理的一部分。这是Office 365 E5/A5/G5许可证、Microsoft 365 E5/A5/G5许可证、Microsoft 365 E5/A5/G5合规许可证和Office 365 Advanced Compliance(独立许可证)的一部分。
信息权限管理(IRM)可用于包含Azure信息保护高级计划的Office 365计划或包含权限管理的Office 365计划。例如，如果您组织有Office 365 E3或Office 365 E5的计划，则包括信息权限管理(IRM)。
通过以下步骤启用信息权限管理(IRM)：
转到“管理中心”。
前往设置”。
转到“服务”。
转到“Microsoft Azure信息保护”。
转到“管理Microsoft Azure信息保护设置”。
在权限管理页面上，单击“激活”。
当看到消息“是否要激活权限管理?”时，单击“激活”。
现在，应该看到权限管理已激活，并且可以选择禁用它。
用户可以设置Azure信息保护，每位用户需支付2美元，以自动检测文档或电子邮件中使用了敏感数据的时间，并根据策略设置自动应用限制。客户端安装在工作站上以强制执行设置。
最后，别忘了以物理方式阻止文件泄露。配置系统BIOS设置以阻止USB端口的使用，以便用户无法使用闪存驱动器从办公室中删除敏感信息。用户可以使用制造商的BIOS软件或组策略设置来设置策略。
数据可以通过多种方式对外泄露，因此组织需要确保已经评估了保护数据免受外部攻击者和内部风险的最佳方法。
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