企业管理者不得不看!现在的大企业都是怎么做文档管理的?

最近有一位朋友问我：“如果是大型企业，文档该怎么管理？” 说实话，很多内部的CIO、CTO对这个问题都是束手无策。信息文件散乱、难以和内部的组织构架关联起来、查找困难、不同版本更新进度不一，确实存在一些管理上的难题。

一、企业在文档管理上的痛点

这里面涉及到很多概念，如：文档管理（归档）、知识库、知识管理等等。

今天我们主要讲的是文档管理，主要解决文件管理的问题。

二、文件与组织架构关联管理

当我们将文件与组织架构关联起来之后，可以看到这个文件是哪个部门的，每个部门可以创建一个子文件夹，这些子文件夹对应着相应的人。

例如：我们将采购的文件与采购相关的人员、部门相关，当有新采购文件出来时（例如新产品需求），则可以直接创建子文档；当采购人员没有产生新需求时，就不能在子文档里新增了。

通过这样的操作，系统可以快速地对我们公司内部的文件进行梳理。

如果我们想查看某个部门/单位下了什么重要的文档，只需要点开查看就行了。

当然这个方式也有局限性，对于企业规模大、人数多时，会导致文件数量多且分散；同时由于部门众多所以每个人都在用同一个版本更新；还有一点就是即使用同一个版本更新不同的信息后都会出现新旧版本的问题等。

三、找文件难，寻找新的文件更难

如果你是一个管理者，经常会遇到这样的问题：

我们想找一个数据，发现很多文件都是一堆，但又不知道哪个重要、哪个不重要。

这个时候，就需要你去搜索相关的信息文件。

比如要找某个客户的销售数据和产品资料，需要找到客户的销售经理、产品经理等部门的相关人员的信息和相关的文档；还比如要找某一个人的销售数据和产品资料，也需要找到这个人以及对应的部门人员。

四、不同版本更新进度不一，数据不统一

一个项目，可能会涉及到多个版本，不同的信息系统，不同的版本，更新起来需要一个过程。

而很多大型企业对于这种问题还没有解决办法，只能不断增加人员进行处理。

我们也看到很多企业的 IT部门都在使用一套软件来统一管理多个系统中的文档。但这是非常不现实的一件事。

五、多人协作和版本控制

除了以上这些比较通用的功能，还有一些比较个性化的功能，比如团队协作、版本控制等等。

很多企业在文档管理上会采用 OA系统，但是 OA系统有一个问题是无法实现多人同时在线编辑，也就是无法实现文件的同步更新和实时更新，这就使得企业内的很多文件都处于一种很松散和混乱的状态。

在企业中，我们会有大量不同部门、不同版本的工作流文档，这里面存在很多需要协同处理的需求。在企业中进行文件处理、更新、审核等功能时，我们都会遇到一个很大的问题就是：

很多人同时进行多个项目时，由于不同部门之间缺乏有效沟通和协作，而导致无法共享数据；

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