近年来，私吞老东家商业机密案件屡有发生，离职时将机密数据带走已成为商业机密泄露的常见方式。 当前的网络环境也为不法分子提供了更多的便利，越来越多的终端设备接入网络系统，各种即时通讯软件得到应用，内部人故意拿走机密资料，使企业的机密保护难度成倍增加。 保护企业内部机密文件安全，必须完善技术管控措施，防范事前风险。
墨门云的很多客户都选择用墨门云终端安全管理系统加密保护机密文档，通过提前预防的策略确保机密文件的安全，实时掌握机密文档使用流转全过程。
1、部署文件加密系统，保护文档安全
文档加密是当前保护机密最有效的措施之一，即便出现机密文档被拿走，盗窃者也很难打开文档或乱码，墨门云文件加密可以对重要文档进行加密保护，让机密文档随时出于加密状态，并且可以限制对文档的操作权限（如阅读、复制、粘贴、打印、拷贝、截屏等操作），以防文件被有关人员恶意泄露。
2、设置“离职人员”分组，实施管控策略
据调查数据显示，国内商业秘密刑事案件中有60%与人才跳槽有关，在公司人员提出离职时，企业应及时收回各种权限，禁止对方继续访问机密文档。对离职人员进行分组管理，对该组人员实施管控策略，防止核心机密被泄密。
3、管理文档外发行为，防止外泄
文档传输渠道多种多样，如不规范终端的文档外发行为，很容易造成机密文档泄密；通过墨门云文件外发管理可以针对性的对文档外发进行有效管控，比如重要文档只能通过邮件的方式发送，禁止打印、复制、网盘传输、移动设备传输等操作，违规操作系统自动阻断并实时警告、记录和备份文档，以便管理员审计和分析，快速作出响应。
4、加密文件审计，及时发现风险行为
实时掌握文档流转动态，可以更好地保护文档安全，并且在发生泄密时快速追溯泄密过程。墨门云支持对文档的操作行为进行审计，详细记录文档外发途径及拦截记录，包括文档发送时间、发送终端名称、文档名、收件人等信息，自动形成终端态势感知图，并实时分析及时发现高风险泄密行为。同时支持邮件、通讯工具(WhatApp)、网盘等途径发送文件的附件及正文查看。
源代码、设计图纸、知识产权等各类机密数据是企业发展的核心竞争力，如一旦外泄，将会会给企业带来难以估量的损失，即使事后追责成功也不能很好弥补企业的损失，我们需要提前建立完善的防泄密措施，在事前防止泄密，避免机密外泄影响业务正常发展。
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