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企业文件外发如何管控?外发文件管理制度是重要基础

时间:2023-10-08 11:12:21浏览次数:33  
标签:文件 管控 发文件 外发 管理制度 企业 数据

文件外发是企业日常数据流转的重要场景,目前企业业务开展已不可避免地需要与外界合作伙伴、上下游供应商、外部监管单位涉及文件的收发往来,这其中还会涉及到一些较为重要的敏感数据。

数据的重要性不言而喻,保护数据资产也就是保护企业的核心竞争力,因此,涉及到企业文件外发的不同业务场景时,都需要加强对核心数据的保护、对敏感数据的识别和合规性确认。但对于企业而言,文件外发管控是系统性、整体性、多方参与的流程,它需要一整套严密、安全、可落地的执行方案。

在外发数据安全管控目标中,文件外发管理制度是重要基础。企业和单位要建立健全员工数据文件外发规范,包括相应的制度、准则和奖惩措施等。规范应体系化、制度化、日常化,覆盖企业数据全生命周期和员工作业行为的全方面维度,并细分落实到各个组织、部门、小组和人员。

文件外发管理制度应包括对文件外发行为的定义、安全操作标准、敏感核心数据的定义、特殊业务场景的定义、负责及涉及人员、文件外发流程规范、系统及平台操作指南、制度执行的特例说明等。文件外发管理制度,需要保证企业各部门和员工依据制度能准确了解文件外发行为规范、理解违规风险、时刻保持规范操作的意识。

此外,除建立文件外发管理制度外,还应有一系列的措施来推动和执行该制度,如定期培训,针对数据敏感部门和人员定期进行沟通或测评,对于内部违规行为进行告警和通报处理,对于良好执行制度的个人和部门给予相应奖励等。指导性规范制度和日常保障举措同时推动执行,来约束和规范员工数据使用行为,进而从机制上为企业数据防泄漏治理提供基础。 

对于企业来说,文件外发管理制度类似于“兵马未动粮草先行”,是企业进行文件外发管控的重要基础,制度作为执行标准让员工行为有参照和约束,但企业希望真正落地文件外发管控,就同时需要先进的文件外发管控技术和专业的文件外发管控产品。

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标签:文件,管控,发文件,外发,管理制度,企业,数据
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